档案行政复兴实行制度

PAGE档案行政复兴实行制度一、总则（一）目的本制度旨在推动档案行政工作的复兴与发展，确保公司/组织档案管理工作的规范化、科学化、系统化，提高档案信息资源的利用效率，为公司/组织的决策、运营、发展提供有力支持，同时符合国家相关法律法规及行业标准要求。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工在档案行政工作中的行为规范与操作流程。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.统一管理原则：对公司/组织各类档案实行集中统一管理，避免分散、混乱。3.真实完整原则：保证档案内容的真实性、准确性和完整性，如实记录公司/组织的各项活动。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索、调阅的便利性，充分发挥档案的价值。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责公司/组织档案工作的统筹规划、组织实施、监督检查等工作。其主要职责包括：1.制定和完善档案管理制度、工作流程和标准规范。2.负责各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立和维护档案信息管理系统，实现档案的数字化管理和信息化共享。4.开展档案利用服务，为公司/组织内部各部门及外部相关单位提供档案查阅、借阅等服务。5.组织档案业务培训，提高公司/组织员工的档案意识和业务水平。（二）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、初步审核及向档案管理部门移交等工作。兼职档案员应接受档案管理部门的业务指导和培训，履行以下职责：1.按照档案管理要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，并进行初步分类、整理。2.对收集的文件材料进行真实性、完整性审核，确保符合归档要求。3.将整理好的档案定期移交至档案管理部门，并办理交接手续。4.协助档案管理部门开展本部门档案的利用服务工作。（三）档案管理负责人档案管理部门设负责人一名，全面负责档案管理部门的日常工作。其职责包括：1.组织实施档案管理制度和工作流程，确保档案管理工作有序开展。2.负责档案管理部门人员的工作安排、绩效考核等管理工作。3.协调与公司/组织内其他部门的关系，保障档案管理工作顺利进行。4.定期向上级领导汇报档案管理工作情况，提出改进建议和措施。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司/组织的各类行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理档案等。2.业务管理类：涵盖公司/组织各业务部门在经营活动中形成的合同协议、业务报表、市场调研资料、项目文档等。3.财务管理类：包含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。4.基本建设类：涉及公司/组织基本建设项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。5.设备仪器类：有关公司/组织设备仪器的购置合同、说明书、操作规程、维护保养记录等。6.声像电子类：包括照片、录音、录像、电子文档、数据库等。（二）档案编号为便于档案的标识与管理，对各类档案进行统一编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。编号方法如下：1.一级编号：采用大写英文字母表示档案类别，如“A”代表行政管理类，“B”代表业务管理类，“C”代表财务管理类等。2.二级编号：根据档案类别下的具体分类进行编号，用两位阿拉伯数字表示，如“A01”表示行政管理类中的文件管理，“B02”表示业务管理类中的销售业务档案等。3.三级编号：按照档案形成时间、顺序等因素进行编号，用三位阿拉伯数字表示，如“A01001”表示行政管理类文件管理中2023年形成的第一份文件。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理要求，全面收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。收集范围包括但不限于：1.上级机关发来的与本部门工作相关的文件、指示、通知等。2.本部门形成的各类工作报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、总结、统计报表等。3.业务活动中签订的合同、协议、订单、招投标文件等。4.财务活动中产生的各类凭证、账簿、报表、审计报告等。5.基本建设项目中的立项审批文件、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。6.设备仪器的购置合同、安装调试记录、使用说明书、维护保养记录等。7.声像资料，如重要活动照片、录像、录音等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.及时性：各部门兼职档案员应及时收集本部门产生的文件材料，确保档案的完整性和时效性。2.完整性：收集的文件材料应齐全完整，包括正件与附件、定稿与修改稿、请示与批复等。3.准确性：文件材料的内容应真实准确，字迹清晰，签署完备。（三）整理方法1.分类：按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类。2.组卷：将同一类别的文件材料按照一定的逻辑关系进行组卷，如按照时间顺序、问题性质等。3.编目：对每卷档案编制卷内目录，包括序号、文件题名、日期、页号、备注等项目。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐牢固，便于保管和查阅。五、档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门兼职档案员在完成本部门档案的整理后，填写档案移交清单，将档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门接收档案后，对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和整理质量。