学校科技档案管理制度

PAGE学校科技档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校科技档案的管理，确保科技档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科技档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、技术开发、技术服务、成果转化等活动中形成的科技档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校设立专门的科技档案管理机构，对全校科技档案实行集中统一管理，确保科技档案的完整性和系统性。2.完整准确原则科技档案的形成过程应真实、准确、完整地反映学校教学、科研、技术开发等活动的全过程，保证科技档案的质量。3.安全保密原则加强科技档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保科技档案的安全，防止科技档案的泄露、丢失和损坏。4.便于利用原则科技档案的管理应便于检索、查询和利用，提高科技档案的使用效率，为学校的教学、科研、管理等工作提供有力支持。二、管理机构及职责（一）科技档案管理机构学校设立科技档案管理办公室，作为学校科技档案管理的专门机构，挂靠在学校[具体部门名称]。（二）职责1.科技档案管理办公室职责贯彻执行国家有关科技档案管理的法律法规和行业标准，制定学校科技档案管理制度并组织实施。负责全校科技档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。建立健全科技档案管理信息系统，实现科技档案的信息化管理，提高科技档案的管理效率和利用水平。组织开展科技档案的编研工作，开发科技档案信息资源，为学校教学、科研、管理等工作提供参考依据。对全校各部门、各单位的科技档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织科技档案管理工作培训和交流活动。负责学校科技档案的对外提供利用工作，按照国家有关规定和学校要求，办理科技档案查阅、借阅、复制等手续。2.各部门、各单位职责负责本部门、本单位科技档案的形成、积累和整理工作，指定专人负责科技档案管理工作，并将科技档案管理工作纳入本部门、本单位的工作计划和岗位职责。按照学校科技档案管理制度的要求，及时将本部门、本单位形成的科技档案移交学校科技档案管理办公室归档，并确保移交的科技档案完整、准确、系统。积极配合学校科技档案管理办公室做好科技档案的管理工作，提供必要的支持和协助，如提供档案资料、参加档案整理和编研工作等。三、科技档案的收集与整理（一）收集范围学校科技档案的收集范围包括但不限于以下方面：1.教学方面教学计划、教学大纲、课程标准、教材、教案、教学课件、教学案例等。教学改革项目、教学研究成果、教学质量工程项目等相关材料。学生毕业设计（论文）、实习报告、课程设计等。2.科研方面科研项目立项申请书、可行性研究报告、项目合同书、任务书等。科研项目研究过程中形成的实验数据、测试报告、研究论文、著作、专利、软件著作权等成果材料。科研项目结题验收材料，包括结题报告、验收证书、成果鉴定证书等。3.技术开发与服务方面技术开发项目立项报告、技术方案、技术合同、技术服务协议等。技术开发过程中形成的技术文档、图纸、程序代码、测试报告等。技术开发与服务项目的成果总结、经济效益分析报告等。4.其他方面学校举办的学术会议、讲座、培训等活动的相关材料，包括会议通知、议程、论文集、讲稿等。学校与国内外高校、科研机构、企业等开展合作交流活动的相关材料，包括合作协议、交流成果等。学校在科技管理方面形成的文件、制度、统计报表等。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确科技档案收集责任人，负责本部门、本单位科技档案的收集工作，确保科技档案及时、完整地收集上来。2.科技档案收集责任人应按照科技档案收集范围的要求，对本部门、本单位形成的科技档案进行全面收集，不得遗漏重要文件和资料。3.科技档案应保持原始材料的完整性，不得擅自修改、涂抹、伪造科技档案内容。对于已损坏或字迹不清的科技档案，应及时进行修复或复制。4.科技档案收集责任人应定期将收集到的科技档案进行整理，按照分类标准进行分类存放，并做好标识，便于查找和管理。（三）整理方法1.分类科技档案按照其形成领域和内容性质进行分类，一般可分为教学档案、科研档案、技术开发与服务档案、其他档案等一级类目，在一级类目下再根据具体内容设置二级类目和三级类目。例如，科研档案可分为科研项目档案、科研成果档案等二级类目，科研项目档案又可分为项目立项、研究过程、结题验收等三级类目。2.编号为便于科技档案的管理和查询，对每一份科技档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用“全宗号目录号案卷号文件号”的编号方法。全宗号为学校代码，目录号为科技档案分类目录的编号，案卷号为每一卷科技档案的编号，文件号为每一份文件在案卷内的编号。3.编目对整理好的科技档案进行编目，编制科技档案目录。