特殊家庭信息档案制度

PAGE特殊家庭信息档案制度一、总则（一）目的为了加强对特殊家庭的管理与服务，全面、准确地掌握特殊家庭的基本情况和动态信息，提高工作的针对性和实效性，特制定本特殊家庭信息档案制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所涉及的各类特殊家庭，包括但不限于残疾家庭、单亲家庭、贫困家庭、失独家庭等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家相关法律法规和行业标准，确保信息收集、整理、存储、使用等环节合法合规。2.全面准确原则：全面涵盖特殊家庭的各类信息，保证信息的真实性、准确性和完整性。3.保密安全原则：对特殊家庭信息严格保密，防止信息泄露，确保信息安全。4.动态更新原则：根据特殊家庭的实际情况变化，及时更新信息档案，保持信息的时效性。二、信息收集（一）收集内容1.基本信息：包括家庭成员姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、户籍地址、现居住地址等。2.家庭状况信息：家庭结构（如单亲、多子女等）、婚姻状况、就业情况、收入来源及水平等。3.特殊情况信息：针对不同类型的特殊家庭，如残疾家庭需收集残疾类型、残疾程度、康复需求等；贫困家庭需收集贫困原因、享受的救助政策等；失独家庭需收集失独原因、心理状态等。4.服务需求信息：特殊家庭对本公司/组织提供的各类服务的需求，如生活照料、心理疏导、就业培训、法律援助等。（二）收集方式1.主动申报：向特殊家庭发放信息收集表，由家庭成员如实填写后提交。2.入户走访：安排工作人员到特殊家庭家中，面对面了解情况，核实信息。3.部门协作：与民政、残联、社区等相关部门建立信息共享机制，获取特殊家庭的相关信息。（三）收集要求1.信息收集人员应向特殊家庭详细说明信息收集的目的、用途和保密措施，取得其理解和配合。2.收集过程中要尊重特殊家庭的意愿，不得强迫或诱导提供不实信息。3.对收集到的信息要进行认真审核，确保信息的真实性和准确性。三、信息整理（一）分类归档1.根据收集到的信息内容，按照基本信息、家庭状况信息、特殊情况信息、服务需求信息等类别进行分类。2.为每个特殊家庭建立独立的信息档案，以家庭为单位进行编号，便于管理和查询。（二）数据录入1.将整理好的信息录入专门的信息管理系统，确保信息的电子化存储。2.录入过程中要严格按照系统要求进行操作，保证数据的规范性和一致性。（三）信息审核1.对录入系统的信息进行再次审核，由专人负责检查信息的准确性和完整性。2.审核过程中如发现问题，及时与信息收集人员沟通核实，进行修改完善。四、信息存储（一）存储方式1.采用电子存储和纸质存储相结合的方式。电子信息存储在公司/组织内部的服务器上，并定期进行备份，防止数据丢失。2.纸质档案按照档案管理的要求进行分类装订，存放在专门的档案柜中。（二）存储安全1.建立严格的服务器访问权限管理制度，只有经过授权的人员才能访问信息存储系统。2.对纸质档案的存放环境要进行定期检查，确保档案不受潮、发霉、损坏等。3.加强对信息存储设备的安全防护，安装防火墙、杀毒软件等，防止信息被非法窃取或篡改。（三）存储期限根据相关法律法规和行业标准，结合特殊家庭信息的实际使用情况，确定信息存储期限。一般情况下，基本信息和家庭状况信息长期存储；特殊情况信息和服务需求信息根据服务结束后的一定期限进行存储，期满后按照规定进行销毁或封存。五、信息使用（一）使用范围1.本公司/组织内部工作人员在履行工作职责时，根据工作需要可以查阅特殊家庭信息档案。2.因工作协作需要，经相关部门负责人批准，可以向其他合法合规的机构或组织提供部分必要的信息，但必须严格遵守保密规定。（二）使用流程1.内部工作人员如需查阅信息档案，应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容和期限，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门进行查阅。2.向外部机构或组织提供信息时，需由相关部门提交信息提供申请，详细说明提供信息的原因、内容和接收方情况，经公司/组织主管领导批准后，按照规定的格式和内容进行提供，并要求接收方签署保密协议。（三）使用要求1.使用特殊家庭信息时要严格遵守保密规定，不得泄露给无关人员。2.不得利用特殊家庭信息谋取私利或进行其他违法违规活动。3.对信息的使用情况要进行记录，包括查阅人员、查阅时间、查阅内容、信息提供情况等，以备查询和审计。六、信息更新（一）更新频率定期对特殊家庭信息档案进行更新，原则上每年至少进行一次全面更新。对于特殊家庭情况发生重大变化的，应及时进行更新。（二）更新内容1.根据实际情况变化，更新家庭成员的基本信息、家庭状况信息、特殊情况信息等。2.对特殊家庭的服务需求信息进行跟踪记录，根据服务实施情况和新出现的需求进行调整更新。（三）更新流程1.由信息收集人员负责通知特殊家庭进行信息更新，可采用电话、短信、上门通知等方式。2.特殊家庭按照要求填写信息更新表或提供相关证明材料，提交给信息收集人员。3.信息收集人员对更新信息进行审核后，按照信息整理和存储的要求进行处理，确保信息档案的及时准确更新。七、信息保密（一）保密责任1.公司/组织全体工作人员均有保密特殊家庭信息的责任和义务。2.各部门负责人要加强对本部门人员的保密教育和管理，确保信息保密工作落实到位。（二）保密措施1.与接触特殊家庭信息的工作人员签订保密协议，明确保密责任和违约责任。2.在信息收集、整理、存储、使用等各个环节，采取必要的保密技术手段，如加密存储、限制访问权限等。3.对涉及特殊家庭信息的文件、资料等要妥善保管，严格控制知悉范围。（三）保密监督1.建立保密监督检查机制，定期对特殊家庭信息保密情况进行检查。2.对违反保密规定的行为，要依法依规追究相关人员的责任。八、信息安全管理（一）安全制度1.制定信息安全管理制度，明确信息安全管理的目标、原则、措施和流程。2.建立信息安全应急处置预案，对可能出现的信息安全事件进行预防和应对。（二）人员管理1.加强对信息管理系统操作人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能。2.对涉及信息安全的关键岗位人员进行定期审查和监督，确保人员的可靠性。（三）技术防护1.采用先进的信息安全技术，如防火墙、入侵检测系统、数据加密等，保障信息存储和传输的安全。2.定期对信息系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。九、监督与考核（一）监督机制1.成立专门的信息档案管理监督小组，负责对特殊家庭信息档案制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对信息收集、整理、存储、使用、更新等环节进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）考核办法1.制定信息档案管理工作考核指标体系，对各部门和相关工作人员的信息档案管理工作进行量化考核。2.考核结果与部门和个人的绩效挂钩，并作为评先评优的重要依据。（三）问题处理