工会档案资料管理制度

PAGE工会档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强工会档案资料管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案资料在工会工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本工会组织及其所属各部门、各基层工会在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则工会档案资料实行集中统一管理，由工会综合办公室负责档案资料的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案资料管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案资料应如实反映工会工作的历史面貌和实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集工会工作中形成的各类档案资料，保证档案资料的种类齐全、内容完整，不遗漏重要文件和信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、工会工作秘密和个人隐私的档案资料，采取有效的保密措施，防止档案信息泄露。二、档案资料的分类与编号（一）分类工会档案资料分为以下几大类：1.党群工作类包括工会组织建设、会员管理、党组织建设、党员教育管理等方面的文件材料。2.行政工作类涵盖工会工作计划、总结、报告、会议记录、规章制度、工作简报、统计报表等行政事务性文件。3.宣传教育类涉及工会宣传工作、职工思想政治教育、文化活动、宣传资料等方面的档案。4.劳动保护类包含劳动安全卫生、劳动保护监督检查、职工伤亡事故处理等相关文件。5.民主管理类如职工代表大会、厂务公开、民主评议领导干部等方面的档案资料。6.财务工作类包括工会财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等财务文件。7.职工权益维护类涉及职工权益保障、劳动争议调解、困难职工帮扶等方面的档案。8.其他类不属于上述分类的其他特殊档案资料。（二）编号对每一类档案资料进行编号，编号采用“大类代码小类代码流水号”的形式。例如：党群工作类编号为DQ01001，其中“DQ”代表党群工作类，“01”代表党组织建设小类，“001”为该小类下的流水号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于档案资料的识别、查找和管理。三、档案资料的收集与整理（一）收集1.各部门、各基层工会应明确专人负责档案资料的收集工作，按照档案资料的形成规律和特点，及时将工作中产生的各类文件材料收集齐全。2.收集范围包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等各种载体形式的资料。3.对于重要会议、重大活动形成的档案资料，应在活动结束后及时收集整理，确保资料的完整性。4.各部门、各基层工会应定期将收集到的档案资料移交至工会综合办公室，移交时应填写档案资料移交清单，双方签字确认。（二）整理1.工会综合办公室收到档案资料后，应按照分类标准进行整理。2.对纸质文件进行分类、排序、编目、装订等工作，确保文件排列有序、目录清晰、装订牢固。3.对电子文件进行分类存储，建立电子文件目录，注明文件名称、日期、来源等信息，并定期进行备份，防止数据丢失。4.对照片、录音、录像等资料，应进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、事件等内容，并配以文字说明。5.在整理过程中，应剔除重复、无效的文件资料，对重要文件资料进行标注和说明，以便于查阅和利用。四、档案资料的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.按照档案资料的分类和编号顺序，将档案资料装入档案盒或档案袋，并在档案盒或档案袋上标明档案类别、编号、名称等信息。2.对重要档案资料应进行专柜保管，实行专人专管，严格限制查阅范围。3.定期对档案资料进行清查核对，确保档案资料的数量准确、内容完整，发现问题及时处理。（三）档案数字化1.逐步推进档案数字化工作，将重要档案资料进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案资料的信息化管理。2.数字化档案应与纸质档案同步更新，确保电子档案与纸质档案内容一致。3.加强对电子档案数据库的管理，设置安全访问权限，防止电子档案信息泄露和损坏。五、档案资料的利用（一）利用原则1.遵循保密、安全、方便利用的原则，在确保档案资料安全的前提下，为工会工作和职工提供高效、便捷的档案利用服务。2.严格遵守档案查阅审批制度，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅档案资料。（二）利用范围1.工会内部各部门因工作需要查阅档案资料的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到工会综合办公室查阅。2.职工因个人权益维护、了解工会工作等原因需要查阅档案资料的，应提交本人有效身份证件，填写档案查阅申请表，经工会综合办公室审核同意后，方可查阅。3.外单位因工作需要查阅本工会档案资料的，应出具单位介绍信，填写档案查阅申请表，经工会领导批准后，方可查阅。（三）利用方式1.查阅档案资料时，应在档案查阅室进行，不得将档案资料带出查阅室。如需复印或摘录档案资料，应经工会综合办公室同意，并按照规定办理相关手续。2.对涉及机密、敏感信息的档案资料，应严格控制查阅范围和使用方式，确保档案信息安全。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损，如有损坏应及时报告并承担相应责任。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对档案资料进行鉴定，确定档案资料的保存价值和保管期限。2.成立档案鉴定小组，由工会综合办公室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责对档案资料进行鉴定。3.鉴定小组应根据档案资料的形成时间、内容、重要程度等因素，综合评估档案资料的保存价值，提出鉴定意见。（二）销毁1.对已失去保存价值的档案资料，经鉴定小组审核、工会领导批准后，进行销毁处理。2.销毁档案资料时，应填写档案销毁清单，注明档案资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息，由档案管理人员和监销人员共同签字确认。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中应做好记录，包括销毁时间、地点、方式等，并存档备查。七、档案资料管理人员职责（一）档案综合管理人员职责1.负责制定和完善工会档案资料管理制度，组织实施档案管理工作。2.负责档案资料的收集、整理、保管、利用等日常工作，确保档案资料的完整、准确、系统和安全。3.负责档案资料的分类、编号、编目等工作，建立档案资料目录数据库，方便档案资料的查询和利用。4.负责档案库房的管理，定期检查档案保管情况，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案资料安全。5.负责档案数字化工作的组织和实施，建立电子档案数据库，实现档案资料的信息化管理。6.负责接待档案查阅人员，办理档案查阅、借阅手续，提供档案利用服务。7.负责对档案资料的鉴定和销毁工作进行审核，按照规定程序进行档案销毁处理。8.负责组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）部门档案兼职管理人员职责1.负责本部门档案资料的收集、整理工作，并定期移交至工会综合办公室。2.协助工会综合办公室做好档案资料的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息支持。3.负责本部门档案资料的安全保管，防止档案资料丢失、损坏。4.配合工会综合办公室做好档案资料的鉴定和销毁工作，提供相关档案资料的鉴定意见。八、监督与考核（一）监督检查1.工会综合办公室定期对各部门、各基层工会的档案资料管理工作进行监督检查，确保档案资料管理制度的有效执行。2.监督检查内容包括档案资料的收集、整理、保管、利用等情况，发现问题及时督促整改。（二