人事档案接收归档制度

PAGE人事档案接收归档制度一、总则（一）目的为了规范公司人事档案的接收与归档工作，确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工人事档案的接收、整理、归档、保管和查阅等工作。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案应如实反映员工的个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：确保人事档案材料齐全，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护员工人事档案的机密性，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和程序进行人事档案的管理工作。二、人事档案接收（一）新员工档案接收1.新员工入职时，人力资源部门应向其明确告知需提交的人事档案材料清单，包括但不限于个人简历、学历证书、学位证书、身份证复印件、资格证书、劳动合同等。2.新员工应在规定时间内将完整的人事档案材料提交至人力资源部门。人力资源部门收到后，应进行初步审核，检查材料是否齐全、真实有效。3.对于不符合要求的档案材料，人力资源部门应及时通知新员工补充或更正。如因特殊原因无法提供某些材料，应要求新员工出具书面说明，并经相关负责人批准。（二）员工档案变更接收1.员工在工作期间，如个人信息发生变更（如姓名、性别、出生日期、联系方式、学历、工作经历等），应及时向人力资源部门提交相关证明材料。2.人力资源部门收到变更材料后，应进行审核，并在员工人事档案中进行相应更新。同时，确保相关信息在公司内部系统中同步更新，以保证信息的一致性。（三）离职员工档案接收1.员工离职时，人力资源部门应在办理离职手续的同时，接收其人事档案。2.离职员工应将个人所有档案材料整理齐全后交至人力资源部门。人力资源部门应进行全面审核，确认档案材料完整无误后，办理档案交接手续。3.对于离职后仍需保留档案关系的员工（如档案托管在公司所在地人才市场等情况），人力资源部门应按照相关规定办理档案转出手续，并确保档案安全转移至指定地点。三、人事档案整理（一）材料分类1.人事档案材料应按照以下类别进行分类：履历材料：包括个人简历、自传等。自传材料：个人撰写的关于自己经历、思想等方面的材料。鉴定、考核、考察材料：如年度考核表、工作鉴定、考察报告等。学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：学历证书、学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书、聘任文件等。政审材料：政治历史情况审查表、入党入团志愿书等。党团材料：入党申请书、思想汇报、团组织关系证明等。奖励材料：各类奖励证书、表彰决定等。处分材料：违纪处分决定、解除处分证明等。工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、职务任免文件、出国（境）审批表等。其他可供组织参考的材料：如体检报告、荣誉证书、获奖作品等。2.每一类材料应按照时间顺序进行排列，确保材料的连贯性和逻辑性。（二）材料编号1.为便于管理和查询，对每份人事档案材料应进行编号。编号应遵循唯一性原则，确保不同员工的档案材料编号不重复。2.编号方法可采用数字编码，例如：以员工入职年份为前四位，以员工在公司内的入职顺序为后四位。如20230001表示2023年入职的第一位员工。3.在每份材料上应注明相应的编号，并在档案目录中详细记录材料编号、名称、日期、页码等信息。（三）档案目录编制1.根据人事档案材料的分类和编号，编制详细的档案目录。档案目录应包括序号、材料编号、材料名称、日期、页码等内容。2.档案目录应打印一式两份，一份装订在人事档案内首页，另一份单独保存，以便于快速查找和核对档案材料。3.随着人事档案材料的增加或变更，应及时更新档案目录，确保目录与档案内容的一致性。四、人事档案归档（一）归档流程1.人力资源部门负责对整理好的人事档案进行归档。在归档前，应再次检查档案材料是否齐全、完整，编号是否准确，目录是否清晰。2.将人事档案按照类别和编号顺序依次装入档案盒，并在档案盒上标明员工姓名、档案编号、入职时间等信息。3.将装有档案的档案盒存放在专门的档案柜中，按照部门、入职时间等顺序进行排列，便于查找和管理。4.建立人事档案电子数据库，将人事档案的基本信息（如姓名、性别、出生日期、学历、工作经历等）录入数据库，实现档案信息的电子化管理。同时，确保电子数据库与纸质档案内容一致，并定期进行数据备份，防止数据丢失。（二）归档要求1.归档的人事档案应保持整洁、整齐，不得有破损、涂改、折叠等情况。2.档案材料应使用A4纸张打印或复印，字迹清晰、工整。对于不符合规格的材料，应进行整理或重新复制。3.归档的档案应按照规定的分类和编号顺序进行排列，不得随意打乱顺序。如有特殊情况需要调整顺序，应在档案目录中注明原因。4.档案盒应选用质量较好、规格统一的产品，确保档案存放安全、牢固。档案柜应定期进行检查和维护，防止档案受潮、发霉、虫蛀等情况发生。五、人事档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的人事档案保管场所，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.保管场所应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药等，以保障人事档案的安全。3.档案保管场所应设置专人负责管理，严格限制无关人员进入。管理人员应定期对保管场所进行检查，确保档案存放条件符合要求。（二）保管期限1.人事档案的保管期限分为短期、中期和长期。短期保管期限为5年，中期保管期限为10年，长期保管期限为永久。2.对于不同类型的人事档案材料，应根据其重要性和保存价值确定相应的保管期限。