科学技术档案制度

PAGE科学技术档案制度一、总则（一）目的科学技术档案是公司/组织在科研、生产、技术交流等活动中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。建立科学技术档案制度的目的在于规范科学技术档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，为公司/组织的科研、生产、经营等活动提供有效的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及科学技术活动的部门和个人，包括但不限于研发部门、生产部门、质量控制部门、技术服务部门等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：科学技术档案由公司/组织指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：科学技术档案应如实反映公司/组织的科研、生产、技术交流等活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：科学技术档案应涵盖公司/组织科研、生产、技术交流等活动的全过程，包括项目立项、研究开发、试验测试、成果鉴定、推广应用等各个环节的文件材料。4.准确性原则：科学技术档案中的文件材料应准确无误，数据可靠，文字表述清晰。5.安全性原则：科学技术档案管理部门应采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。二、科学技术档案的分类与编号（一）分类科学技术档案按照其形成领域和性质，分为以下几类：1.科研项目档案：包括科研项目立项申请书、可行性研究报告、项目计划书、研究开发过程中的实验记录、测试报告、技术总结、成果鉴定证书、专利申请文件等。2.产品档案：包括产品设计图纸、技术文件、工艺文件、质量标准、生产记录、产品说明书、用户手册等。3.技术合同档案：包括技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同、技术服务合同等。4.技术引进档案：包括技术引进项目的可行性研究报告、技术转让协议、技术资料、验收报告等。5.设备仪器档案：包括设备仪器的购置合同、开箱验收记录、安装调试记录、操作规程、维护保养记录、故障维修记录、报废处理记录等。6.标准档案：包括国家标准、行业标准、企业标准等。7.其他科技档案：包括与科学技术活动相关的其他文件材料，如科技会议文件、学术论文、技术交流材料等。（二）编号科学技术档案应进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循以下原则：1.唯一性原则：每个科学技术档案都应有唯一的编号，不得重复。2.系统性原则：编号应具有系统性，便于分类和排序。3.稳定性原则：编号一旦确定，应保持相对稳定，不得随意更改。科学技术档案的编号方法如下：1.科研项目档案编号：采用项目编号+档案类别代码+顺序号的方式进行编号。例如，某科研项目编号为202301，其技术总结报告的编号为202301JZ01。2.产品档案编号：采用产品型号+档案类别代码+顺序号的方式进行编号。例如，某产品型号为A01，其产品说明书的编号为A01SM01。3.技术合同档案编号：采用合同编号+档案类别代码+顺序号的方式进行编号。例如，某技术合同编号为HT202302，其合同附件的编号为HT202302FJ01。4.技术引进档案编号：采用引进项目编号+档案类别代码+顺序号的方式进行编号。例如，某技术引进项目编号为YJ202303，其技术资料的编号为YJ202303ZL01。5.设备仪器档案编号：采用设备仪器编号+档案类别代码+顺序号的方式进行编号。例如，某设备仪器编号为SB202304，其操作规程的编号为SB202304CG01。6.标准档案编号：采用标准编号+档案类别代码+顺序号的方式进行编号。例如，某国家标准编号为GB/T123452023，其标准文本的编号为GB/T123452023BZ01。7.其他科技档案编号：采用年份+档案类别代码+顺序号的方式进行编号。例如，某科技会议文件的编号为2023HY01。三、科学技术档案的形成与积累（一）形成1.公司/组织内各部门和个人在科研、生产、技术交流等活动中应及时形成科学技术档案，并按照规定的格式和要求进行整理和归档。2.科研项目负责人应负责组织项目组成员及时收集、整理项目研究过程中的各种文件材料，确保项目档案的完整、准确、系统。3.产品设计、开发、生产等部门应按照产品档案管理的要求，及时形成产品设计图纸、技术文件、工艺文件、质量标准、生产记录等产品档案。4.技术合同签订部门应负责收集、整理技术合同签订过程中的各种文件材料，包括合同文本、附件、审批文件等，并及时归档。5.技术引进部门应负责收集、整理技术引进项目的各种文件材料，包括项目可行性研究报告、技术转让协议、技术资料、验收报告等，并及时归档。6.设备仪器管理部门应负责收集设备仪器的购置合同、开箱验收记录、安装调试记录、操作规程、维护保养记录、故障维修记录、报废处理记录等设备仪器档案，并及时归档。（二）积累1.各部门和个人应定期对已形成的科学技术档案进行整理和积累，确保档案的完整性和系统性。2.科研项目负责人应在项目结束后及时将项目档案整理归档，并提交项目档案验收报告。3.产品设计、开发、生产等部门应在产品完成后及时将产品档案整理归档，并提交产品档案验收报告。4.技术合同签订部门应在技术合同履行完毕后及时将技术合同档案整理归档，并提交技术合同档案验收报告。5.技术引进部门应在技术引进项目验收合格后及时将技术引进档案整理归档，并提交技术引进档案验收报告。6.设备仪器管理部门应定期对设备仪器档案进行整理和积累，并提交设备仪器档案年度报告。四、科学技术档案的整理与归档（一）整理1.科学技术档案应按照分类和编号的要求进行整理，确保档案的系统性和完整性。