城镇污水管网档案制度

PAGE城镇污水管网档案制度一、总则（一）目的为加强城镇污水管网档案管理，确保污水管网档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在污水管网建设、运行、维护及管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司[公司名称]负责的城镇污水管网规划、建设、运行、维护及相关管理活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.统一管理原则城镇污水管网档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.完整准确原则全面收集、整理和归档污水管网建设与管理过程中产生的各类文件资料，保证档案内容真实、准确、完整。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。4.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司内部各部门及相关人员查阅和利用档案资料，充分发挥档案的价值。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善城镇污水管网档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理城镇污水管网档案，对档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储、保管、鉴定、销毁等工作进行全面管理。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的信息化水平。4.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案管理意识和业务能力。5.负责档案的统计工作，定期向上级主管部门报送档案管理情况统计报表。6.参与公司重大项目建设和管理活动，对档案工作进行全程跟踪指导，确保项目档案的完整、准确。（二）项目建设部门职责1.负责本部门在城镇污水管网项目建设过程中形成的各类文件资料的收集、整理和归档工作，并定期移交公司档案管理部门。2.明确项目档案管理责任人，负责督促项目各参建单位做好项目档案的收集、整理工作，确保项目档案与项目建设同步进行。3.在项目建设过程中，及时向档案管理部门通报项目进展情况，配合档案管理部门做好项目档案的验收工作。（三）运行维护部门职责1.负责城镇污水管网运行维护过程中形成的各类文件资料的收集、整理和归档工作，并定期移交公司档案管理部门。2.建立健全运行维护档案管理制度，对管网设施的巡查记录、维修记录、养护记录、水质监测报告等档案资料进行规范管理。3.配合档案管理部门做好运行维护档案的整理和编目工作，确保档案资料的系统性和完整性。（四）其他部门职责各部门应积极配合档案管理部门做好城镇污水管网档案管理工作，在各自职责范围内，负责本部门产生的与污水管网相关的文件资料的收集、整理和归档，并及时移交档案管理部门。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.城镇污水管网规划、设计文件，包括规划文本、图纸、设计说明书、可行性研究报告等。2.项目建设过程中形成的各类文件资料，如项目立项批复、环境影响评价报告、施工许可证、招投标文件、合同协议、工程变更通知、施工图纸、施工记录、工程质量验收报告、竣工报告等。3.污水管网运行维护资料，包括巡查记录、维修记录、养护记录、水质监测报告、设备运行记录、应急预案及演练记录等。4.与城镇污水管网相关的科研成果、技术资料、会议纪要、工作总结、统计报表等。5.其他与城镇污水管网建设、运行、维护及管理有关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对于重要的档案资料，应同时收集电子文档和纸质文档，并确保两者内容一致。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、项目等进行分类整理，确保档案分类科学、合理。3.对每份档案资料进行编号，并编制相应的目录，便于查找和管理。（四）整理方法1.分类城镇污水管网档案分为规划设计类、项目建设类、运行维护类、其他类等四大类。每大类下再根据档案内容的具体性质进行细分。例如，项目建设类可细分为项目前期文件、施工文件、竣工验收文件等；运行维护类可细分为巡查记录、维修记录、养护记录等。2.编号采用流水号对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性。编号格式为：[档案类别代码][年度][流水号]。例如，规划设计类档案编号为：GH[2023][001]，表示2023年的第1份规划设计类档案。3.编目编制档案目录时，应包含档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和使用。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.规划设计类包括城镇污水管网的总体规划、详细规划、专项规划以及各类设计文件。2.项目建设类涵盖项目从立项到竣工验收全过程形成的文件资料，如项目前期文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。3.运行维护类主要是污水管网运行维护过程中产生的各类记录，如巡查记录、维修记录、养护记录、水质监测报告等。4.其他类包含与城镇污水管网相关的科研成果、技术资料、会议纪要、工作总结、统计报表等不属于上述三类的文件资料。（二）编号规则1.规划设计类档案编号：GH+年份+流水号，如GH2023001。2.项目建设类档案编号：JS+年份+项目编号+流水号，其中项目编号根据项目名称或项目代码编制，如JS2023001001。3.运行维护类档案编号：YW+年份+月份+流水号，如YW202305001。4.其他类档案编号：QT+年份+流水号，如QT2023001。（三）编号管理1.档案编号应在档案整理过程中同步完成，并确保编号的连续性和唯一性。2.档案管理人员应建立编号登记台账，记录档案编号、档案名称、类别、日期等信息，便于查询和核对。3.如档案资料发生变更或补充，应在原编号基础上进行相应调整，并在编号登记台账中注明变更情况。五、档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（二）保管期限1.城镇污水管网档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括城镇污水管网的规划文本、重要的设计文件、项目立项批复、环境影响评价报告、竣工图等。3.长期保管的档案保管期限为30年，包括项目建设过程中的一般性文件资料、运行维护过程中的重要记录等。4.短期保管的档案保管期限为10年，主要是一些临时性的文件资料，如一般性的会议纪要、统计报表等。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。2.对纸质档案应定期进行除尘、消毒等维护工作，防止档案霉变、虫蛀。3.对电子档案应定期进行病毒查杀和数据维护，确保电子档案的可读性和可用性。4.严格控制档案库房的温度、湿度，温度应保持在14℃24℃之间，湿度应保持在45%60%之间。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的利用符合公司规定和相关法律法规要求。2.在保证档案安全和保密的前提下，充分发挥档案的作用，为公司的生产经营、项目建设、运行维护等工作提供支持。（二）利用方式1.查阅公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应提前办理续借手续。（三）利用要求1.查阅和借阅档案时，档案管理人员应严格按照规定进行登记，并提供必要的查阅场所和设备。2.查阅和借阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并注明出处。3.借阅人员应按时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行综合评估，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对拟销毁档案进行审核和鉴定。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，对照档案保管期限表，判断档案是否仍有保存价值。2.对于保管期限已满但仍具有重要参考价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。3.鉴定小组应形成鉴定意见，并填写《档案鉴定意见书》，注明档案名称、编号、保管期限、鉴定意见等信息。（四）销毁程序1.经鉴定小组审核同意销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人和