校舍安全工程档案制度

PAGE校舍安全工程档案制度一、总则（一）目的为加强校舍安全工程档案管理，确保档案资料的真实、完整、准确和有效利用，保障校舍安全工程顺利实施，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于参与校舍安全工程的所有部门、单位及个人，包括项目建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位等。（三）基本原则1.统一管理原则：校舍安全工程档案由专门的档案管理部门或指定专人统一管理，确保档案的集中、规范存放。2.分级负责原则：各参建单位按照职责分工，负责本单位形成档案的收集、整理、归档工作，并对档案的质量负责。3.同步归档原则：档案管理工作应与校舍安全工程建设进度同步，各项文件材料应及时整理归档，不得积压。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露、不丢失。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定校舍安全工程档案管理制度和工作流程。2.负责校舍安全工程档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.对各参建单位的档案管理工作进行指导、监督和检查，确保档案质量符合要求。4.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）项目建设单位职责1.负责建立健全本单位的档案管理体系，明确档案管理机构和人员职责。2.组织协调各参建单位的档案管理工作，督促各单位及时整理归档项目文件材料。3.负责收集、整理、归档本单位在项目建设过程中形成的文件材料，包括项目立项、可行性研究、初步设计、施工图设计、工程招投标、合同协议、工程变更、质量验收、竣工验收等方面的文件。4.对各参建单位提交的档案进行审核，确保档案的完整性和准确性。（三）勘察单位职责1.负责收集、整理、归档本单位在项目勘察过程中形成的文件材料，包括勘察报告、勘察记录、勘察图纸等。2.按照档案管理要求，对勘察文件进行分类、编号、装订，确保文件的规范整齐。3.在项目竣工验收前，将勘察档案提交给项目建设单位审核。（四）设计单位职责1.负责收集、整理、归档本单位在项目设计过程中形成的文件材料，包括设计图纸、设计变更通知、设计计算书等。2.对设计文件进行审核、校对、签字，确保设计文件的质量和准确性。3.在项目竣工验收前，将设计档案提交给项目建设单位审核。（五）施工单位职责1.负责收集、整理、归档本单位在项目施工过程中形成的文件材料，包括施工图纸、施工组织设计、施工技术交底、施工日志、工程质量检验记录、材料设备合格证等。2.按照施工进度，及时整理归档施工文件，确保文件的真实性和完整性。3.在项目竣工验收前，将施工档案提交给项目建设单位审核。（六）监理单位职责1.负责收集、整理、归档本单位在项目监理过程中形成的文件材料，包括监理规划、监理细则、监理日志、监理月报、工程质量评估报告等。2.对施工单位提交的文件材料进行审核，签署意见，并督促施工单位及时整改存在的问题。3.在项目竣工验收前将监理档案提交给项目建设单位审核。三、档案收集与整理（一）收集范围校舍安全工程档案收集范围包括项目前期文件、勘察设计文件、施工过程文件、监理文件、竣工验收文件等。具体如下：1.项目前期文件：项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.勘察设计文件：勘察报告、设计图纸、设计变更通知、设计计算书等。3.施工过程文件：施工图纸、施工组织设计、施工技术交底、施工日志、工程质量检验记录、材料设备合格证、工程变更单等。4.监理文件：监理规划、监理细则、监理日志、监理月报、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件：竣工验收报告、工程质量保修书、工程决算书等。（二）收集要求1.各参建单位应指定专人负责档案收集工作，确保文件材料的及时收集。2.收集的文件材料应真实、完整、准确，签字盖章手续齐全。3.对收集的文件材料应进行分类整理，按照档案管理要求进行编号、装订。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成阶段、性质和内容，将档案分为项目前期文件、勘察设计文件、施工过程文件、监理文件、竣工验收文件等类别。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.装订：将档案材料按照顺序排列，采用A4纸规格进行左侧装订，装订应牢固、整齐。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、页号等内容，便于查阅。四、档案归档与保管（一）归档时间1.项目建设单位应在项目竣工验收后[X]个月内，将项目档案整理归档完毕，并移交至档案管理部门。2.各参建单位应在项目竣工验收前，将本单位形成的档案整理归档完毕，并提交给项目建设单位审核。（二）归档要求1.归档的档案应符合档案整理要求，内容完整、字迹清晰、签字盖章手续齐全。2.档案应采用纸质和电子两种形式归档，电子档案应与纸质档案内容一致，并按照档案管理要求进行存储和备份。3.档案移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）保管期限校舍安全工程档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体如下：1.永久保管：项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、竣工验收报告等重要文件。2.长期保管：勘察报告、设计图纸、施工组织设计、施工技术交底、施工日志、工程质量检验记录、材料设备合格证、监理规划、监理细则、监理日志、监理月报、工程质量评估报告等与工程建设密切相关的文件，保管期限为[X]年。3.短期保管：工程变更单、工程决算书等一般性文件，保管期限为[X]年。（四）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照档案类别和保管期限进行分类存放。3.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。五、档案利用与借阅（一）利用范围校舍安全工程档案主要供本单位内部查阅使用，也可根据工作需要，向有关部门或单位提供查阅服务。（二）利用方式1.查阅：查阅档案应填写查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。查阅人员不得擅自涂改、复印、拍照档案内容。2.借阅：借阅档案应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、乱画、污损。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员、查阅（借阅）内容、归还日期等。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、便于利用的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织档案管理部门应成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.审查档案内容：对档案的完整性、准确性、真实性进行审查，判断档案是否仍具有保存价值。2.参考档案利用情况：根据档案的查阅、借阅记录，分析档案的利用频率和重要性。3.征求意见：征求相关部门和单位的意见，了解档案的现实作用和历史价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，报档案管理部门负责人批准。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并填写档案销毁清单，双方签字确认。3.档案销毁清单应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立校舍安全工程档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、存储。2.档案数据库建设：建立档案数据库，将档案的基本信息、目录信息和全文信息录入数据库，实现档案信息的快速检索和查询。3.档案管理系统开发：开发档案管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用和借阅等功能的信息化管理。4.安全保密管理：建立健全档案信息化安全保密管理制度，采取数据加密、用户认证、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必