道路养护档案管理制度

PAGE道路养护档案管理制度一、总则（一）目的为加强道路养护档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，为道路养护工作提供科学依据和历史凭证，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所负责的各类道路养护项目档案的管理，包括但不限于城市道路、公路等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映道路养护工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理与道路养护相关的各类文件资料，确保档案的完整性。3.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及机密的档案进行妥善保管。5.时效性原则：及时归档、整理和更新档案，确保档案信息的时效性。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善道路养护档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案收集、整理、归档工作。3.负责档案的集中统一管理，包括档案的接收、分类、编号、存储、查阅、借阅、销毁等工作。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门在道路养护工作中形成的文件资料的收集、整理和初步归档，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，确保档案的合理使用。3.按照档案管理制度的要求，做好本部门档案的日常管理和保密工作。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，严格遵守档案管理工作流程。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等具体工作，确保档案的质量。3.做好档案的存储和保管工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。4.为档案查阅、借阅人员提供服务，做好登记和记录工作。5.协助档案管理部门开展档案信息化建设，录入和维护档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.道路养护规划、计划、方案等文件。2.道路巡查记录、路况报告、病害记录等。3.养护工程施工图纸、施工组织设计、技术交底等。4.材料采购合同、质量检验报告、设备清单等。5.养护工程验收报告、质量评定资料等。6.安全检查记录、事故处理报告等。7.与道路养护相关的会议纪要、通知、函件等。8.其他与道路养护工作有关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其存储格式的通用性和可读性，并进行备份保存。（三）整理方法与要求1.分类：按照道路养护工作的不同类别，如道路巡查、养护工程、安全管理等进行分类。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。3.装订：对纸张较多的档案进行装订，确保整齐、牢固，便于翻阅。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索。四、档案的归档与存储（一）归档流程1.各部门将整理好的档案定期移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.审核通过后，档案管理部门将档案进行归档，并按照编号顺序排列上架。（二）存储方式1.纸质档案：采用专用档案柜存放，按照档案类别和编号顺序排列，确保存放整齐、便于查找。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，建立电子档案数据库，进行分类存储和管理。同时，定期对电子档案进行备份，备份介质应异地存放，确保数据安全。（三）存储环境要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全存储。3.电子档案存储设备应定期进行维护和检查，确保设备的正常运行。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、损坏档案。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.外单位人员因特殊原因需要借阅档案的，应提前向本公司/组织提出书面申请，说明借阅目的、借阅期限等信息，经公司/组织负责人批准后，并办理相关借阅手续。2.借阅档案时，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、数量、借阅期限等信息，经档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自复制、摘录档案内容。如需复制档案，应按照规定办理审批手续。4.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案。如需延期借阅时，应重新办理借阅手续。5.档案管理部门应定期对借阅档案进行催还和清查，确保档案按时归还。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据道路养护档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和公正性。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组定期对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保管期限和价值。3.对已到保管期限的档案，档案鉴定小组应提出鉴定意见，填写《档案鉴定审批表》，报公司/组织负责人审批。（三）销毁程序1.经批准销毁的档案，档案管理部门应编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.档案销毁应采用合适的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后，《档案销毁清册》应作为档案保存，以备查考。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的道路养护档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和水平，为道路养护工作提供及时、准确的信息支持。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、内容摘要等。2.检索查询：提供多种检索方式，如按编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：记录档案的借阅情况，包括借阅人员、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。（三）数据备份与安全管理1.定期对档案信息化管理系统的数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.建立健全档案信息化管理系统的安全防护机制，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。3.定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和功能的不断完善。八、档案管理的监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、存储、查阅、借阅等情况。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价制度，对各部门的档案管理工作进行量化考核。2.考核内容包括档案管理制度的执行