专业档案归档管理制度

PAGE专业档案归档管理制度一、总则（一）目的为加强公司专业档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在专业工作中形成的各类档案的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司专业档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则归档的专业档案必须是公司在实际工作中形成的原始材料，确保档案内容真实可靠，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集公司专业工作中产生的各类文件、资料，保证档案的门类齐全、内容完整，不遗漏重要信息。4.规范性原则档案的整理、分类、编号、装订等工作应遵循统一的标准和规范，确保档案管理的科学性和系统性。5.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司专业档案的日常管理工作（档案管理部门的具体人员构成及分工可根据公司实际情况详细列出）。（二）主要职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和公司实际情况，制定和修订专业档案归档管理制度及相关操作规程，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理指导和督促各部门及时收集、整理本部门在专业工作中形成的档案材料，对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其达到规范化要求。3.档案保管建立健全档案保管制度，负责档案库房的建设与管理，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全存放。定期对档案进行检查、清点，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。4.档案鉴定与销毁按照规定的程序和标准，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，提出销毁意见，经公司批准后进行销毁。5.档案统计与查询建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。为公司各部门及员工提供档案查询服务，根据规定办理档案借阅、查阅手续，做好档案利用登记工作。6.档案信息化建设推进档案管理信息化工作，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。7.业务培训与指导组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理技能。对各部门的档案管理工作进行业务指导，帮助解决档案管理中存在的问题。三、档案归档范围（一）行政管理档案1.公司文件上级机关下发的与公司相关的文件、通知、指示等。公司制定的规章制度、工作计划、总结、报告、决议、纪要等。公司内部的请示、报告、批复、函件等往来文件。2.会议档案公司各类会议的通知、议程、报告、决议、记录、纪要等文件材料。会议形成的重要文件的起草、修改、审核过程中的稿本及相关资料。3.人事档案员工的入职登记表、履历表、身份证复印件、学历学位证书复印件、劳动合同、岗位变动记录、工资调整记录、绩效考核记录、奖惩记录等。员工的培训记录、职业资格证书、专业技术职务任职资格评审材料等。员工的离职手续办理材料、离职证明等。4.财务档案公司的财务预算、决算报告、财务报表、会计凭证、账簿、审计报告、税务申报材料等。财务相关的合同、协议、票据、报销凭证等。5.法务档案公司的各类合同、协议、章程、规章制度等法律文件的起草、审核、修订过程中的稿本及相关资料。公司涉及的诉讼案件、仲裁案件的相关材料，包括起诉书、答辩状、证据材料、判决书、裁定书、调解书等。公司的知识产权文件，如专利证书、商标注册证、著作权登记证书等。（二）业务管理档案1.市场营销档案市场调研计划、报告、分析资料，客户信息档案，包括客户基本资料、需求偏好、购买记录等。营销活动策划方案、执行记录、效果评估报告，广告宣传资料，如海报、宣传单页、广告片等。销售合同、订单、报价单、销售统计报表等。2.研发项目档案研发项目立项申请书、可行性研究报告、项目计划任务书等。研发过程中的实验记录、数据统计分析报告、技术文档、图纸、专利申请文件等。研发项目的验收报告、成果鉴定材料、奖励申报材料等。3.生产管理档案生产计划、调度指令、生产报表、生产统计分析报告等。产品生产工艺文件、操作规程、质量检验记录、设备维护保养记录等。原材料采购合同、供应商档案、进货检验报告等。生产过程中的安全事故报告、处理记录等。4.质量管理档案质量管理体系文件，如质量手册、程序文件、质量计划等。产品质量标准、检验规范、质量检验报告、不合格品处理记录等。质量认证文件，如ISO质量管理体系认证、产品质量认证等相关材料。5.物资管理档案物资采购计划、采购合同、采购订单、到货验收记录等。物资库存台账、盘点报告、物资出入库凭证等。固定资产台账、卡片、购置合同、验收报告、折旧计提记录等。四、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应明确专人负责本部门档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应是原件，如因特殊原因无法提供原件的，应提供与原件核对无误的复印件，并注明出处。3.对收集到的零散文件材料，应进行初步整理，剔除无关的材料，确保归档材料的有效性。（二）文件材料的整理1.分类标准按照档案归档范围，结合公司实际情况，制定科学合理的分类方案。如行政管理档案可分为公司文件、会议档案、人事档案、财务档案、法务档案等类别；业务管理档案可按照市场营销、研发项目、生产管理、质量管理、物资管理等业务板块进行分类。2.编号规则为便于档案的管理和查询，对每一类档案应进行统一编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。例如，行政管理档案中的公司文件可编号为XZ0010001，其中XZ表示行政管理档案中的公司文件类别，001表示该类别下的一级目录顺序号，0001表示该一级目录下的具体文件序号。3.编目要求编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。题名应准确反映档案的主要内容，日期应填写文件形成的具体年月日，责任者应填写文件的制发部门或个人。4.装订规范对纸质档案进行装订时，应拆除金属物，采用线装或胶装方式，确保装订牢固、整齐美观。幅面过大的文件应折叠成A4纸大小，图样应按国家标准折叠成A4图幅，图标栏露在外面。（三）文件材料的归档时间1.各部门应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的档案材料整理归档完毕，移交公司档案管理部门。2.对于跨年度的项目档案，应在项目结束后的[具体时间]内归档。3.对于紧急或特殊情况下形成的档案材料，应在事件处理完毕后的[具体时间]内及时归档。（四）电子档案的归档1.公司在业务活动中形成的具有保存价值的电子文件，应按照相关规定进行归档。电子档案的归档应与纸质档案的归档同步进行，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.电子档案应采用通用格式进行存储，如PDF、TIFF等，确保文件的可读性和可移植性。同时，应建立电子档案元数据，对电子档案的背景信息、内容信息、结构信息等进行详细记录，以便于电子档案的管理和利用。3.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份。备份介质应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案数据丢失。五、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择在干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放区域。2.档案库房应具备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度调节设备、消防设备、防虫防鼠设备、照明设备等，确保档案的安全存放和正常管理。（二）档案保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司的重大决策文件、重要会议记录、年度财务决算报告、公司发展规划等。2.长期保管凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为[具体年限]年。如公司的一般性业务文件、中期工作计划、统计报表等。3.短期保管凡是在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为[具体年限]年。如临时性的通知、便函、一般性的会议记录等。（三）档案保管措施1.档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，核对档案的数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。2.对档案库房的温湿度进行实时监测和调控，保持库房内温度在[适宜温度范围]℃，相对湿度在[适宜湿度范围]%。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作。档案库房应配备消防器材，并定期进行检查和维护；采取防潮措施，防止档案受潮霉变；放置防虫药品，防止档案被虫蛀；安装防盗门窗、监控设备等，确保档案安全。4.对电子档案应进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别异地存放。同时，要做好电子档案的病毒防治和数据安全保护工作，防止电子档案数据被篡改或丢失。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.公司档案管理部门应定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组应根据档案的保管期限划分标准，结合公司实际情况，对已到保管期限的档案进行逐卷鉴定，确定档案的存毁。3.鉴定档案时，应全面分析档案的内容、来源、形式等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）档案销毁1.对经过鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等项目。2.档案销毁清册经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。3.档案销毁工作完成后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、档案利用（一）利用范围公司各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。查阅、借阅档案应遵守本制度的规定，不得擅自扩大利用范围。（二）利用手续1.查阅手续公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员应根据申请表提供的信息，及时准确地提供档案，并做好查阅登记工作。查阅人员应在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。如需复印档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的收费标准支付复印费用。2.借阅手续公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、