嘉兴人才档案管理制度

PAGE嘉兴人才档案管理制度一、总则（一）目的为加强嘉兴市人才档案管理，规范人才档案收集、整理、保管、利用等工作流程，维护人才档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥人才档案在人才培养、选拔、任用等方面的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于嘉兴市行政区域内各类企事业单位、社会组织以及纳入人事档案管理的各类人才的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：人才档案应如实反映人才的基本情况、工作经历、业绩成果等信息，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集人才在各个阶段形成的具有保存价值的材料，保证档案材料齐全完整。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对人才档案内容予以保密，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理工作，确保档案管理工作的科学化、制度化、规范化。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门嘉兴市设立专门的人才档案管理部门，负责全市人才档案的集中统一管理。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理：负责接收、收集各类人才档案材料，按照规定进行分类、整理、装订，确保档案材料的整齐规范。2.档案保管与维护：妥善保管人才档案，做好档案库房的安全管理工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全完整。对破损、褪色的档案材料及时进行修复或复制。3.档案利用服务：为人才提供档案查阅、借阅等服务，按照规定办理相关手续，做好档案利用登记工作。及时为用人单位和有关部门提供档案信息咨询服务。4.档案信息化管理：负责人才档案信息化系统的建设、维护和管理，将档案信息录入系统，实现档案信息的数字化存储和查询利用。5.档案统计与分析：定期对人才档案进行统计分析，掌握人才队伍的基本情况和发展动态，为人才工作决策提供数据支持。6.档案安全保密：严格遵守档案安全保密制度，加强对档案管理人员的安全教育，防止档案信息泄露、丢失、篡改等事件的发生。三、档案内容及分类（一）档案内容人才档案主要包括以下内容：1.履历材料：个人基本情况登记表、履历表、自传等。2.自传材料：个人撰写的反映自身经历、思想变化过程等情况的材料。3.鉴定、考核、考察材料：年度考核登记表、任职期满考核材料、干部考察材料等。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书、聘任文件等。5.政审材料：政治历史情况审查表、入党入团志愿书、政审证明等。6.党团材料：入党申请书、思想汇报、转正申请书、团支部活动记录等。7.奖励材料：各级各类奖励证书、表彰决定等。8.处分材料：违纪违法处分决定、解除处分证明等。9.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、任免文件、出国（境）审批表等。10.其他可供组织参考的材料：个人总结、科研成果、著作论文、工作业绩证明等。（二）档案分类人才档案按照以下类别进行分类：1.党政机关人才档案：主要包括公务员、参照公务员法管理单位工作人员的档案。2.企事业单位管理人才档案：包括国有企业、事业单位管理人员以及民营企业高级管理人员的档案。3.专业技术人才档案：涵盖各类专业技术人员的档案。4.技能人才档案：主要是高技能人才的档案。四、档案收集与整理（一）档案收集1.新入职人才档案收集：用人单位应在人才入职一个月内，将其档案材料收集齐全后移交至档案管理部门。档案材料应包括履历材料、学历学位证书、身份证复印件、劳动合同等。2.日常档案材料收集：档案管理人员应定期与用人单位沟通，及时收集人才在工作期间形成的各类档案材料，如考核材料、奖励材料、处分材料等。3.特殊情况档案材料收集：对于人才因调动、辞职、退休等原因离开原单位的，原单位应在办理相关手续后，将其档案材料及时移交至档案管理部门或新的工作单位。（二）档案整理1.材料审核：档案管理人员对收集到的档案材料进行审核，确保材料真实、完整、有效。对不符合要求的材料，应及时与相关单位或个人联系，要求补充或更正。2.分类排序：按照档案内容分类标准，对审核后的档案材料进行分类排序，同一类材料按照时间顺序排列。3.编目装订：对分类排序后的档案材料进行编目，编制档案目录，注明每份材料的名称、日期、页码等信息。然后将档案材料装订成册，做到整齐、牢固。4.装盒上架：将装订好的档案装入档案盒，在档案盒上注明人才姓名、档案编号、档案类别等信息。然后按照档案编号顺序上架存放，便于查找和管理。五、档案保管与保护（一）档案保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。库房内配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。（二）档案保管要求1.档案存放：档案应按照类别、编号顺序存放，不同类别的档案之间应保持一定的间距，便于查找和管理。2.档案标识：在档案架、档案柜上标明档案类别、编号范围等信息，便于快速定位档案。3.档案盘点：定期对档案进行盘点，核对档案数量、编号、存放位置等信息，确保档案账实相符。4.档案安全检查：加强对档案库房的安全检查，每天下班前检查库房门窗是否关闭、电器设备是否断电等。定期对档案保管设备进行维护保养，确保设备正常运行。（三）档案保护措施1.温湿度控制：档案库房应保持适宜的温湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。