例如，履历材料、学历学位材料等一般应长期保存；鉴定、考核、考察材料等可根据实际情况确定保管期限，但至少应保存10年。3.在保管期限届满后，应按照相关规定对人事档案进行鉴定和销毁。对于仍需保存的档案材料，应重新确定保管期限，并继续妥善保管。（三）档案检查与维护1.人力资源部门应定期对人事档案进行检查，检查内容包括档案材料的完整性、准确性、安全性等。检查周期为每年一次。2.在检查过程中，如发现档案材料有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复或补充。对于因保管不善导致档案损坏的，应追究相关管理人员的责任。3.同时，应根据档案保管场所的环境变化，适时采取相应的维护措施。如在潮湿季节增加除湿设备的运行时间，在虫害高发期投放防虫药等，确保人事档案始终处于良好的保管状态。六、人事档案查阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅人事档案应遵循以下权限规定：人力资源部门工作人员因工作需要可查阅员工人事档案，但应严格遵守查阅审批程序，确保查阅目的正当、合理。其他部门因工作需要查阅人事档案时，应填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，并经本部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。公司高层管理人员因工作需要查阅人事档案时，可直接向人力资源部门提出申请，由人力资源部门负责人审批后安排查阅。2.外部单位或个人查阅人事档案，必须持有单位介绍信，并经公司总经理批准。人力资源部门应在严格监督下，按照规定的查阅范围提供档案材料。（二）查阅程序1.查阅人事档案时，查阅人员应提前向人力资源部门提交《人事档案查阅申请表》，经审批通过后，由人力资源部门管理人员陪同查阅。2.查阅人员只能在指定的查阅场所查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。查阅过程中，应爱护档案材料，不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案。3.如需复印档案材料，应经人力资源部门负责人批准，并按照规定的复印范围和份数进行复印。复印后的档案材料应加盖人力资源部门公章，注明“与原件核对无误”字样。4.查阅结束后，查阅人员应在《人事档案查阅登记表》上签字确认查阅情况，包括查阅时间、查阅内容、档案归还情况等。人力资源部门管理人员应对查阅情况进行记录，并将档案及时归还原位。（三）查阅记录与保密1.人力资源部门应建立人事档案查阅记录台账，详细记录每次查阅的时间、查阅人员、查阅内容、审批情况等信息。查阅记录台账应妥善保存，以备查询。2.查阅人事档案过程中，查阅人员必须严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。如因查阅人员原因导致档案信息泄露，应依法追究其责任。3.人力资源部门管理人员应对人事档案查阅情况进行监督，确保查阅工作按照规定程序进行，防止违规查阅行为的发生。七、人事档案借阅（一）借阅权限1.公司内部人员借阅人事档案应遵循与查阅权限类似的规定。一般情况下，除人力资源部门工作人员外，其他人员原则上不得借阅人事档案。如有特殊情况需要借阅，必须经人力资源部门负责人批准，并严格控制借阅期限。2.外部单位或个人因特殊原因需要借阅人事档案时，必须经公司总经理批准，并签订保密协议。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。（二）借阅程序1.借阅人事档案时，借阅人员应填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅原因（包括用途、使用范围等）、借阅期限、归还时间等信息，并经相关负责人审批。2.经审批通过后，人力资源部门管理人员应将档案从档案柜中取出，交借阅人员签收。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或用于其他未经批准的用途。3.借阅期限届满，借阅人员应按时归还人事档案。人力资源部门管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完好无损、内容完整。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）借阅记录与跟踪1.人力资源部门应建立人事档案借阅记录台账，详细记录每次借阅的时间、借阅人员、借阅原因、借阅期限、归还时间等信息。借阅记录台账应定期进行核对和清理，确保记录准确无误。2.在借阅期限内，人力资源部门管理人员应跟踪借阅人员的档案使用情况，如发现借阅人员未按照规定使用档案或逾期未归还档案，应及时督促其改正，并采取相应的措施，如暂停其借阅权限、追究其责任等。八、人事档案转递（一）转递条件1.员工因工作调动、离职、退休等原因需要转移人事档案时，应按照公司规定办理档案转递手续。2.档案转递应确保档案材料完整、准确，符合接收单位的要求。接收单位应出具正式的档案接收函，明确档案接收的具体要求和地址。（二）转递程序1.人力资源部门收到员工档案转递申请后，应审核接收单位的档案接收函，并确认员工档案材料齐全、完整。2.填写《人事档案转递通知单》，详细注明档案转递的原因、接收单位名称、地址、联系人、联系电话等信息，并随档案一同转递。3.将人事档案通过机要交通、专人送取或邮政特快专递（EMS）等方式转递至接收单位。转递过程中，应确保档案的安全和保密，防止档案丢失或损坏。4.档案转递后，人力资源部门应及时与接收单位联系，确认档案是否已顺利接收。如发现档案在转递过程中出现问题，应及时查明原因，并采取措施进行处理。（三）转递记录1.人力资源部门应建立人事档案转递记录台账，详细记录每次档案转递的时间、转递原因、接收单位名称、转递方式、档案编号、档案材料清单、接收情况反馈等信