档案巡查修复制度

PAGE档案巡查修复制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、安全与有效利用，规范档案巡查修复工作流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中涉及的巡查与修复相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案巡查与修复工作应确保档案内容的真实性，不得篡改、伪造档案信息。2.完整性原则：全面检查档案的完整性，包括文件材料的齐全性、配套性以及载体的完整性。3.安全性原则：保障档案在巡查与修复过程中的安全，防止档案受损、丢失或泄露。4.及时性原则：及时发现档案存在的问题，并采取有效措施进行修复，确保档案的正常使用。二、档案巡查（一）巡查周期1.定期巡查：公司档案管理部门应每年组织一次全面的档案巡查工作。2.不定期抽查：根据实际工作需要，档案管理部门可对部分重要档案或特定时间段形成的档案进行不定期抽查。（二）巡查内容1.档案实体检查档案的装订是否牢固，有无散页、缺页现象。查看档案的载体是否完好，有无破损、霉变、褪色等情况。核对档案的数量与目录是否一致，有无错放、漏放现象。2.档案信息审查档案内容是否准确、完整，有无字迹模糊、难以辨认或内容缺失的情况。检查档案的编号、题名、日期、来源等标识是否清晰、准确。核实档案的密级标注是否正确，是否符合保密规定。3.档案保管环境检查档案库房的温度、湿度是否符合要求，温湿度记录是否完整。查看档案库房的通风、防火、防潮、防虫、防盗等设施是否正常运行。检查档案存放架、柜是否牢固，排列是否整齐有序。（三）巡查人员档案巡查工作由档案管理部门牵头组织，相关部门人员参与。巡查人员应具备一定的档案管理知识和经验，熟悉档案工作流程。（四）巡查记录1.巡查人员应填写《档案巡查记录表》，详细记录巡查时间、巡查范围、发现的问题及处理情况等。2.《档案巡查记录表》应一式两份，一份由档案管理部门留存，作为档案管理工作的重要资料；另一份交相关责任部门，以便其及时了解档案状况并进行整改。（五）问题处理1.对于巡查中发现的一般性问题，如档案装订不规范、标识不清等，巡查人员应现场指导相关责任部门进行整改。2.对于较为严重的问题，如档案载体破损、内容缺失等，档案管理部门应及时下达《档案问题整改通知书》，明确整改要求和期限。责任部门应在规定期限内完成整改，并将整改情况书面反馈给档案管理部门。3.对于涉及档案安全和保密的重大问题，档案管理部门应立即向上级领导报告，并采取紧急措施进行处理，确保档案安全。三、档案修复（一）修复范围1.档案载体破损，如纸张撕裂、孔洞、霉烂等，影响档案内容的完整性和可读性。2.档案字迹褪色、模糊不清，导致无法正常查阅。3.其他需要修复的档案问题，如装订线脱落致档案松散等。（二）修复原则1.最小干预原则：在修复档案时，应尽可能减少对档案原始内容和载体的破坏，保持档案的原始风貌。2.可逆性原则：修复方法应具有可逆性，以便在未来需要时能够恢复档案的原始状态。3.与原件相符原则：修复后的档案应与原件在内容、格式、外观等方面保持一致，确保档案的真实性和完整性。（三）修复流程1.鉴定档案管理部门对需要修复的档案进行初步鉴定，确定修复的必要性和可行性。对于复杂或重要的档案修复项目，可组织相关专家进行论证，制定修复方案。2.准备修复材料和工具根据档案修复的需求，准备合适的修复材料，如纸张、胶水、油墨等。配备必要的修复工具，如镊子、剪刀、装订机等，并确保工具的清洁和完好。3.修复操作按照修复方案进行具体的修复操作。对于纸张破损的档案，可采用裱糊、托裱等方法进行修复；对于字迹褪色的档案，可根据具体情况选择合适的字迹恢复方法。在修复过程中，应严格遵守修复原则，确保修复质量。修复人员要认真细致，避免因操作不当对档案造成二次损坏。4.质量检查修复完成后，由档案管理部门组织对修复后的档案进行质量检查。检查内容包括修复效果、与原件的一致性等。质量检查合格的档案，方可进行后续的整理和归档工作；对于质量不符合要求的档案，应返回修复人员重新进行修复。（四）修复记录1.档案修复人员应填写《档案修复记录表》，详细记录档案修复的过程，包括修复时间、档案编号、问题描述、修复方法、使用材料、修复人员等信息。2.《档案修复记录表》应与修复后的档案一同保存，作为档案修复工作的重要凭证。四、档案巡查修复工作的监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门应定期对档案巡查修复工作进行监督检查，确保制度的执行情况符合要求。2.档案管理部门应建立内部监督机制，对巡查与修复工作中的各个环节进行跟踪检查，及时发现和纠正存在的问题。（二）考核办法1.将档案巡查修复工作纳入公司绩效考核体系，对相关责任部门和人员进行考核。2.考核内容包括巡查计划的执行情况、问题发现与处理的及时性、修复工作的质量等方面。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励；对未履行职责或工作失误的部门和个人进行批评教育，并视情节轻重给予相应的处罚。五、附则（一）解释权本制度由公司档案管理部门负责解