可通过安装空调、除湿机等设备来调节温湿度。2.防虫防霉：在档案库房内放置防虫药品、防霉剂等，定期对档案进行检查，发现虫害、霉变现象及时处理。3.防火防盗：档案库房应安装防火、防盗报警装置，配备必要的消防器材。档案管理人员应熟悉消防器材的使用方法，定期进行消防演练。4.防光防尘：档案库房应采用防光窗帘、灯罩等措施，避免阳光直射档案。同时，定期对档案库房进行清洁，防止灰尘积累。六、档案利用与服务（一）档案查阅1.查阅范围：人才本人、用人单位、组织人事部门等因工作需要，可查阅人才档案。查阅内容应严格限定在档案规定的范围内。2.查阅手续：查阅档案时，查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在单位或组织人事部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅档案。3.查阅方式：档案管理人员应在查阅现场监督查阅人查阅档案，查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。查阅结束后，档案管理人员应及时将档案归还原位。（二）档案借阅1.借阅范围：因特殊原因需要借阅档案的，须经档案管理部门负责人批准。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.借阅手续：借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在单位或组织人事部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员应向借阅人发放《档案借阅登记簿》，详细记录借阅档案的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅要求：借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。借阅期满后，借阅人应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（三）出具证明材料1.证明范围：档案管理部门可根据人才档案内容，为人才出具学历学位、工作经历、政治面貌等方面的证明材料。2.出具手续：人才本人或用人单位需要出具证明材料的，应填写《档案证明申请表》，注明证明内容及用途等信息，经所在单位或组织人事部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理出具证明手续。档案管理人员应根据档案内容如实出具证明材料，并加盖档案管理部门公章。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立全市统一的人才档案信息化管理系统，实现人才档案信息的数字化存储、查询、统计、分析等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化系统功能1.档案录入：将人才档案纸质材料中的信息录入信息化系统，建立电子档案数据库。2.档案查询：通过信息化系统，可快速查询人才档案的基本信息、档案材料等内容。3.统计分析：对人才档案信息进行统计分析，生成各类人才队伍建设数据报表，为人才工作决策提供数据支持。4.安全管理：设置不同的用户权限，对档案信息进行分级管理，确保档案信息安全。（三）信息化管理要求1.数据录入规范：档案管理人员应按照统一的标准和规范进行档案信息录入，确保录入数据的准确性和完整性。2.数据备份与恢复：定期对信息化系统中的档案数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。建立数据恢复应急预案，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。3.系统安全维护：加强对信息化系统的安全维护，安装防火墙、杀毒软件等安全防护设备，定期对系统进行漏洞扫描和病毒查杀，防止网络攻击和数据泄露。八、档案统计与分析（一）统计内容1.人才基本情况统计：包括人才数量、年龄结构、性别比例、学历层次、专业分布等。2.人才流动情况统计：统计人才的调入、调出、辞职、退休等情况。3.人才培训情况统计：记录人才参加各类培训的次数、时间、内容等信息。4.人才考核情况统计：对人才的年度考核、任职期满考核等结果进行统计分析。5.人才奖励与处分情况统计：统计人才获得的各类奖励和受到的处分情况。（二）统计方法档案管理人员应定期对人才档案信息进行整理、汇总，运用统计学方法进行数据分析，形成统计报表和分析报告。统计报表应包括表格形式的数据汇总和简要说明，分析报告应针对统计数据反映的问题进行深入分析，并提出相应的建议和措施。（三）统计结果应用档案统计与分析结果应作为人才工作决策的重要依据，为制定人才发展规划、人才政策调整、人才培养选拔等工作提供参考。同时，通过对统计数据的分析，发现人才队伍建设中存在的问题和不足，及时采取措施加以改进。九、档案监督与检查（一）监督检查主体市组织人事部门负责对全市人才档案管理工作进行监督检查，档案管理部门应定期开展内部自查自纠工作。（二）监督检查内容1.档案管理制度执行情况：检查档案管理部门和档案管理人员是否严格执行本制度及相关规定。2.档案材料收集与整理情况：查看档案材料是否齐全完整、分类整理是否规范。3.档案保管与保护情况：检查档案库房安全管理、档案保管设备运行等情况。4.档案利用与服务情况：核实档案查阅、借阅、出具证明等手续是否齐全，服务是否规范。5.档案信息化管理情况：检查信息化系统建设、数据录入、安全维护等工作是否符合要求。（三）监督检查方式1.定期检查：市组织人事部门每年定期对人才档案管理工作进行全面检查，档案管理部门每季度开展一次内部自查。2.不定期抽查：根据工作需要，市组织人事部门可对部分单位的人才档案管理工作进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案管理工作中的突出问题或重点环节，开展专项检