残联档案安全管理制度

PAGE残联档案安全管理制度一、总则（一）目的为加强残联档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在残联工作中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，结合残联工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于残联机关及所属事业单位档案的安全管理工作。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施预防和应对各类安全风险，确保档案实体和信息安全。2.预防为主原则：强化安全意识，建立健全安全管理制度和防范机制，加强日常检查和隐患排查，做到防患于未然。3.责任到人原则：明确各部门和人员在档案安全管理中的职责，确保安全管理工作落到实处。二、档案管理部门及人员职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案安全管理的法律法规和方针政策，制定和完善残联档案安全管理制度。2.负责组织实施档案安全管理工作，对档案的收集、整理、保管、利用等环节进行监督和指导。3.定期组织开展档案安全检查和评估，及时发现和消除安全隐患。4.负责档案安全设施设备的配备、维护和更新，保障档案存储环境安全。5.组织开展档案安全宣传教育和培训，提高全体人员的安全意识和技能。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案安全管理制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、归档、保管等工作，确保档案的质量和安全。3.定期对档案进行清查核对，做到账实相符，发现问题及时报告并处理。4.做好档案存储环境的日常管理，维护档案设施设备的正常运行。5.严格执行档案查阅、借阅等利用制度，做好利用登记和归还工作，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案收集与整理安全（一）收集要求1.各部门应及时将工作中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全，移交档案管理部门。2.收集的档案应真实、完整，符合档案形成规律和特点，确保来源可靠。3.对重要档案的收集过程，要做好记录，留存相关凭证。（二）整理规范1.档案管理人员应按照统一的分类标准和编号规则对档案进行整理，确保档案分类科学、编号唯一。2.整理过程中要保持档案的原始顺序，不得擅自涂改、抽取或销毁档案材料。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，保证档案的完整性。四、档案保管安全（一）保管场所1.档案保管场所应选择安全、干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间，并配备必要的消防器材和安全设施。2.档案库房应与其他用房分开设置，并保持适当的间距，避免相互干扰。3.库房内要安装温湿度调控设备，将温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放整齐、有序。2.档案装具应坚固耐用，便于搬运和使用，能够有效保护档案不受损坏。（三）档案存储1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，并定期进行检查和更新。3.对重要和珍贵档案应采取特殊的保护措施，如专柜存放、加密存储等。（四）日常管理1.档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，并做好记录。2.保持档案库房的清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。3.严禁在档案库房内吸烟、使用明火和存放易燃、易爆物品。五、档案利用安全（一）利用原则1.严格遵守国家有关档案利用的法律法规和政策规定，依法依规开展档案利用工作。2.档案利用应遵循保密原则，确保档案信息不被泄露。3.档案利用应方便快捷，提高工作效率，满足工作需要。（二）查阅与借阅1.本单位人员查阅档案，需填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，经残联分管领导批准后，方可查阅。查阅时应在档案管理部门指定的地点进行，并有档案管理人员在场监督。3.借阅档案应填写借阅申请表，注明借阅期限和用途，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，按时归还档案。（三）档案复制1.因工作需要复制档案，需填写复制申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可复制。2.复制档案应使用符合质量要求的设备和材料，确保复制件与原件内容一致。3.复制的档案应加盖“复制件”印章，并注明复制日期和出处。（四）档案信息公开1.涉及档案信息公开的，应按照国家有关规定和程序进行审核，确保公开信息的合法性、准确性和安全性。2.档案信息公开应采取适当的方式和渠道，防止信息泄露和滥用。六、档案安全保密（一）保密制度1.建立健全档案安全保密制度，明确保密责任和措施，加强对档案管理人员的保密教育和培训。2.对涉及国家秘密、工作秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，采取加密存储、专人保管等措施，防止泄密事件发生。3.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得擅自泄露档案内容，不得在非工作场合谈论档案机密信息。（二）保密措施1.对档案存储场所应采取安全防护措施，如安装门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。2.对电子档案应设置加密权限，严格控制访问范围，防止信息被非法获取。3.在档案利用过程中，应严格按照保密规定进行操作，确保档案信息安全。（三）保密监督与检查1.定期对档案安全保密工作进行监督检查，发现问题及时整改。2.对违反保密制度的行为，应依法依规追究责任。七、档案安全应急处置（一）应急预案制定1.制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。2.应急预案应定期进行修订和演练，确保其科学性、实用性和可操作性。（二）应急处置措施1.发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时，应立即启动应急预案，采取相应的应急处置措施，保护档案安全。2.及时组织人员对受损档案进行抢救、修复和转移，尽量减少损失。3.对事件发生的原因、经过和损失情况进行调查和评估，总结经验教训，提出改进措施。（三）事后恢复与重建1.事件处理完毕后，应及时组织对档案进行恢复和重建工作，确保档案的完整和可用。2.对因突发事件造成的档案损失，应按照有关规定进行统计和报告，并采取相应的补救措施。八、档案安全培训与教育（一）培训计划1.制定档案安全培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训计划应根据档案安全管理工作的需要和人员实际情况进行制定，确保培训的针对性和实效性。（二）培训内容1.《中华人民共和国档案法》等相关法律法规和行业标准。2.档案安全管理制度和操作规程。3.档案安全保密知识和技能。4.档案应急处置知识和技能。（三）培训方式1.定期组织集中培训，邀请专家进行授课，提高人员的理论水平。2.开展现场操作培训，让人员熟悉档案管理的实际操作流程。3.组织案例分析和讨论，通过实际案例增强人员的安全意识和应对能力。九、档案安全检查与评估（一）检查制度1.建立档案安全检查制度，定期对档案安全管理工作进行全面检查。2.检查内容包括档案保管场所、设施设备、档案实体、利用情况、安全保密等方面。（二）检查方式1.日常检查：档案管理人员每天对档案存储环境、设施设备等进行巡查，及时发现和处理问题。2.定期检查：每季度组织一次全面检查，对档案管理工作进行系统评估。3.专项检查：根据工作需要，对特定档案或重点环节进行专项检查。（