退役军人档案收集制度

PAGE退役军人档案收集制度一、总则（一）目的为了规范退役军人档案收集工作，确保退役军人档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在退役军人管理服务、权益保障等方面的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织负责的退役军人档案收集、整理、保管及利用等相关工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关退役军人档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：收集的档案材料应真实反映退役军人的服役经历、个人情况等，保证档案信息的准确性。3.及时完整原则：按照规定的时间节点和要求，及时、全面地收集退役军人档案材料，避免遗漏。4.安全保密原则：加强档案安全管理，确保档案信息不泄露、不丢失，维护退役军人的隐私和权益。二、档案收集职责分工（一）公司/组织档案管理部门职责1.负责制定退役军人档案收集工作方案和流程，明确各环节的工作要求和标准。2.组织、指导和监督档案收集工作，协调解决工作中出现的问题。3.负责接收、整理和保管退役军人档案，建立档案管理台账，确保档案信息的可查可用。4.定期对档案收集工作进行总结和评估，不断完善档案收集制度和工作方法。（二）相关业务部门职责1.按照档案收集工作要求，负责本部门涉及的退役军人档案材料的收集、整理和移交工作。确保所提供的档案材料真实、准确、完整，并及时提交给档案管理部门。2.协助档案管理部门开展档案收集工作，提供必要的支持和配合，如提供相关证明材料、协助核实档案信息等。（三）退役军人个人职责1.积极配合档案收集工作，按照要求如实提供个人档案材料，包括但不限于入伍登记表、退伍证、立功受奖材料、学历证明、身份证明等。2.对所提供档案材料的真实性、完整性负责，如有虚假或隐瞒情况，承担相应的法律责任。三、档案收集范围（一）入伍相关材料1.应征公民入伍登记表、政审表。2.入伍批准书。3.应征公民体格检查表。（二）服役期间材料1.军人登记表、军衔晋升报告表。2.奖惩登记（报告）表、立功受奖证书及相关审批材料。3.党员（团员）登记表、党（团）组织关系介绍信。4.士兵（军官）职业技能鉴定证书、培训结业证书等。5.年度考核登记表、士官选取报告表、士官退出现役登记表等。6.伤病残军人档案材料，包括残疾等级评定审批表、伤病残军人退役交接表等。（三）退伍相关材料1.《退伍证》。2.退伍军人登记表。3.退伍行政介绍信。（四）其他材料1.学历证书、学位证书、职业资格证书等个人资质证明材料。2.婚姻状况证明材料。3.其他与退役军人个人相关的重要材料，如荣誉证书、表彰决定、事迹材料等。四、档案收集流程（一）准备阶段1.档案管理部门根据退役军人档案收集工作要求，制定详细的档案收集清单，并向相关业务部门和退役军人进行公布。2.准备档案收集所需的文件、表格、工具等，如档案袋、装订材料、信息采集表等。3.组织相关工作人员参加档案收集业务培训，明确工作流程、标准和要求，确保工作人员熟悉档案收集工作。（二）材料收集1.对于新接收的退役军人，档案管理部门在其办理报到手续时，同步开展档案收集工作。向退役军人发放档案收集清单，告知其应提供的档案材料内容和要求。2.退役军人按照清单要求，准备好个人档案材料，并在规定时间内提交给所在单位相关业务部门。业务部门对材料进行初步审核，确保材料齐全、真实、准确后，填写档案材料移交清单，将材料移交至档案管理部门。3.对于已在公司/组织工作的退役军人，档案管理部门定期发布档案材料补充通知，要求退役军人根据自身情况，补充完善相关档案材料。退役军人将补充材料提交给所在单位相关业务部门，业务部门审核后移交档案管理部门。（三）整理归档1.档案管理部门收到移交的档案材料后，按照档案整理规范进行分类、排序、编目、装订等整理工作。2.对每份档案材料进行编号登记，建立电子和纸质档案目录，确保档案信息的准确录入和可查。3.将整理好的档案材料装入专用档案盒，按照档案类别和保管期限进行存放，便于管理和查阅。（四）审核验收1.档案管理部门整理完成档案后，组织内部审核，对档案的完整性、准确性、规范性进行全面检查。审核人员对照档案收集清单，逐一核对档案材料，发现问题及时通知相关人员进行整改。2.邀请上级主管部门或专业档案管理机构对档案进行验收，确保档案管理工作符合法律法规和行业标准要求。验收合格后，出具验收报告。五、档案收集时间要求（一）新接收退役军人应在办理报到手续后的[X]个工作日内完成档案收集工作，并移交至档案管理部门。（二）档案材料补充对于已在公司/组织工作的退役军人，应在档案材料补充通知发布后的[X]个工作日内，将补充材料提交至所在单位相关业务部门。业务部门审核后，应在[X]个工作日内移交至档案管理部门。六、档案收集质量控制（一）建立质量审核机制1.档案管理部门在档案收集过程中，对接收的档案材料进行初审，重点审核材料的真实性、完整性和规范性。2.定期组织档案质量抽检，对已整理归档的档案进行随机抽查，发现问题及时整改。（二）加强培训与指导1.定期组织档案收集工作人员参加业务培训，提高其业务水平和责任意识。2.在档案收集工作过程中，对工作人员进行现场指导，及时解决工作中遇到的问题。（三）强化责任追究1.对于在档案收集工作中存在弄虚作假、敷衍塞责等行为的工作人员，按照公司/组织相关规定进行严肃处理。2.因档案收集工作失误导致退役军人档案信息错误或不完整的，追究相关人员的责任，并及时采取措施进行纠正。七、档案安全与保密（一）安全管理1.档案管理部门应配备必要的档案保管设施设备，如档案库房、防火防盗设备、温湿度控制设备等，确保档案存放环境安全。2.建立档案安全检查制度，定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力。（二）保密管理1.严格遵守国家保密法律法规，对退役军人档案信息进行严格保密。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.限制档案查阅权限，严格按照规定的程序和范围查阅档案，防止档案信息泄露。4.对涉及退役军人隐私的档案材料，采取加密存储、专人管理等措施，确保信息安全。八、档案利用与服务（一）利用原则1.依法依规利用原则，严格按照国家有关规定和公司/组织内部制度开展档案利用工作。2.服务退役军人原则，充分发挥档案在退役军人权益保障、就业创业、教育培训等方面的作用。3.规范有序原则，建立健全档案利用流程，确保档案利用工作规范、有序进行。（二）利用范围1.为退役军人本人提供档案查阅服务，用于核实个人信息、办理相关手续等。2.为公司/组织内部相关部门提供档案信息支持，用于退役军人管理服务、评先评优、岗位安排等工作。3.根据法律法规和政策要求，为政府有关部门、司法机关等提供档案查询服务。（三）利用流程1.退役军人本人或公司/组织内部相关部门提出档案利用申请，填写档案利用申请表，注明利用目的、利用范围等内容。2.档案管理部门对申请进行审核，符合利用条件的，按照规定的程序办理档案查阅手续。3.查阅档案时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案材料。如需复制档案材料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的格式和要求进行复制。（四）服务保障1.档案管