纪委档案保管制度文件

PAGE纪委档案保管制度文件一、总则（一）目的为了加强纪委档案的科学管理，确保档案的完整与安全，充分发挥档案在纪检监察工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本纪委工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本纪委在履行职责过程中形成的各类档案的保管工作，包括但不限于案件档案、信访档案、工作文件、会议记录、人事档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则纪委档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性与完整性原则档案应如实反映纪委工作的实际情况，保持档案内容的原始性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.安全保密原则加强档案的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏，确保档案的安全与机密。4.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率，为纪检监察工作提供有力支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立专门的纪委档案管理室，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合本纪委实际情况，制定和完善档案保管制度、档案整理制度、档案查阅利用制度等各项档案管理制度，并组织实施。2.档案收集与整理负责收集、整理本纪委在工作中形成的各类档案，按照档案分类标准进行分类、编号、编目，确保档案的系统性和完整性。3.档案保管建立健全档案保管设施，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全保管。定期对档案进行检查和清点，及时发现和处理档案保管中存在的问题。4.档案利用服务为纪检监察工作提供档案查阅利用服务，按照规定办理档案查阅手续，确保档案的合理利用。积极开发档案信息资源，为领导决策和工作研究提供参考依据。5.档案信息化建设推进档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作的效率和水平。6.档案鉴定与销毁按照国家有关规定，定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，提出销毁意见，报经批准后进行销毁。严格执行档案销毁程序，确保档案销毁工作的安全、规范。三）档案收集（一）收集范围1.案件档案包括案件线索来源、立案审批表、调查方案、调查笔录、证据材料、案件处理决定等与案件相关的各类文件材料。2.信访档案涵盖群众来信、来访记录、举报信、信访处理结果等信访工作中形成的档案材料。3.工作文件纪委制发的各类文件、通知、通报、报告、请示等正式文件，以及上级纪委下发的与本纪委工作相关的文件材料。4.会议记录纪委召开的各类会议的会议记录、纪要、决议等文件材料。5.人事档案纪委工作人员的个人档案，包括履历表、考核材料、任免文件、奖惩记录等。6.其他档案与纪委工作相关的其他各类档案材料，如培训资料、调研成果、宣传资料等。（二）收集要求1.及时收集各部门在工作中形成的档案材料，应按照规定及时移交档案管理部门，不得积压或自行留存。2.完整准确档案材料应齐全完整，内容真实准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.规范整理移交的档案材料应按照档案整理要求进行初步整理，确保档案的规范性和系统性。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.年度分类法将档案按年度分开，按年度顺序排列。2.机构分类法结合本纪委内部机构设置，将档案按机构进行分类。3.问题分类法根据档案内容所反映的问题，将档案分为不同的类别，如案件类、信访类、工作文件类等。（三）编号与编目1.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。编号方法可采用“年度机构问题顺序号”的形式。2.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便于查阅和检索。五、档案保管（一）保管设施1.档案库房设置专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。2.档案装具选用符合档案保管要求的档案柜、档案架、档案盒等装具，对档案进行分类存放。装具应坚固耐用，便于档案的存放和取用。（二）档案存放1.分类存放按照档案分类方案，将档案分类存放在相应的档案柜或档案架上，不同类别的档案应分开存放，避免混淆。2.排列顺序档案在库房内的排列应按照编号顺序进行，便于查找和管理。同时，应预留一定的空间，以便于档案的补充和调整。（三）档案保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管凡是反映本纪委主要职能活动和基本历史面貌的，对本纪委、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管凡是反映本纪委一般工作活动，在较长时间内对本纪委工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限一般为16年至50年。3.短期保管凡是在较短时间内对本纪委工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限一般为5年以下。（四）档案检查与清点1.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。定期检查每年不少于一次。2.不定期抽查根据工作需要，对部分档案进行不定期抽查，及时发现和解决档案保管中存在的问题。3.清点核对每年对档案进行一次全面清点核对，确保档案的账实相符。如发现档案数量短缺、损坏等情况，应及时查明原因并进行处理。六、档案利用（一）利用范围1.纪检监察工作查考为纪委工作人员在案件调查、信访处理、政策研究等工作中提供档案查阅服务，作为工作参考依据。2.领导决策参考为纪委领导在制定政策、决策部署等工作中提供档案信息支持，辅助领导决策。3.历史研究为有关部门和人员进行历史研究、编史修志等工作提供档案资料。（二）利用手续1.查阅申请查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.审批登记档案管理部门对查阅申请表进行审核，报经纪委领导批准后，进行查阅登记。登记内容包括查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅档案编号、查阅内容等。3.查阅限制查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（三）利用方式1.原件查阅对于需要查阅原件的档案材料，经批准后，档案管理人员应按照查阅登记的内容提供原件查阅，并做好查阅记录。2.复制利用对于不宜查阅原件或需要留存档案资料的情况，经批准后，档案管理人员可提供档案复印件，并加盖档案管理部门印章。复制档案应严格按照规定进行，确保复制件与原件内容一致。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由纪委领导、档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准1.保管期限已满对保管期限已满的档案，经鉴定后，确无保存价值的，可提出销毁意见。2.失去利用价值档案内容已不具有现实查考利用价值，或因其他原因已失去保存意义的，可予以鉴定销毁。3.重复或多余对重复或多余的档案，经鉴定后，可进行适当清理销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清册档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一核对，编制销毁清册。销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.审批销毁清册报经纪委领导批准后执行。3.销毁实施由档案管理部门指定专人负责销毁档案，销毁过程应进行现场监督，确保档案销毁彻底、安全。销毁后，在销毁清册上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的纪委档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平，为纪检监察工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）数字化处理1.档案扫描对纸质档案进行扫描，形成电子档案。扫描应保证图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.数据录入对扫描后的电子档案进行数据录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，确保数据准确无误。（三）信息系统功能1.档案存储将数字化档案存储在档案管理信息系统中，实现档案的集中存储和管理。2.检索查询提供多种检索查询方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便快捷地查找所需档案信息。