科技档案目录应包括档案编号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等内容，以便于查阅和统计。四．科技档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门、各单位应在科技档案形成后及时进行整理，并按照学校科技档案管理制度的规定，定期向学校科技档案管理办公室移交归档。一般情况下，教学档案应在每学期结束后一个月内移交，科研档案应在项目结题后三个月内移交，技术开发与服务档案应在项目完成后两个月内移交，其他档案应在形成后及时移交。2.移交归档的科技档案应符合整理要求，做到分类准确、编号规范、编目齐全。同时，应填写科技档案移交清单，一式两份，双方签字确认后各执一份。3.学校科技档案管理办公室对接收的科技档案进行认真核对，如发现问题应及时与移交部门、单位沟通，要求其补充或更正。（二）保管期限科技档案的保管期限根据其重要程度和历史价值分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的科技档案学校制定的重要规章制度、长期发展规划等。具有重大历史意义和科研价值的教学、科研成果材料，如获得国家级奖励的教学成果、科研成果等。涉及学校核心机密和知识产权的科技档案，如专利、软件著作权等。2.长期保管的科技档案学校一般性的教学、科研、管理文件材料，如教学计划、科研项目合同书等，保管期限为[X]年。具有一定科研价值和历史意义的教学、科研成果材料，如获得省部级奖励的教学成果、科研成果等，保管期限为[X]年。3.短期保管的科技档案临时性的教学、科研、管理文件材料，如短期举办的学术会议、讲座等活动的相关材料，保管期限为[X]年。一般性的技术开发与服务项目材料，保管期限为[X]年。（三）保管方式1.纸质档案保管方式学校科技档案管理办公室应设立专门档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保纸质档案的安全保管。纸质档案应按照分类编号顺序排列存放，便于查找和利用。同时，应建立纸质档案借阅登记制度，严格控制纸质档案的借阅范围和借阅期限。2.电子档案保管方式学校应建立科技档案管理信息系统，对电子档案进行集中管理。电子档案应按照与纸质档案相同的分类编号方法进行存储，确保电子档案与纸质档案的一致性。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放在不同的地点。同时，应建立电子档案安全管理制度，采取必要的安全防护措施，防止电子档案的丢失、损坏和泄露。五、科技档案的利用与统计（一）利用规定1.学校内部人员因教学、科研、管理等工作需要查阅科技档案的，应填写科技档案查阅申请表，经所在部门、单位负责人签字同意后，到学校科技档案管理办公室办理查阅手续。2.查阅科技档案应在指定的档案室进行，查阅人员不得擅自将科技档案带出档案室。如需复印或摘录科技档案内容,应经科技档案管理办公室负责人批准，并按照规定办理相关手续。3.外单位人员因工作需要查阅学校科技档案的，应持有单位介绍信，经学校科技档案管理办公室负责人审核同意后，按照学校相关规定办理查阅手续。查阅重要科技档案的，还应经学校主管领导批准。4.科技档案一般不得外借。如有特殊情况需要外借的，应填写科技档案外借申请表，经所在部门、单位负责人和学校科技档案管理办公室负责人签字同意后，报学校主管领导批准，并限期归还。外借期间，借阅人员应妥善保管科技档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播科技档案内容。（二）统计工作1.学校科技档案管理办公室应建立科技档案统计制度，定期对科技档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况进行统计分析。2.统计内容包括科技档案的数量变化、类别分布、利用情况等。统计报表应及时、准确、完整，并定期向上级主管部门和学校领导报送。3.通过统计分析，总结科技档案管理工作中的经验教训，发现存在的问题，及时采取措施加以改进，提高科技档案管理工作水平。六、科技档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.学校科技档案管理办公室应定期对保管期满的科技档案进行鉴定，鉴定工作由学校科技档案鉴定小组负责组织实施。鉴定小组由学校科技档案管理办公室、相关业务部门、档案专家等人员组成。2.鉴定小组应根据科技档案的保管期限、重要程度、历史价值等因素，对保管期满的科技档案进行全面审查，提出鉴定意见。鉴定意见应明确科技档案是否仍具有保存价值，如需继续保存，应重新确定保管期限；如确无保存价值，应提出销毁意见。3.对涉及学校核心机密和知识产权的科技档案，在鉴定时应严格按照国家有关保密规定进行处理，确保科技档案的安全。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的科技档案，应填写科技档案销毁申请表，报学校主管领导批准。2.科技档案销毁申请表应包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限、销毁原因等内容。3.批准后的科技档案销毁申请表应作为销毁档案的依据，由学校科技档案管理办公室组织实施销毁工作。销毁工作应指定专