档案室外管理制度

PAGE档案室外管理制度一、总则（一）目的为加强档案室外管理，确保档案的安全、完整与有效利用，特制定本制度。本制度适用于公司/组织内所有涉及档案室外相关工作的部门和人员。（二）适用范围本制度涵盖公司/组织内各类档案室外的管理工作，包括档案的存放环境、出入管理、安全防护、设备设施维护等方面。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案的安全保护放在首位，采取有效措施防止档案受到损坏、丢失、泄露等风险。2.规范管理原则：严格按照相关法律法规和行业标准，建立健全档案室外管理制度，确保各项工作有章可循、规范有序。3.高效利用原则：在保障档案安全的前提下，优化管理流程，提高档案的利用效率，满足公司/组织各部门对档案信息的需求。二、档案室外环境管理（一）选址与布局1.选址要求档案室外应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，避免靠近水源、火源、污染源等可能对档案造成损害的区域。应远离易燃、易爆物品仓库，以及有强烈震动、噪声、腐蚀性气体的场所。2.布局规划档案室外应根据档案的类别、数量等因素进行合理布局，设置档案库房、整理加工区、查阅接待区、办公区等功能区域。各功能区域应相对独立，便于管理和操作，同时要保证通道畅通，满足消防、安全等要求。（二）温湿度控制1.温度要求档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，昼夜温度变化幅度不应超过±2℃。在夏季高温期间，应采取有效的降温措施，如安装空调设备等，确保库房温度符合要求。2.湿度要求档案库房的相对湿度应控制在45%60%之间，湿度变化幅度不应超过±5%。应配备除湿机、加湿机等设备，根据实际湿度情况进行调节，防止档案因受潮或干燥而损坏。（三）清洁与卫生1.日常清洁档案室外应保持清洁卫生，定期进行清扫，清除灰尘、杂物等。档案库房地面应每天擦拭，货架、档案柜等应定期清洁，保持表面整洁。2.防虫防鼠应采取有效的防虫防鼠措施，如安装防虫网、放置鼠夹、投放灭鼠药等，防止害虫、老鼠对档案造成破坏。定期对档案进行检查，发现虫害、鼠害迹象应及时处理，并做好记录。（四）安全防护设施1.消防设施档案室外应配备足够数量的消防设施，如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统等，并定期进行检查、维护和保养，确保其性能良好。应设置明显的消防安全标志，疏散通道应保持畅通无阻。2.防盗设施档案室外应安装防盗门窗、监控设备等防盗设施，监控设备应覆盖档案室外的各个区域，确保24小时不间断监控。应建立门禁制度，限制无关人员进入档案室外区域，对进入人员进行登记和身份验证。3.其他安全设施根据档案的重要性和特殊性，可配备其他安全设施，如防潮柜、防火保险柜等，对重要档案进行单独存放和保护。应定期对安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。三、档案出入管理（一）档案入库1.档案整理档案在入库前应进行整理，按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类、编号、编目，确保档案的整齐有序。对破损、褪色的档案应进行修复或复制，保证档案的完整性。2.入库登记档案整理完毕后，应填写档案入库登记表，详细记录档案的名称、数量、来源、入库时间等信息。档案入库登记表应一式两份，一份留存档案室外，一份交档案管理部门存档。3.上架存放根据档案的类别和编号，将档案存放在相应的货架或档案柜中，并确保排列整齐、便于查找。应建立档案存放位置索引，注明档案的存放架位、柜号等信息，方便快速定位和查找档案。（二）档案出库1.借阅申请公司/组织内各部门因工作需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等信息，并经部门负责人签字批准。档案借阅申请表应一式两份，一份交档案室外，一份由借阅部门留存。2.审批流程档案室外收到档案借阅申请表后，应进行审核，根据档案的密级、重要性等因素决定是否批准借阅。对于涉及机密、绝密的档案借阅，应报经公司/组织主管领导批准。3.借阅登记经批准借阅的档案，档案室外应进行借阅登记，记录借阅人的姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。