湖北乡镇财政档案制度

PAGE湖北乡镇财政档案制度一、总则（一）目的为加强湖北乡镇财政档案管理，确保财政档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥财政档案在乡镇财政管理工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合湖北乡镇财政工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湖北各乡镇财政所及相关财政管理部门形成的各类档案，包括但不限于会计凭证、账簿、报表、预算文件、财务收支资料、专项资金档案、票据存根以及其他与财政业务相关的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则乡镇财政档案由各乡镇财政所指定的档案管理机构或专人集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实完整原则财政档案应如实反映乡镇财政业务活动的全过程，保证档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.安全保密原则加强财政档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、调阅和利用，提高财政工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置各乡镇财政所应设立专门的档案管理室，配备必要的档案保管设备和办公设施，如档案柜、防火防盗设备、温湿度控制设备等。档案管理室应保持相对独立，便于档案的集中管理和安全保管。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责收集、整理本乡镇财政业务活动中形成的各类文件材料，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订等工作，确保档案资料的齐全完整和规范有序。2.档案保管与维护妥善保管财政档案，定期检查档案的保管状况，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，对受损或变质的档案及时采取修复、复制等措施，确保档案的安全和完整。3.档案借阅与利用严格按照档案借阅制度，办理档案借阅手续，登记借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅人等信息，督促借阅人按时归还档案。积极为财政工作提供档案利用服务，根据工作需要及时提供相关档案资料。4.档案统计与编研建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记等，为乡镇财政管理和决策提供参考依据。5.档案信息化管理负责财政档案的信息化建设，将档案信息录入电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和检索利用。定期对电子档案进行备份，确保电子档案数据的安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.会计档案包括原始凭证、记账凭证、会计账簿、财务会计报告等。2.预算档案预算编制文件、预算执行情况报告、预算调整方案等。3.财务收支档案各项收入和支出的相关文件、报表、审批手续等。4.专项资金档案专项资金申报文件、项目实施方案、资金拨付凭证、项目验收报告等。5.票据档案财政票据存根、领用登记簿、核销记录等。6.其他档案与乡镇财政业务相关的政策文件、会议记录、工作计划、工作总结等。（二）收集要求1.各业务部门应在规定时间内将本部门形成的文件材料整理后移交档案管理机构，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理人员应及时对接收的文件材料进行审核，检查文件材料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的予以退回，要求相关部门补充或更正。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类。一般可分为会计档案类、预算档案类、财务收支档案类、专项资金档案类、票据档案类、其他档案类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级及以下类目。2.编号对每一份档案或一组档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用年度类别顺序号的形式，如“2023会计001”表示2023年形成的第一份会计档案。3.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装等方式，保持档案的原貌。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案卷内，一份单独成册作为检索工具。四、档案的保管（一）保管期限1.永久保管涉及乡镇财政重大决策、重要资产产权变动、财政历史沿革等具有长远查考利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管定期保管的档案期限分为30年和10年。会计凭证、会计账簿等主要会计档案保管期限为30年；其他一般性财政档案保管期限为10年。（二）保管条件1.库房环境档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等设施，确保档案的安全保管。2.档案装具使用符合标准的档案柜、档案架等装具存放档案，档案装具应排列整齐，便于档案的存放和查找。（三）档案保管期限的划分与调整1.档案管理人员应根据档案的性质、内容和查考利用价值，按照本制度规定的保管期限进行划分。2.对于保管期限已满但仍有查考利用价值的档案，应继续延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。档案保管期限的调整应经档案管理机构负责人审核，并报乡镇财政所领导批准。五、档案的借阅与利用（一）借阅范围因工作需要，乡镇财政所内部工作人员、上级主管部门、审计机关、司法机关等可以借阅财政档案。（二）借阅手续1.借阅人应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅目的、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理机构。2.档案管理人员对借阅申请表进行审核，符合借阅条件的，办理档案借阅登记手续，向借阅人发放档案，并告知借阅注意事项。3.借阅人应按照约定的时间归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（三）利用方式1.查阅借阅人可在档案管理室内查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助，确保查阅工作的顺利进行。2.复制对于确需复制的档案，借阅人应填写档案复制申请表，经档案管理机构负责人批准后，由档案管理人员按照规定的程序进行复制。复制的档案应加盖档案管理机构印章，并注明复制日期、复制人等信息。（四）保密规定1.借阅人应对借阅的档案内容严格保密，不得擅自泄露档案信息。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案的借阅情况进行记录，防止档案信息的不当扩散。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由乡镇财政所领导、档案管理人员、业务骨干等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准1.依据档案的保管期限、现实查考利用价值、法律法规要求等因素进行鉴定。对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。2.对于涉及乡镇财政重要业务、重大事件、历史遗留问题等的档案，即使超过保管期限，也应进行妥善保管，不得擅自销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁清册经乡镇财政所领导审核批准后，由档案管理机构组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立湖北乡镇财政档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为乡镇财政工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）数字化采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，一般不低于200dpi。2.扫描后的电子文件应进行格式转换和图像处理，确保图像清晰、完整、可读。3.建立电子文件与纸质档案的对应关系，通过编号、题名等信息进行关联，实现电子档案与纸质档案的一体化管理。（三）存储与管理1.将数字化档案存储在专用的存储设备上，并进行定期备份，确保数据的安全可靠。2.在电子档案管理系统中建立档案数据库，对档案的基本信息、内容摘要、存储位置等进行详细记录，实现档案信息的集中管理和快速检索。3.对电子档案进行分类、编号、著录等处理，建立科学合理的电子档案分类体系和检索工具，方便用户查询和利用。（四）安全保障1.加强电子档案管理系统的安全防护，设置用户权限管理，对不同用户的操作权限进行严格控制，防止未经授权的访问和数据泄露。2.采用数据加密技术，对电子档案数据进行加密存储和传输，确保数据的安全性。3.定期对电子档案管理系统进行维护和升级，及时修复系统漏洞，保障系统的正常运行。八、监督与检查（一）监督检查主体乡镇财政所应建立档案管理监督检查制度，并定期组织开展档案管理工作的监督检查。监督检查工作由乡镇财政所领导负责，档案管理机构具体实施。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、借阅、利用、鉴定、销毁等环节。2.档案管理机构和人员的职责履行情况，档案管理人员是否具备相应的业务能力和职业道德。3.档案保管条件和安全防护措施的落实情况，档案库房环境是否符合要求，档案装具是否完好，防火、防盗、防潮等设施是否正常运行。4.档案信息化管理工作的开展情况，电子档案管理系统是否正常运行，数据是否安全可靠，