煤矿档案资料管理制度

PAGE煤矿档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强煤矿档案资料管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案资料在煤矿生产、建设、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本煤矿及所属各部门、各单位在生产、经营、管理等活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。煤矿档案资料实行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实准确原则。档案资料应如实反映煤矿各项活动的实际情况，保证其真实性和准确性。3.安全保密原则。加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则。优化档案资料管理流程，提高档案资料的利用效率，方便各部门和人员查阅使用。二、档案资料管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本煤矿档案资料管理制度并组织实施。2.负责集中统一管理本煤矿各类档案资料，对档案资料进行收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.指导和监督各部门、各单位的档案资料管理工作，开展档案业务培训和交流活动。4.开发利用档案信息资源，为煤矿生产、建设、管理等提供档案资料服务。5.负责档案库房的建设、维护和管理，确保档案资料的安全保管。（二）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位在各项活动中形成的档案资料的收集、整理和初步归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确一名档案资料管理人员，负责本部门、本单位档案资料的日常管理和保管工作，确保档案资料的完整和安全。3.配合档案管理部门做好档案资料的鉴定、销毁、利用等工作，积极提供档案利用线索。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的专业知识和技能，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案资料的收集、整理、分类、编目、装订、上架等具体工作，确保档案资料整理规范、编目准确。3.做好档案资料的保管工作，定期检查档案资料的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。4.负责档案资料的借阅登记、归还检查等工作，严格按照规定办理档案借阅手续，防止档案资料丢失和泄密。5.根据档案管理工作需要，积极开展档案信息化建设，提高档案管理工作效率和水平。三、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与煤矿生产、建设、管理等有关的文件、指示、通知、通报等。2.煤矿在生产、技术、安全、经营、管理等方面形成的各类文件、报告、报表、图纸、图表、合同、协议、会议记录、纪要等。3.煤矿基本建设项目从项目立项、可行性研究、设计、施工到竣工验收等全过程形成的文件资料。4.煤矿设备采购、安装、调试、运行、维护、检修等方面的文件资料。5.煤矿科研项目从立项、研究、试验到成果鉴定、推广应用等过程中形成的文件资料。6.煤矿职工人事档案、工资档案、教育培训档案等。7.煤矿财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。8.煤矿企业文化建设、精神文明建设等方面形成的文件资料。9.其他与煤矿有关的具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料收集及时、完整。2.对收集到的档案资料，应进行认真核对，确保其真实、准确、完整。3.对于重要的档案资料，应及时进行备份，防止因意外情况导致档案资料丢失。（三）整理方法1.分类。按照档案资料的来源、内容、形式等进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、生产技术类、经营管理类、基本建设类、科研项目类、设备仪器类以及会计档案类等。2.编号。对每一类档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目。编制档案资料目录，包括档案资料的编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于查阅和检索。4.装订。对纸质档案资料进行装订，确保其整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案资料的归档与保管（一）归档时间1.各部门、各单位应于每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案资料整理归档后移交档案管理部门。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案资料，应在活动结束或项目完成后[规定时间]内及时归档。（二）归档程序1.各部门、各单位档案资料管理人员对整理好的档案资料进行自查，确保档案资料符合归档要求。2.填写档案资料移交清单，一式两份，双方签字确认。3.将档案资料移交档案管理部门，档案管理部门对移交的档案资料进行核对、验收，符合要求的予以接收，并在移交清单上签字盖章。（三）保管期限档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案资料主要包括：煤矿重大决策、重要会议记录、重要合同协议、基本建设项目档案、科研成果档案、职工人事档案等。2.长期保管的档案资料保管期限为[规定年限]，主要包括：煤矿生产技术管理、经营管理、行政管理等方面的重要文件资料。3.短期保管的档案资料保管期限为[规定年限]，主要包括：一般性的文件资料、临时性的报表等。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案资料应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对电子档案资料应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行数据维护和更新。五、档案资料的利用与借阅（一）利用范围1.为煤矿生产、建设、管理等各项工作提供档案资料参考依据。2.为上级机关、有关部门和单位查阅档案资料提供服务。3.为煤矿职工查阅与本人工作、学习、生活等有关的档案资料提供便利。（二）利用方式1.查阅。档案利用者可到档案管理部门查阅档案资料，档案管理人员应根据利用者的需求提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。2.借阅。因工作需要借阅档案资料的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案资料的名称、数量、用途、借阅期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。3.复制。档案利用者如需复制档案资料，应填写档案复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制，并做好复制登记工作。（三）借阅期限档案资料的借阅期限一般不得超过[规定天数]，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。（四）借阅要求1.借阅者应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案资料。2.借阅者应在规定的借阅期限内归还档案资料，如需延期归还，应提前办理续借手续。3.档案管理人员应对归还的档案资料进行认真检查，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅者的责任。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案资料鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员等组成，负责对档案资料的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案资料的保管期限和现实利用价值，对档案资料进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案资料，可予以销毁。3.对虽未超过保管期限，但已失去利用价值的档案资料，经鉴定小组审核同意后，也可予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案资料进行清理，提出销毁意见，并填写档案资料销毁申请表。2.档案资料鉴定小组对销毁申请表进行审核，签署审核意见。3.经审核同意销毁的档案资料，由档案管理部门组织实施销毁，并做好销毁记录。（四）销毁方式档案资料的销毁方式一般采用焚烧、粉碎等方式，确保档案资料无法恢复。（五）销毁记录销毁记录应包括档案资料的名称、数量、销毁时间、销毁方式、销毁人员等内容，销毁记录应长期保存。七、档案资料的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的煤矿档案资料信息化管理系统，实现档案资料的数字化存储、网络化传输、自动化检索和智能化管理，提高档案资料管理工作效率和水平。（二）信息化管理内容1.将纸质档案资料进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.对电子档案资料进行分类、编号、编目、存储等管理，确保电子档案资料的完整、准确和安全。3.开发档案资料信息化管理系统，实现档案资料的在线查阅、借阅、复制、统计分析等功能。4.建立档案资料信息化安全保障体系，防止电子档案资料的泄露、篡改和丢失。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练