乡镇档案接收移交制度

PAGE乡镇档案接收移交制度一、总则（一）目的为加强乡镇档案管理，规范档案接收与移交工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本乡镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡镇各部门、各站所及所属事业单位在工作活动中形成的各类档案的接收与移交管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则乡镇档案工作实行集中统一管理，由乡镇档案管理部门负责统筹协调档案接收与移交工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.完整准确原则各部门、各站所在档案形成过程中，应保证档案内容的真实、完整、准确，全面反映工作活动的全过程，不得遗漏、篡改重要信息。3.及时移交原则各部门、各站所应按照规定的时间和要求，及时将应归档的档案移交至乡镇档案管理部门，不得拖延积压。4.安全保密原则档案接收与移交过程中，要严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。二、档案接收（一）接收范围1.文书档案包括乡镇党委、政府及各部门在履行职能活动中形成的各类文件、通知、报告、会议记录、决议等。2.业务档案涵盖农业农村、民政、财政、计生、土地管理、安全生产等各项业务工作中形成的专业性档案，如土地确权档案、农村低保档案、财政收支账目档案等。3.人事档案乡镇机关及所属事业单位工作人员的人事档案，包括履历表、工资变动表、考核材料、奖惩记录等。4.声像档案反映乡镇重要活动、重大事件的照片、录音、录像等资料。5.实物档案具有保存价值的乡镇获得的荣誉证书、奖杯、牌匾等实物。（二）接收要求1.整理规范移交的档案应按照国家档案管理标准进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案排列有序、目录清晰、装订牢固。2.质量合格档案内容应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，载体应符合耐久性要求，严禁使用易褪色、易破损的书写材料和载体。3.手续完备移交部门应填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，并由移交人和接收人签字确认；档案移交清单一式两份，双方各执一份。（三）接收流程1.移交申请各部门、各站所应在档案形成年度的次年上半年向乡镇档案管理部门提交档案移交申请，说明档案的基本情况和移交时间安排。2.初步审核档案管理部门收到移交申请后，对移交档案的范围、整理情况等进行初步审核，如发现问题，及时通知移交部门进行整改。3.现场清点在约定的移交时间，档案管理部门与移交部门共同对拟移交档案进行现场清点，核对档案数量、内容等是否与移交清单一致。4.办理接收经清点无误后，双方在档案移交清单上签字确认，完成档案接收手续。档案管理部门对接收的档案进行登记造册，纳入乡镇档案管理体系。三、档案移交（一）移交范围1.到期档案超过保管期限且已无继续保存价值的档案，按照规定定期进行移交销毁。2.重复档案经鉴定确认为重复的档案，可进行移交处理，避免档案资源的浪费。3.不再利用档案：因工作变动、机构调整等原因不再使用的档案，应及时移交档案管理部门妥善保管。（二）移交要求1.鉴定准确档案移交前，应由档案管理部门组织相关人员进行档案鉴定，准确判断档案的保管期限和利用价值，确保移交档案符合规定要求。鉴定工作应形成鉴定报告，作为档案移交的依据。2.手续齐全移交档案时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、去向等信息，并由移交部门负责人、档案管理部门负责人及经办人签字盖章。3.交接清楚移交双方应在规定的时间和地点进行档案交接，确保档案数量准确、内容完整、载体无损。交接过程中，如发现问题，应及时查明原因并处理。（三）移交流程1.提出申请档案管理部门根据档案鉴定结果，向相关部门提出档案移交申请，明确移交档案的范围、时间等要求。2.准备工作移交部门接到申请后，对拟移交档案进行再次核对和整理，确保档案符合移交条件。同时，准备好档案移交清单等相关材料。3.正式移交在规定的移交时间，移交部门与档案管理部门进行档案交接。移交部门将档案及移交清单一并交给档案管理部门，档案管理部门对接收的档案进行检查验收，无误后签字确认。4.后续处理档案管理部门对接收的移交档案进行妥善保管，并按照规定进行编目、上架等后续管理工作。同时，对档案移交情况进行记录和统计，建立档案移交台账。四、档案整理与编目（一）整理要求1.分类标准按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等进行科学分类，确保同一类档案集中存放，便于查找和管理。2.编号规则：为每一份档案或每一组档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和检索。3.编目规范编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和构成，便于查阅和利用。（二）编目内容1.案卷目录记录案卷的基本信息，包括案卷号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等。2.卷内文件目录详细列出卷内每一份文件的题名、文号、责任者、日期、页号等信息。（三）整理与编目流程1.收集档案档案管理部门按照档案接收与移交情况，及时收集各类档案，确保档案齐全完整。2.分类整理对收集到的档案进行分类，按照分类标准进行排列、编号、装订等整理工作。3.编目录入根据整理好的档案，编制案卷目录和卷内文件目录，并将相关信息录入档案管理系统，实现档案信息的数字化管理。4.审核校对整理与编目工作完成后，由专人进行审核校对，确保档案整理规范、编目准确无误。五、档案保管（一）保管场所1.档案库房设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案安全保存。2.温湿度控制库房内配备温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.安全防护设施安装防火、防盗报警装置，配备灭火器材、防虫药品、档案装具等必要的安全防护设施。（二）保管方式1.上架排列按照档案分类编号顺序，将档案上架排列，便于查找和管理。2.定期检查档案管理部门定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、褪色等情况，发现问题及时处理。3.数字化存储对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的数字化存储和远程查阅利用，同时做好电子档案的备份和安全管理。（三）保管期限1.永久保管对反映乡镇重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长远查考利用价值的档案，实行永久保管。2.定期保管根据档案的性质和实际利用情况，确定定期保管期限，一般分为30年、10年等。定期保管期满后，经鉴定确无继续保存价值后，按照规定进行销毁处理。六、档案利用（一）利用范围1.内部查阅乡镇机关各部门、各站所工作人员因工作需要，可查阅本部门及相关业务范围内的档案。2.外部查阅因工作需要，上级机关、其他单位及个人经乡镇档案管理部门批准，可查阅相关档案。查阅时，应按照规定办理查阅手续，填写查阅登记表。（二）利用方式1.现场查阅利用者可到档案管理部门指定场所，在档案管理人员的协助下查阅档案原件。2.复制利用根据利用者的需求，经档案管理部门批准，可为其提供档案复印件。复制档案应注明出处，并加盖档案管理部门印章。（三）利用流程1.提出申请利用者填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.审核批准档案管理部门对查阅申请进行审核，根据档案的保密规定和利用范围，决定是否批准查阅。对于涉及重要机密的档案，应严格控制查阅范围和审批程序。3.查阅利用经批准后，利用者按照约定时间到档案管理部门查阅档案。档案管理人员应在现场