2.整理科学技术档案时，应剔除重复、无效的文件材料，并对文件材料进行分类、排序、编目等处理。3.科研项目档案应按照项目研究过程的先后顺序进行整理，包括项目立项、研究开发、试验测试、成果鉴定、推广应用等各个环节形成的文件材料。4.产品档案应按照产品设计、开发、生产等过程的先后顺序进行整理，包括产品设计图纸、技术文件、工艺文件、质量标准、生产记录등产品档案。5.技术合同档案应按照合同签订、履行、变更、终止等过程的先后顺序进行整理，包括合同文本、附件、审批文件、往来信函等。6.技术引进档案应按照技术引进项目的先后顺序进行整理，包括项目可行性研究报告、技术转让协议、技术资料도验收报告等。7.设备仪器档案应按照设备仪器的购置、安装调试、使用维护、报废处理等过程的先后顺序进行整理，包括设备仪器的购置合同、开箱验收记录、安装调试记录、操作规程、维护保养记录、故障维修记录、报废处理记录等。（二）归档1.整理好的科学技术档案应及时归档，存入公司/组织指定的档案库房或档案管理系统。2.归档时，应填写档案归档登记表，注明档案的名称、编号、类别、形成时间、归档时间等信息。3.档案管理人员应按照档案归档登记表的内容，对归档的科学技术档案进行核对和验收，确保档案的完整性和准确性。4.科学技术档案归档后，应按照档案管理的要求进行存储和保管，确保档案的安全和保密。五、科学技术档案的查阅与利用（一）查阅1.公司/组织内各部门和个人因工作需要查阅科学技术档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、类别、查阅目的等信息，并提交所在部门负责人审批。2.档案查阅申请表经所在部门负责人审批同意后，申请人应将申请表提交档案管理部门，档案管理部门根据申请表的内容，为申请人提供相应的档案查阅服务。3.查阅科学技术档案时，申请人应在档案查阅登记表上签字确认，并按照档案管理部门的要求进行查阅。查阅过程中，不得擅自涂改、损坏、抽取、复制档案材料。4.档案管理部门应建立档案查阅记录，记录查阅档案的申请人、查阅时间、查阅内容、查阅目的等信息，以备查询。（二）利用1.公司/组织内各部门和个人因工作需要利用科学技术档案时，应填写档案利用申请表，注明利用档案의名称、编号、类别、利用目的、利用方式等信息，并提交所在部门负责人审批。2.档案利用申请表经所在部门负责人审批同意后，申请人应将申请表提交档案管理部门，档案管理部门根据申请表의内容，为申请人提供相应의档案利用服务。3.利用科学技术档案时，申请人应按照档案管理部门의要求进行利用，不得擅自将档案转让、转借、出租给他人，不得擅自将档案用于商业目的。4.档案管理部门应建立档案利用记录，记录利用档案의申请人、利用时间、利用内容、利用目的、利用方式等信息，以备查询。六、科学技术档案的保管与保护（一）保管1.科学技术档案应妥善保管，存入公司/组织指定的档案库房或档案管理系统。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全和完整。2.档案管理人员应定期对档案库房进行检查和维护，确保档案库房的设施设备正常运行。3.科学技术档案应按照档案管理的要求进行分类存放，便于查阅和管理。档案存放应遵循以下原则：按照档案的类别和编号顺序存放。同一类别档案应按照形成时间的先后顺序存放。不同类别的档案应分开存放，避免混淆。4.档案管理人员应建立档案保管台账，记录档案的名称、编号、类别；形成时间、归档时间、存放位置等信息，以备查询。（二）保护1.科学技术档案管理部门应采取有效措施，保护档案的安全和保密。档案管理人员应严格遵守档案管理的规章制度，不得擅自泄露档案内容。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的科学技术档案，应按照国家有关法律法规的规定进行管理，采取加密存储、限制访问等措施，确保档案的安全和保密。3.科学技术档案应定期进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。备份数据应定期进行检查和恢复测试，确保备份数据的完整性和可用性。4.档案管理人员应定期对科学技术档案进行清点和核对，确保档案的数量和内容准确无误。发现档案丢失、损坏、泄密等情况时，应及时报告并采取相应的措施进行处理。七、科学技术档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.科学技术档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案의保存价值和保管期限。鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门共同进行，确保鉴定结果의客观、公正。2.科学技术档案的鉴定应遵循以下原则：依据国家有关法律法规和公司/组织的档案管理制度进行鉴定。从档案의历史价值、现实价值、科学价值、技术价值等方面进行综合评估。对档案의保存价值和保管期限进行分类鉴定，确定档案의销毁范围和销毁时间。3.科学技术档案的鉴定工作应形成鉴定报告，鉴定报告应包括档案의名称、编号、类别、形成时间、保存价值、保管期限、鉴定意见等内容。鉴定报告应由档案管理部门负责人审核签字，并报公司/组织主管领导审批。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的科学技术档案，应按照公司/组织的档案管理制度进行销毁。销毁工作应由档案管理部门会同相关业务部门共同进行，确保销毁工作的安全、保密。2.科学技术档案的销毁应填写档案销毁申请表，注明档案의名称、编号、类别、形成时间、销毁原因、销毁方式等信息，并提交档案管理部门负责人审批。3.档案销毁申请表经档案管理部门负责人审批同意后，档案管理部门应组织相关人员对档案进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎、电子数据擦除等方式，