各项档案管理制度

PAGE各项档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织各项工作活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则档案应全面、系统地记录公司/组织各项工作活动的全过程，确保档案的完整性。4.保密性原则对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率，为公司/组织的各项工作提供有力支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理部门，负责统筹管理公司/组织的档案工作。档案管理部门可根据实际情况配备档案管理人员，负责具体的档案管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.指导和监督公司/组织各部门的档案管理工作，对各部门档案管理工作进行检查和考核。4.负责档案信息化建设，推进档案管理工作的数字化、网络化和智能化，提高档案管理工作效率和服务水平。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司/组织全体员工的档案意识和档案管理水平。6.负责档案的编研工作，开发利用档案信息资源，为公司/组织的决策、管理和业务工作提供参考依据。7.做好档案库房的安全管理工作，配备必要的安全设施和设备，确保档案的安全保管。8.完成公司/组织领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案按照其形成领域和内容性质，分为以下几大类：1.行政管理类档案包括公司/组织设立、变更、注销等方面的文件材料；公司/组织规章制度、会议记录、工作计划、总结、报告等文件材料；公司/组织人事管理、财务管理、行政管理等方面的文件材料。2.业务管理类档案包括公司/组织市场营销、生产管理、质量管理、技术研发、物资采购、销售服务等业务活动中形成的文件材料。3.项目管理类档案包括公司/组织各类项目的立项、可行性研究、设计、施工、验收等全过程中形成的文件材料。4.财务审计类档案包括公司/组织财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等财务文件材料；公司/组织内部审计报告、外部审计报告等审计文件材料。5.合同协议类档案包括公司/组织签订的各类合同、协议、意向书等文件材料。6.资质证照类档案包括公司/组织营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、荣誉证书等文件材料。7.声像电子类档案包括公司/组织照片、录音、录像、光盘、磁盘等声像电子文件材料。8.其他类档案包括公司/组织在工作活动中形成的不属于上述各类的其他文件材料。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每一类档案进行编号。档案编号采用分类号+流水号的方式，具体编号规则如下：1.分类号根据档案分类，为每一类档案设定一个分类号，分类号采用大写字母表示，具体如下：行政管理类档案：XZ业务管理类档案：YW项目管理类档案：XM财务审计类档案：CW合同协议类档案：HT资质证照类档案：ZZ声像电子类档案：SX其他类档案：QT2.流水号流水号采用阿拉伯数字表示，从0０1开始，按顺序依次编号。例如，行政管理类档案中的第一份文件，其编号为：XZ001；业务管理类档案中的第10份文件，其编号为：YW010。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案形成部门应在工作活动结束后及时将形成的档案材料整理齐全，移交档案管理部门。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案材料，档案形成部门应在活动结束后一周内移交档案管理部门。4.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（二）档案整理1.档案管理部门收到档案材料后，应按照档案分类和编号规则进行整理。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.档案整理应包括文件材料的分类、装订、编目、装盒等工作。4.对于纸质档案，应按照档案分类顺序依次排列，进行装订，并在每份文件首页右上角加盖档号章，填写档号、年度、保管期限等信息。5.对于声像电子档案，应按照档案分类顺序进行整理，建立相应的目录数据库，并将电子文件存储在磁性载体上，一式三套，分别异地保管。6.档案整理完成后，应编制档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、年度、保管期限、密级、责任者、日期等信息。五、档案的保管（一）档案库房建设1.公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的安全设施和设备，如消防器材、温湿度计、防虫药品、防盗门窗等。3.档案库房应保持清洁、整齐，通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案保管方式1.纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，档案柜应排列整齐，便于查找和利用。2.声像电子档案应按照档案分类顺序进行存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保电子文件的安全存储。3.对于重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、异地存放等，确保档案的安全。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分标准如下：1.永久保管的档案公司/组织设立、变更、注销等方面的文件材料；公司/组织规章制度、会议记录、工作计划、总结、报告等重要文件材料；公司/组织人事管理、财务管理、行政管理等方面的重要文件材料；公司/组织签订的重大合同、协议等文件材料；公司/组织获得的重要荣誉证书、资质证书等文件材料；其他具有重要保存价值的文件材料。2.长期保管的档案公司/组织业务管理、项目管理等方面的一般性文件材料；公司/组织财务审计、合同协议等方面的文件材料；公司/组织人事管理、行政管理等方面的一般性文件材料；其他具有一定保存价值的文件材料。保管期限为1５年。3.短期保管的档案公司/组织日常工作中形成的临时性文件材料；公司/组织一般性的业务文件材料；其他保存价值较低的文件材料。保管期限为5年。（四）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出存毁意见。3.对于拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，档案销毁清册应包括档案编号、题名、年度、保管期限、密级、责任者、日期等信息。4.档案销毁清册经公司/组织领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁工作的安全、彻底。5.档案销毁后，应在档案销毁清册上注明销毁日期，并由监销人员签字确认。档案销毁清册应永久保存。六、档案的利用（一）档案查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的编号、题名、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应对档案查阅申请表进行审核，审核通过后，为查阅人员提供档案查阅服务。查阅人员应在档案查阅登记薄上登记查阅时间、查阅内容等信息。3.档案查阅应在档案管理部门指定的查阅地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。4.涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等重要档案的查阅，应严格按照公司/组织保密制度的规定进行审批和管理。（二）档案借阅1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的编号、题名、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对档案借阅申请表进行审核，审核通过后，为借阅人员提供档案借阅服务。借阅人员应在档案借阅登记薄上登记借阅时间、借阅期限到期时间等信息，并签字确认。3.档案借阅期限一般不得超过15个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、涂改、污损、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。5.借阅人员借阅期满后，应按时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时追究借阅人员的责任。（三）档案统计档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理工作提供决策依据。档案统计内容应包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等信息。七、档案的信息化管理（一）档案信息化建设目标公司/组织应推进档案管理工作的信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、网络化管理和智能化利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）档案信息化建设内容1.档案数字化对公司/组织现有的纸质档案和声像电子档案进行数字化处理，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理信息系统建设建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。3.档案信息资源开发利用利用档案管理信息系统，开发利用档案信息资源，为公司/组织的决策、管理和业务工作提供参考依据。（三）档案信息化管理要求1.档案管理部门应加强档案信息化管理工作，配备必要的计算机设备和软件，