区县教研档案管理制度

PAGE区县教研档案管理制度一、总则（一）目的为加强区县教研档案管理，有效保护和利用教研档案资源，提高教研工作的科学性、规范性和有效性，依据国家有关法律法规及档案管理行业标准，结合本区县教研工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本区县教育系统内各级各类教研机构、学校及相关部门在教研活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则教研档案由区县教研主管部门集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则档案内容应真实反映教研活动的全过程，数据准确，手续完备。3.有效利用原则充分发挥教研档案的作用，为教研决策、教学指导、教师专业发展等提供有力支持。4.规范标准原则档案管理工作应遵循国家和行业相关标准，实现标准化、规范化操作。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门区县教研主管部门设立专门的档案管理科室，配备专职档案管理人员，负责教研档案的日常管理工作。（二）职责分工1.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。制定档案管理制度和工作流程，指导和监督各部门的档案管理工作。定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。开展档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。2.教研部门职责负责本部门教研活动中形成档案的收集、整理和移交工作。协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。对本部门档案管理工作进行自查和整改。3.学校职责明确本校档案管理责任人，负责学校教研档案的收集、整理和保管。按照规定及时向区县教研主管部门移交应归档的档案。积极配合档案管理部门的工作，提供档案利用的相关支持。三、档案收集（一）收集范围1.教研计划、总结、报告等文件材料。2.教研活动方案、通知、记录、纪要等。3.课题研究资料，包括立项申请书、研究方案、开题报告、中期检查报告、结题报告等。4.教学成果评选材料，如申报书、成果报告、佐证材料等。5.教师培训计划、课程资料、培训记录等。6.教学观摩、研讨活动资料，包括活动安排、教案、评课记录等。7.教育教学调研资料，如调查问卷、调研报告等。8.对外交流合作资料，如合作协议、交流活动记录等。9.其他与教研工作相关的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，手续齐全，字迹清晰，载体完好。3.对电子文件应同时收集其元数据、背景信息等，确保电子档案的可读性和可用性。4.档案收集过程中应做好交接记录，明确交接双方的责任。四、档案整理（一）分类标准教研档案按照以下类别进行分类：1.综合类：包括教研工作规划、总结、统计报表等。2.教研活动类：涵盖各类教研活动的组织实施材料。3.课题研究类：按照课题立项、研究过程、结题验收等阶段分类。4.教学成果类：依据成果类型、评选级别等分类。5.教师培训类：按培训项目、培训对象等分类。6.教学研究类：如学科教学研究、教学方法探索等相关材料。7.对外交流类：包括对外合作交流的各项资料。（二）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.按照分类标准对档案进行编号、编目，编制档案目录索引。3.对纸质档案进行装订、编页，去除金属物等。4.电子档案应按照规范的命名规则进行命名，并建立相应的文件夹结构，确保便于查找和管理。五、档案归档（一）归档时间1.当年形成的档案，在次年上半年完成归档。2.重大教研活动、课题研究等档案应在活动结束或课题结题后及时归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核、清点，符合要求的予以接收。3.对接收的档案进行登记、上架，纳入档案管理系统。六、档案保管（一）保管条件1.设立专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风，温度、湿度符合国家规定标准。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。3.对电子档案应采用安全可靠的存储设备和存储方式，定期进行备份。（二）保管期限教研档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：反映教研工作重大历史事件、重要决策、标志性成果等具有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：在较长时间内对教研工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内对教研工作有参考价值的档案，保管期限一般为5年至15年。（三）档案清查1.档案管理部门每年定期对档案进行清查，确保档案数量准确、质量完好。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等，对清查中发现的问题及时进行处理。3.建立档案清查记录，对清查结果进行详细记载。七、档案利用（一）利用范围1.教研人员查阅与自身工作相关的档案资料，用于教学研究、课题申报、成果总结等。2.学校管理人员查阅档案，了解教研工作情况，为学校教学管理决策提供依据。3.教育行政部门及相关单位查阅档案，用于工作指导、政策制定等。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供查阅。2.借阅：因工作需要短期借阅档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还要求。3.出具证明：根据利用者的申请，为其出具档案相关证明材料。（三）利用审批1.内部人员查阅、借阅档案，由所在部门负责人审批。2.外部单位查阅、借阅档案，需经区县教研主管部门领导审批。3.涉及重要档案或机密档案的利用，应报上级主管部门批准。（四）利用登记对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、审批情况等，确保档案利用可追溯。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员及专家组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，分析其历史价值、现实意义和利用频率。2.参考档案保管期限规定，结合实际情况确定档案的存毁。3.征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果客观公正。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，列出档案名称、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定小组审核、教研主管部门领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用合适的方式进行，确保档案信息彻底销毁，销毁过程应有专人监督，并在销毁清册上签字确认。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的教研档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务质量。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、存储等操作，建立数字化档案数据库。（三）系统功能1.档案录入与管理：实现档案信息的在线录入、修改、删除等功能，确保档案数据的准确性和及时性。2.检索查询：提供多种检索方式，方便利用者快速查找所需档案信息。3.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密。4.统计分析：对档案利用情况、保管状况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据