档案工作制度健全

PAGE档案工作制度健全一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、积累、整理、归档、保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织的档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织各项活动的实际情况，不得篡改、伪造档案内容。3.保密性原则对涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。4.方便利用原则档案管理应便于公司/组织各部门及员工查询和利用，充分发挥档案的作用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责公司/组织档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导等工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立健全档案管理制度，制定档案管理流程和操作规范。3.对档案进行安全保管，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全与完整。4.负责档案的信息化管理，建立档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。5.积极为公司/组织各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作。6.对档案管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断提高档案管理水平。（三）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门形成的档案移交至档案管理部门统一保管。3.在档案形成过程中，各部门应严格遵守档案管理规定，确保档案质量。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，包括但不限于以下几类：行政管理类：公司/组织的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划、工作总结等。业务经营类：合同协议、市场调研报告、营销策划方案、财务报表、审计报告等。人事管理类：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。工程技术类：项目可行性研究报告、设计图纸、施工方案、技术交底记录、竣工验收资料等。其他类：荣誉证书、商标注册文件、专利申请文件、宣传资料等。2.国家法律法规规定应归档保存的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料，并确保档案的真实性、完整性和准确性。2.档案收集责任人应按照档案管理部门规定的时间和要求，将收集到的档案资料移交至档案管理部门。3.对于重要的档案资料，应实行双套制备份，一份纸质档案，一份电子档案，分别保管。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类根据档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为若干类别，如行政管理类、业务经营类、人事管理类、工程技术类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用档案。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应定期接收各部门移交的档案资料，并按照整理要求进行整理和归档。2.归档的档案应齐全完整，手续完备，符合档案管理的有关规定。3.对于不符合归档要求的档案，档案管理部门应及时通知移交部门进行补充或更正。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案公司/组织的年度财务决算、年度工作报告等重要文件。涉及公司/组织重大权益的合同协议、产权证书等。公司/组织的历史沿革、大事记等。2.长期保管的档案公司/组织的重要业务文件、会议记录等，保管期限一般为10年至50年。员工的重要人事档案，保管期限一般为员工离职后50年。3.短期保管的档案一般性的业务文件、资料等，保管期限一般为1年至10年。（三）保管方式1.纸质档案采用专门的档案库房进行保管，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案应存放在档案架上，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行存储，并定期进行备份。电子档案应按照档案管理系统的要求进行分类、编号和著录，建立电子档案数据库，实现电子档案的信息化管理。（四）保管期限的鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行综合评估，提出存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁。销毁档案时，应确保档案信息的彻底销毁，防止档案信息泄露。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全与合法使用。2.档案利用应优先满足公司/组织内部工作需要，同时根据国家法律法规和公司/组织规定，为社会提供必要的档案利用服务。（二）利用方式1.查阅公司/组织内部员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅记录。2.借阅公司/组织内部员工因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。档案管理人员应对借阅档案进行跟踪管理，确保档案按时归还。3.复制公司/组织内部员工因工作需要复制档案时，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理人员应按照规定提供档案复制服务，并对复制的档案进行登记。复制的档案应加盖档案管理部门印章，以保证其真实性和有效性。（三）利用限制1.涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案，未经公司/组织主管领导批准，不得查阅、借阅和复制。2.档案利用人员应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案。3.档案利用人员在利用档案过程中，如发现档案存在问题或疑问，应及时向档案管理部门反馈。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理系统功能1.档案录入实现档案信息的快速录入，包括档案编号、名称、日期、保管期限、内容摘要等信息。2.档案检索提供多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.档案借阅管理实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，提高借阅管理工作的效率和准确性。4.档案统计分析对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理设置用户权限管理功能，确保档案信息的安全保密。对系统操作进行日志记录，便于审计和追溯。（三）数据备份与恢复1.定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.建立数据恢复机制，定期进行数据恢复演练，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据，保证档案管理工作的正常进行。七、监督与检查（一）监督检查部门公司/组织设立档案工作监督检查小组，由档案管理部门负责人及相关人员组成，负责对公司/组织档案工作进行定期监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作的质量和规范程度。3.档案信息化管理系统的运行情况。4.档案管理人员的工作情况。（三）监督检查方式1.定期检查档案工作监督检查小组定期对公司/组织档案工作进行全面检查，检查结果形成书面报告，报公司/组织主管领导。2.不定期抽查根据工作需要，档案工作监督检查小组不定期对部分部门的档案工作进行抽查，及时发现和解决存在的问题。（四）问题整改对监督检查中发现的问题，档案管