如发现问题，及时与移交部门沟通并要求整改。3.审核通过的档案，档案管理部门按照编号规则进行编号，并录入档案信息管理系统，完成归档工作。（二）保管期限根据档案的重要程度、价值大小等因素，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、定期两种。1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案，列为永久保管。例如公司/组织的重大决策文件、重要合同协议、财务审计报告等。2.定期保管：定期保管的档案根据其保存价值分为30年、10年两种期限。具体划分如下：保管期限为30年的档案：包括一般性业务文件材料、重要会议记录、人事档案等。保管期限为10年的档案：如一般性的行政文件、短期业务报表等。（三）保管要求1.库房建设：档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房面积应根据公司/组织档案数量和未来发展需求合理确定。2.档案装具：选用符合档案保管要求的档案装具，如档案柜、档案架等。档案装具应坚固耐用，便于存放和查找档案。3.温湿度控制：库房内温度应保持在14℃24℃之间,相对湿度应保持在45%60%之间。配备温湿度调节设备，定期监测和记录库房温湿度情况。4.安全管理：建立健全档案库房安全管理制度，加强安全防范措施。设置门禁系统、监控设备，配备消防器材等，确保档案库房安全。5.档案清点与检查：定期对档案进行清点和检查，每年至少一次。检查档案的保管状况，如发现档案有破损、霉变等情况，应及时采取修复、复制等措施。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案专业人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.依据档案保管期限表，对到期档案进行鉴定。2.审查档案的内容是否已失去保存价值，如文件所涉及的事项已完成且无后续利用需求，相关业务已停止且不再有参考价值等。3.检查档案的完整性和准确性，对于不完整、不准确或已失去凭证作用的档案，可考虑予以销毁。（三）销毁程序1.鉴定小组对档案进行鉴定后，编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监销。监销人员应在档案销毁后在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应妥善保管，保存期限与原档案保管期限相同。七、档案的利用与服务（一）利用范围与方式1.利用范围：公司/组织内部各部门因工作需要可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。外部单位因工作需要查阅公司/组织档案的，应按照规定办理相关手续。2.利用方式：档案利用方式包括查阅、借阅两种。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。借阅档案应填写借阅申请表，经批准后限期归还。（二）利用手续1.内部利用：公司/组织内部人员查阅、借阅档案，需填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理利用手续。2.外部利用：外部单位查阅公司/组织档案，应提前向公司/组织提出书面申请，说明查阅目的、范围、时间等，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。如需借阅档案，应按照公司/组织规定签订借阅协议，明确双方权利义务。（三）利用登记与统计档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，记录利用日期、利用者姓名、部门、利用目的、档案名称、编号、查阅或借阅期限等信息。定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。八、档案信息化建设（一）信息化目标建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、检索和利用，提高档案管理工作的效率和质量，为公司/组织提供便捷、高效的档案信息服务。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案存储和利用要求，一般不低于200dpi。扫描后的图像应清晰、完整，色彩还原准确。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏、拼接等处理，确保图像质量。3.数据录入：将档案的题名、日期、编号、保管期限等信息录入档案信息管理系统，建立电子目录。4.挂接存储：将处理后的电子档案与对应的目录信息进行挂接，存储在档案信息管理系统的数据库中。（三）信息安全管理1.建立档案信息安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护。设置用户权限管理，严格控制不同人员对档案信息的访问级别。2.采取数据备份、灾难恢复等措施，确保档案信息数据的安全性和完整性。定期对档案信息系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并处理安全隐患。3.加强对档案信息管理人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能，防止因人员失误导致信息安全事故。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门档案工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作情况。2.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反档案管理制度的行为，责令限期纠正，并视情节轻重给予相应处罚。（二）考核评价1.建立档案工作考核评价机制，对各部门兼职档案员及档案管理部门工作人员的档案工作进行考核评价。考核评价指