绿色社区档案管理制度

PAGE绿色社区档案管理制度一、总则（一）目的为加强绿色社区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在绿色社区建设、管理和服务中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本社区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本绿色社区内各类档案的管理，包括但不限于社区规划建设、环境保护、资源利用、居民参与等方面形成的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则社区档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免档案分散保存导致的管理混乱和信息丢失。2.真实准确原则档案内容应真实反映绿色社区建设和管理的实际情况，数据准确、表述清晰，严禁虚假和误导性信息。3.安全保密原则加强档案安全防护，确保档案信息不被泄露、篡改或损坏。对涉及社区机密和居民隐私的档案，严格遵守保密规定。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为社区工作人员、居民及相关部门提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善绿色社区档案管理制度、工作流程和操作规范。2.集中统一管理社区各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立档案信息管理系统，实现档案的电子化存储和检索，提高档案管理效率和服务水平。4.定期对档案进行清查、核对和统计，确保档案的数量准确、质量完好。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，保障档案实体安全。6.组织开展档案业务培训，提高社区工作人员的档案管理意识和业务能力。7.按照规定向有关部门移交档案，并提供档案查阅、借阅等服务。（二）各部门职责1.负责本部门在绿色社区建设和管理过程中形成的文件、资料、记录等的收集、整理和归档工作，并定期移交至档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的清查、核对、统计等工作，及时提供相关档案信息。3.严格遵守档案管理制度，在工作中妥善保管和使用档案，不得擅自销毁、涂改、转借档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、存储、保管、查阅、借阅等，确保档案管理工作的正常运转。3.严格遵守档案管理制度和保密规定，保守档案机密，防止档案信息泄露。4.定期对档案进行检查和维护，及时发现并处理档案存在的问题，确保档案的安全和完整。5.积极参与档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.社区规划建设方面：包括社区总体规划、详细规划、建设项目审批文件、工程图纸、施工记录等。2.环境保护方面：环境监测报告、污染防治措施文件、节能减排方案、环保宣传资料等。3.资源利用方面：水资源管理文件、垃圾分类与回收记录、能源消耗统计报表、可再生能源利用资料等。4.居民参与方面：居民意见征集记录、社区活动方案与总结、志愿者服务记录、居民投诉处理档案等。5.其他与绿色社区建设相关的文件、资料、记录，如上级部门的指导文件、社区与相关单位的合作协议等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.在档案形成过程中，应同步做好文件材料的积累和整理工作，避免事后补漏。4.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行存储和备份。（三）整理方法1.分类按照档案的来源、内容、时间等因素进行分类，可分为党群工作类、行政管理类、社区建设类、环境保护类、资源利用类、居民服务类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级及以下类目。2.编号为便于档案的管理和检索，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用“年度+类目代码+流水号”的方式进行编制。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。目录应打印成册，并建立电子目录数据库，方便查询和使用。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，确保装订牢固、整齐美观。对于幅面较大的图纸等，应折叠成A4规格并进行装订。四、档案的保管与保护（一）保管场所设立专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和保管期限进行分区存放。（二）保管要求1.对档案进行定期检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。发现问题及时处理，并做好记录。2.按照档案保管期限，对到期档案进行鉴定和处置。对失去保存价值的档案，经审批后进行销毁，并做好销毁记录。3.做好档案的数字化工作，将重要档案进行扫描备份，建立电子档案库。电子档案应与纸质档案同步更新，并进行定期备份，确保数据安全。4.加强档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护。（三）保护措施1.采取防潮措施，如安装除湿设备、控制库房湿度等，防止档案受潮发霉。2.采取防虫措施，如放置驱虫药品、定期清扫库房等，防止档案遭受虫害。3.采取防火措施，如安装火灾报警装置、配备灭火器材等，确保档案库房消防安全。4.采取防盗措施，安装监控设备，并与社区安全监控系统联网，加强对档案库房的安全监控。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.社区内部人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案。3.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅完毕后及时归还档案，由档案管理人员进行核对和签收。（二）借阅规定1.社区外部单位或个人因特殊原因需要借阅档案，需提前向社区提出书面申请，说明借阅目的、档案名称和编号等信息，并加盖单位公章。2.申请经社区负责人审批同意后，借阅人到档案管理部门办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》，明确借阅期限、归还日期等内容，并缴纳一定的押金。3.档案管理部门根据审批意见，提供相应的档案，并对借阅人进行必要的档案保护和保密教育。借阅人应严格遵守档案管理制度，不得将档案转借他人或擅自复制、传播档案内容。4.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。如因特殊情况需要延期，应提前向档案管理部门申请，经批准后方可延期。5.档案归还时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应的赔偿责任。六、档案的统计与鉴定（一）统计工作1.建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等。统计数据应准确、及时、完整，并按照规定向上级主管部门报送。3.利用统计数据进行分析研究，为档案管理决策提供依据，不断优化档案管理工作。（二）鉴定工作1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案名称、编号、日期、责任者、保管期限等信息。《档案销毁清册》经鉴定小组审核