工程档案存档管理制度

PAGE工程档案存档管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程档案的管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司的工程建设、运营管理、维护改造以及项目决策等提供可靠的依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目立项、规划设计、施工建设、竣工验收至项目交付使用全过程中形成的各类档案资料的存档管理。（三）基本原则1.真实性原则：工程档案应如实反映工程建设活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖工程建设各个环节形成的各类文件资料，保证档案的全面性和系统性。3.准确性原则：档案内容准确无误，数据、图表、文字表述等符合规范要求。4.规范性原则：档案的整理、分类、编号、装订等应遵循统一的标准和规范。5.及时性原则：工程档案应随工程进度同步收集、整理和归档，确保档案的时效性。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工程档案存档管理制度，并监督制度的执行情况。2.指导和督促各部门做好工程档案的收集、整理、归档工作。3.对工程档案进行集中统一管理，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。4.负责工程档案的查阅、借阅、复制等服务工作，确保档案的安全和合理利用。5.定期对工程档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和价值。（二）项目建设部门职责1.负责本部门工程项目档案的收集、整理、立卷和归档工作，并对档案的完整性、准确性负责。2.明确本部门档案管理人员，负责工程项目档案工作的具体实施，配合档案管理部门做好档案管理相关工作。3.在项目建设过程中，及时将形成的各类文件资料移交档案管理部门，确保档案资料的及时归档。（三）勘察设计单位职责1.按照合同要求，负责提供工程项目勘察设计阶段形成的各类文件资料，并保证资料的完整性和准确性。2.对提交的勘察设计文件资料进行整理、立卷，在项目交付时及时移交建设单位档案管理部门。（四）施工单位职责1.负责收集、整理、归档本单位在工程项目施工过程中形成的各类文件资料，包括施工技术资料、质量控制资料、安全管理资料、物资资料等。2.按照档案管理要求，对施工资料进行分类、编号、装订，确保资料的规范整齐。3.在工程竣工验收前，将整理好的施工档案资料移交建设单位档案管理部门。（五）监理单位职责1.负责对工程项目建设全过程的文件资料进行监理，确保工程文件资料的真实、完整、准确。2.审核施工单位提交的工程档案资料，签署审核意见，并对审核结果负责。3.收集、整理监理过程中形成的各类文件资料，在工程竣工后及时移交建设单位档案管理部门。三、工程档案的分类与编号（一）分类工程档案按照工程项目的建设阶段和文件资料的性质分为以下几类：1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目规划设计文件等。2.勘察设计文件：工程勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件等。3.施工文件：施工组织设计、施工技术交底、工程变更通知、施工日志、工程质量验收记录、隐蔽工程验收记录、材料试验报告、设备调试记录等。4.监理文件：监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件：竣工验收报告、工程竣工备案表、工程质量保修书、工程决算审计报告等。6.其他文件：与工程项目相关的合同协议、会议纪要、来往信函、声像资料等。（二）编号工程档案编号采用分类编号法，按照档案类别和形成时间顺序进行编号。编号格式如下：[项目代码][档案类别代码][年份][流水号]其中，项目代码为公司内部统一编制的工程项目代码；档案类别代码根据上述分类确定；年份为档案形成的年份；流水号为同一类别档案在该年份内的顺序号。例如：[001][SJ][2023][001]表示001项目的勘察设计类文件，形成于2023年，是该类别第1份文件。四、工程档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责工程档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应包括纸质文件、电子文件、声像资料等各种载体形式。3.对于重要的工程文件资料，应同时收集原件和复印件，复印件应加盖提供单位公章，并注明原件存放处。4.在工程建设过程中，各部门应定期对形成的文件资料进行清理和核对，确保档案资料的准确性和完整性。（二）整理要求1.工程档案应按照分类标准进行整理，同一类别的文件资料应集中存放，并按照形成时间顺序排列。2.每份文件资料应进行编号，并在文件首页右上角加盖编号章。3.对文件资料进行编目，编目内容包括文件编号、题名、日期、责任者、保管期限等。4.纸质文件应采用A4纸张打印或复印，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。5.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保文件的可读性和可追溯性。电子文件应与纸质文件内容一致，并建立相应的索引关系。6.声像资料应进行分类整理，注明拍摄时间、地点、内容等信息，并配以文字说明。五、工程档案的归档与移交（一）归档1.各部门在完成工程档案的收集、整理工作后，应及时向档案管理部门归档。2.归档时，应填写《工程档案归档清单》，详细列出归档档案的名称、数量、编号等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.档案管理部门对归档的工程档案进行审核，如发现问题应及时通知移交部门进行整改，直至符合要求为止。（二）移交1.工程项目竣工验收合格后，项目建设部门应在规定时间内将全套工程档案移交档案管理部门。2.移交时，应编制《工程档案移交清册》，一式两份，双方签字盖章后各执一份。移交清册应包括工程档案的名称、数量、编号、归档时间等详细信息。3.档案管理部门对接收的工程档案进行核对、清点，如发现档案资料不完整或不符合要求，应要求移交部门限期补充或更正。六、工程档案的保管与保护（一）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.库房内应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.工程档案应按照类别和编号顺序存放，便于查找和利用。2.对于重要的档案资料，应采取备份存储的方式，防止档案丢失或损坏。备份存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，做到账物相符。（三）保护措施1.对纸质档案应定期进行检查和清点，如发现档案有破损、霉变等情况，应及时进行修复或更换。2.对电子档案应定期进行杀毒、备份，防止数据丢失或损坏。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案的安全。3.对声像档案应定期进行检查和维护，确保音像资料的清晰度和完整性。七、工程档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅工程档案，应填写《工程档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门根据申请表提供的信息，在确保档案安全的前提下，为查阅人员提供相应的档案资料。查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅人员不得在档案资料上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案，如发现档案有问题应及时向档案管理部门报告。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅工程档案，应填写《工程档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得在档案资料上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。如发现档案有问题应及时向档案管理部门报告。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。八、工程档案的数据与信息化管理（一）数据录入与维护1.档案管理部门应及时将工程档案的相关信息录入档案管理系统，建立档案数据库。录入的信息应准确、完整，与纸质档案内容一致。2.定期对档案数据库进行维护和更新，确保数据的时效性和准确性。对档案的新增、修改、删除等操作应进行详细记录，并备份相关数据。（二）信息化利用1.利用档案管理系统实现工程档案的检索、查询、统计等功能，提高档案利用效率。2.逐步推进工程档案的数字化存储，实现档案的在线查阅和共享。对于重要的档案资料，应进行加密存储，确保档案信息的安全。九、工程档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对工程档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据工程档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，综合评估确定档案的保管期限。3.对鉴定结果应形成书面报告，注明档案名称、编号、保管期限等信息，并经鉴定小组组长签字确认。（二）销毁1.对已过保管期限且确无保存价值的工程档案，应按照规定进行销毁。2.销毁档案时，应填写《工程档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、编号、保管期限等信息，并经