茶业工会档案管理制度

PAGE茶业工会档案管理制度一、总则（一）目的为加强茶业工会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在茶业工会工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于茶业工会机关及所属各部门、各基层工会的档案管理工作。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：茶业工会档案工作实行集中统一管理，由茶业工会综合办公室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映茶业工会各项工作的历史过程和实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集和保存茶业工会在工作活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，采取有效措施进行保密管理。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案管理信息化水平，为档案利用提供便利条件，充分发挥档案的价值。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立茶业工会档案管理领导小组，由茶业工会主席担任组长，副主席担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责研究决定档案管理工作中的重大事项，指导和监督档案管理工作。（二）综合办公室综合办公室是茶业工会档案管理的职能部门，具体职责如下：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善茶业工会档案管理制度。2.负责组织、指导和监督各部门、各基层工会的档案收集、整理、归档工作。3.集中统一管理茶业工会各类档案，做好档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。4.负责档案管理设施设备的配备、维护和管理，确保档案安全。5.开展档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化进程。6.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（三）档案管理人员职责1.档案管理人员应热爱档案工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。4.按照规定的程序和方法进行档案鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施销毁。5.负责档案的查阅、借阅登记和统计工作，为利用者提供优质服务。6.积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、存储和维护，确保档案信息安全。7.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与茶业工会工作有关的文件、指示、通知等。2.茶业工会召开的各类会议文件、记录、纪要等。3.茶业工会制定的工作计划、总结、报告、统计报表等。4.茶业工会组织开展的各项活动的方案、记录、照片、视频等。5.茶业工会与其他单位签订的合同、协议、备忘录等。6.茶业工会机构设置、人员任免、工资福利等方面的文件材料。7.茶业工会会员代表大会、委员会会议等形成的文件材料。8.茶业工会在维护职工权益、开展劳动竞赛、技术创新等工作中形成的文件材料。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各基层工会应指定专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门、本基层工会形成的文件材料，并定期移交综合办公室。2.收集的档案应齐全完整、真实准确，字迹清晰，载体完好。3.对重要文件材料应进行备份，防止丢失。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。2.会计档案：按照会计档案管理办法的规定进行整理，编制会计档案目录。3.声像档案：按照载体形式、时间顺序进行整理，编制声像档案目录，并注明拍摄（录制）时间、地点、内容等信息。4.实物档案：按照类别、时间顺序进行整理，编制实物档案目录，并注明实物名称、来源、日期等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色等档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。（三）档案数字化1.积极推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化扫描，建立档案数据库。2.档案数字化应遵循相关标准和规范，确保数字化档案的质量。3.加强对档案数字化成果的管理，做好数据备份和安全防护工作。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面的历史观点和发展的观点，从茶业工会工作的实际需要出发，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合办公室负责人、档案管理人员及相关部门业务骨干组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定其保存价值。2.价值评估法：根据档案的重要性、完整性、稀有性等因素，对档案的价值进行综合评估。（四）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映茶业工会主要职能活动和基本历史面貌的，对茶业工会工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映茶业工会一般工作活动，在较长时间内对茶业工会工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映茶业工会短期工作活动，在较短时间内对茶业工会工作有参考价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（五）销毁程序1.对已到保管期限且失去保存价值的档案，由档案管理人员提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册经档案鉴定小组审核后，报茶业工会领导批准。3.经批准销毁的档案，由档案管理人员和监销人员共同到指定地点进行销毁，并在销毁清册上签字确认。4.销毁档案时，应确保档案信息无法恢复，防止档案内容泄露。六、档案的查阅与利用（一）查阅原则1.根据档案的密级和利用范围，严格履行查阅审批手续。2.查阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出查阅场所。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。（二）查阅审批1.内部查阅：茶业工会工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合办公室查阅。2.外部查阅：外单位人员因工作需要查阅茶业工会档案的，应持单位介绍信，填写档案查阅申请表，经茶业工会综合办公室负责人签字同意后，方可查阅。涉及重要档案或机密档案的，需经茶业工会领导批准。（三）查阅登记档案管理人员应对查阅档案的人员、时间、内容、用途等进行详细登记，查阅登记记录应妥善保存。（四）借阅管理1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经批准后办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。4.借阅期满，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并处理。（五）档案利用服务1.积极为利用者提供档案查阅、借阅等服务，根据利用者的需求，及时准确地提供档案信息。2.对利用档案形成的资料，如查阅记录、复制件等，应进行整理归档，妥善保管。七、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的年度归档数量、累计库存数量等。2.档案利用情况统计：包括查阅、借阅档案的人次、卷次等。3.档案保管状况统计：包括档案库房温湿度、设备运行情况等