借阅人应在档案借阅登记簿上签字确认。4.档案发放档案室外根据借阅登记情况，将档案发放给借阅人，并要求借阅人当面核对档案的名称、数量等信息。借阅人应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、损坏、丢失档案。（三）档案归还1.归还时间借阅人应按照档案借阅申请表上注明的归还时间及时归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。2.归还检查档案归还时，档案室外应进行认真检查，核对档案的名称、数量、完整性等信息，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并要求借阅人承担相应责任。3.归还登记档案归还后，档案室外应在档案借阅登记簿上进行归还登记，注明归还时间、档案状态等信息。借阅人应在档案归还登记簿上签字确认。四、档案安全管理（一）人员管理1.人员培训档案室外工作人员应定期参加档案管理知识和技能培训，熟悉档案管理的法律法规、规章制度和业务流程，提高业务水平和安全意识。培训内容应包括档案的整理、保管、利用、安全防护等方面的知识和技能。2.人员考核建立档案室外工作人员考核制度，定期对工作人员的工作表现、业务能力、安全意识等进行考核。考核结果应与工作人员的绩效、晋升等挂钩，激励工作人员认真履行职责，提高工作质量。3.人员保密档案室外工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案的内容和信息，对涉及机密、绝密的档案应采取严格的保密措施。工作人员在工作期间应妥善保管个人工作证件和钥匙，不得随意转借他人。（二）安全检查1.日常检查档案室外应建立日常安全检查制度，由专人负责每天对档案室外的环境、设施、设备等进行检查，及时发现和排除安全隐患。检查内容包括温湿度、清洁卫生、消防设施、防盗设施等方面。2.定期检查档案室外应定期对档案进行全面检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、存放状况等方面。定期检查的周期为每季度一次，对重要档案应增加检查频次。3.专项检查根据实际情况，档案室外可组织开展专项安全检查，如在高温、潮湿、火灾等特殊时期，对档案的安全防护措施进行重点检查。专项检查应制定详细的检查方案，明确检查内容、方法和要求，确保检查工作的有效性。（三）应急处置1.应急预案制定档案室外应制定完善的应急预案，明确火灾、水灾、盗窃、泄密等突发事件的应急处置流程和措施。应急预案应定期进行演练，确保工作人员熟悉应急处置流程，提高应急处置能力。2.应急处置措施发生突发事件时，档案室外工作人员应立即启动应急预案，采取相应的应急处置措施，如组织人员疏散、抢救档案、保护现场等。应及时向上级主管部门报告事件情况，并配合相关部门进行调查处理。3.事后恢复与处理突发事件处理完毕后，档案室外应及时对受损档案进行清理、修复和重新整理，确保档案的完整性和可用性。应对事件原因进行深入调查分析，总结经验教训，完善安全管理制度和应急预案，防止类似事件再次发生。五、档案设备设施管理（一）档案架、柜管理1.定期检查档案架、柜应定期进行检查，查看是否有变形、损坏、松动等情况，及时进行维修或更换。检查周期为每年一次。2.维护保养档案架、柜应定期进行清洁和保养，保持表面整洁，防止生锈、腐蚀等。可根据实际情况，对档案架、柜进行涂漆、打蜡等保养措施。（二）温湿度调控设备管理1.定期检查温湿度调控设备应定期进行检查，查看设备的运行状况是否正常，温湿度传感器是否准确。检查周期为每月一次。2.维护保养温湿度调控设备应定期进行清洁和维护，清除设备表面的灰尘、杂物等，检查设备的滤网是否堵塞，及时进行清洗或更换。应按照设备的使用说明书要求，定期对设备进行保养和维修，确保设备的正常运行。（三）消防设备管理1.定期检查消防设备应定期进行检查，查看灭火器的压力是否正常、消火栓的阀门是否灵活、自动喷水灭火系统的喷头是否堵塞等。检查周期为每月一次。2.维护保养消防设备应定期进行维护保养，对灭火器进行换药、对消火栓进行除锈、对自动喷水灭火系统进行调试等。应按照消防设备的维护保养要求，定期委托专业机构进行检测和维护，确保消防设备的性能良好。（四）防盗设备管理1.定期检查防盗设备应定期进行检查，查看监控设备的图像是否清晰、门禁系统是否正常工作等。检查周期为每周一次。2.维护保养防盗设备应定期进行维护保养，对监控设备进行清洁、对门禁系统进