军队人事档案保管制度

PAGE军队人事档案保管制度一、总则（一）目的为了加强军队人事档案管理，确保人事档案的安全、完整与有效利用，为军队建设提供有力的人才信息支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于军队各级单位的人事档案保管工作，涵盖现役军人、文职人员等各类人员的人事档案。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实、准确地反映人员的实际情况，严禁弄虚作假。2.完整性原则：确保人事档案材料齐全、完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护人事档案信息安全，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保管理有序。二、档案收集与整理（一）收集范围1.履历材料：包括个人基本信息、学历学位、工作经历等材料。2.自传材料：个人撰写的反映自身经历、思想变化等的材料。3.鉴定、考核、考察材料：如年度考核、任职鉴定、专项考察等材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：学历证书、培训结业证明、专业技术资格证书等。5.政审材料：入伍政审、入党政审等相关材料。6.党团材料：入党志愿书、入团申请书等。7.奖励材料：各类奖励表彰的决定、证书等。8.处分材料：违纪违规处分决定等。9.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、职务任免通知、出国（境）审批材料等。10.其他可供组织参考的材料：如体检报告、荣誉证书等。（二）收集要求1.各部门应及时将涉及人员的相关材料收集齐全，定期移交至人事档案管理部门。2.收集的材料应完整、清晰，符合档案管理要求，严禁涂改、伪造材料。（三）整理规范1.分类：按照档案内容的性质和特点，分为履历类、自传类、鉴定考核类等十大类进行分类整理（具体分类可参考国家档案管理相关标准）。2.排序：各类材料按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编目：对每份材料进行编号、登记，编制目录，便于查找和管理。三、档案保管场所与设施（一）保管场所选择1.应选择安全、防火、防潮、防虫、防盗且便于管理利用的场所作为人事档案保管库。2.保管库应远离易燃、易爆、污染源等区域，具备良好的通风、采光条件。（二）保管设施配备1.档案柜：选用坚固耐用、符合档案保管要求的档案柜，确保档案存放安全。2.温湿度控制设备：配备温湿度计、空调、除湿机等设备，将保管库内温度控制在适宜范围（一般为14℃24℃，相对湿度为45%60%）。3.防火设备：安装火灾自动报警系统、灭火器材等，定期检查维护。4.防虫防鼠设备：放置防虫药品、防鼠板等，防止虫鼠对档案的破坏。5.防盗设备：安装门禁系统、监控摄像头等，确保档案保管场所安全。四、档案保管人员职责（一）档案管理人员基本要求1.具备良好的政治素质和职业道德，责任心强，严守档案机密。2.熟悉档案管理业务，经过专业培训，取得相应的档案管理资格证书。（二）具体职责1.档案接收与登记：负责接收各部门移交的人事档案，认真核对档案材料，办理交接手续，并进行详细登记。2.档案整理与归档：按照整理规范对档案进行分类、排序、编目等整理工作，及时将整理好的档案归档入库。3.档案保管与维护：定期检查档案保管情况，确保档案安全，对受损档案及时进行修复或采取补救措施。4.档案查阅与借阅管理：严格按照规定办理档案查阅、借阅手续，登记查阅借阅情况，确保档案使用规范。5.档案信息化管理：负责将档案信息录入系统，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化管理与利用。6.档案统计与分析：定期对档案数量、类别、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。7.档案安全保密：严格遵守档案安全保密制度，防止档案信息泄露，对违反规定的行为及时制止并报告。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限与范围1.军队内部查阅：军队各级组织、人事部门因工作需要，可查阅相关人员的人事档案。查阅范围应根据工作实际需求确定，查阅时应填写查阅申请表，经批准后方可查阅。2.特殊情况查阅：涉及国家安全、重大案件等特殊情况，需查阅人事档案时应按照相关规定履行严格的审批手续。（二）查阅程序1.申请：查阅人填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在单位负责人签字同意后提交档案管理部门。2.审批：档案管理部门对查阅申请进行审核，报主管领导批准。3.查阅：查阅人在档案管理部门指定的场所查阅档案，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.登记：档案管理部门对查阅情况进行详细登记，包括查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容等。（三）借阅权限与范围1.借阅对象：因特殊工作需要，经批准后可借阅人事档案，但仅限于军队内部人员。2.借阅范围：严格控制借阅范围，确需借阅的，应明确借阅期限和归还时间。（四）借阅程序1.申请：借阅人填写《人事档案借阅申请表》，说明借阅理由、借阅期限等，经所在单位负责人和档案管理部门负责人签字同意后提交主管领导审批。2.审批：主管领导对借阅申请进行审批，批准后方可借阅。3.借阅：借阅人凭审批后的申请表到档案管理部门办理借阅手续，领取档案，并在规定时间内归还。4.归还：借阅人归还档案时，档案管理部门应认真核对档案材料是否齐全、完整，有无损坏等情况，确认无误后办理归还手续。（五）查阅与借阅纪律1.查阅、借阅人员必须严格遵守档案管理规定，爱护档案，不得擅自扩大查阅、借阅范围。2.查阅、借阅过程中严禁在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。3.未经批准，任何人不得擅自复制、拍摄、传播档案内容。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的军队人事档案信息化管理系统，实现档案信息的快速检索、高效利用和安全存储，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息录入与维护1.按照档案整理规范，将纸质档案内容准确录入信息化管理系统，建立电子档案数据库。2.定期对电子档案进行维护，及时更新档案信息，确保电子档案与纸质档案内容一致。（三）系统安全管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期进行系统数据备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。3.安装防病毒软件和防火墙，定期进行病毒查杀和系统漏洞扫描，确保系统安全稳定运行。（四）信息化利用1.利用信息化管理系统提供的检索功能，方便快捷地查找档案信息。2.实现档案信息的在线查阅和借阅审批，提高档案利用效率。七、档案保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守保密纪律，对档案内容严格保密，不得泄露给无关人员。2.查阅、借阅档案时，查阅、借阅人员不得私自传播档案内容。3.对涉及军事秘密、个人隐私等敏感信息档案，应采取特殊保密措施。（二）安全防范措施1.加强档案保管场所的安全保卫工作，严格人员出入登记制度。2.定期对档案保管设施进行检查维护，确保设施设备正常运行。3.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。(三)保密与安全监督检查1.建立保密与安全监督检查机制，定期对档案保管、查阅、借阅等环节进行检查。2.对违反保密与安全规定的行为，依法依规追究相关人员责任。八、档案统计与分析（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类人员档案数量、新增档案数量、销毁档案数量等。2.档案类别统计：按照档案分类标准，统计各类档案的数量和比例。3.档案利用情况统计：如查阅次数、借阅次数、利用目的等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理情况进行记录。2.利用信息化管理系统进行数据统计分析，提高统计工作效率和准确性。（三）分析报告1.定期撰写档案统计分析报告，总结档案管理工作中的经验和问题。2.根据统计分析结果，提出改进档案管理工作的建议和措施，为军队人才建设提供决策依据。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据国家和军队有关规定，结合档案管理实际，制定档案鉴定标准。2.对超过保管期限、失去保存价值或涉及不宜保存内容的档案进行鉴定。（二）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员等组成。2.鉴定小组按照鉴定标准对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对拟销毁档案进行登记造册，注明档案名称、数量、保管期限、鉴定意见等信息。（三）销毁审批1.档案鉴定小组将鉴定意见和销毁清单报主管领导审批。2.主管领导批准后，方可实施档案销毁工作。（四）销毁方式1.采用符合保密和环保要求的方式进行档案销毁，如粉碎、焚烧等，