个人档案责任追究制度

PAGE个人档案责任追究制度一、总则（一）目的为加强公司/组织个人档案管理，确保档案信息真实、完整、安全，明确档案管理各环节责任，特制定本责任追究制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及个人档案管理的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规及行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.责任明确原则：清晰界定档案管理各环节的责任主体，避免责任推诿。3.客观公正原则：以事实为依据，对责任追究做到客观、公正、准确。4.教育与惩戒相结合原则：通过责任追究，起到教育警示作用，同时促进档案管理水平提升。二、档案管理职责分工（一）人力资源部门1.负责制定和完善个人档案管理制度及流程。2.统筹管理员工个人档案，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅等工作。3.指导和监督各部门对员工档案的日常管理。4.负责档案信息的安全保密工作，防止档案信息泄露。（二）各部门1.负责本部门员工档案材料的收集、整理，并及时移交人力资源部门。2.配合人力资源部门做好档案查阅、借阅等相关工作。3.对本部门档案管理工作负责，确保档案材料真实、完整。（三）档案管理人员1.严格按照档案管理规定，做好档案的日常管理工作，确保档案存放有序、安全。2.负责档案的数字化录入、维护及更新，保证电子档案与纸质档案一致。3.协助人力资源部门及其他部门做好档案查阅、借阅登记等工作。4.定期对档案进行清查盘点，及时发现并报告档案管理中存在的问题。三、档案收集与整理责任（一）收集责任1.人力资源部门应明确档案收集范围，包括员工入职登记表及相关证明材料、学历学位证书、工作经历证明、培训证书、奖惩记录等。2.各部门应在规定时间内将本部门员工的新增档案材料收集齐全，并移交人力资源部门。如因特殊原因未能及时移交，需向人力资源部门说明情况并约定移交时间。3.档案管理人员在接收档案材料时，应认真核对材料的完整性、真实性，对不符合要求的材料及时反馈给移交部门，要求补充或更正。（二）整理责任1.人力资源部门负责对收集到的档案材料进行分类整理，按照档案管理规范进行编号、装订。2.档案管理人员应确保档案整理符合标准，做到目录清晰、材料排列有序，便于查阅和保管。3.在档案整理过程中，如发现材料存在涂改、伪造等问题，应及时报告并进行调查处理。四、档案保管责任（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度控制设备等，确保档案安全存放。2.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管措施1.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、完整性及存放位置，确保账实相符。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。3.严格限制无关人员进入档案保管场所，档案管理人员离开时应确保门窗关闭、设备断电。4.对档案保管场所的安全情况进行定期检查，发现安全隐患及时报告并采取措施消除。（三）责任追究1.因保管不善导致档案损坏、丢失的，由档案管理人员承担相应责任。如因不可抗力等特殊原因造成的，应及时报告并采取补救措施，根据实际情况减轻或免除责任。2.对于违反档案保管规定，擅自将档案带出保管场所或泄露档案信息的，视情节轻重给予相应的纪律处分，并追究相关人员的法律责任。五、档案查阅与借阅责任（一）查阅程序1.公司/组织内部人员因工作需要查阅个人档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等，经所在部门负责人审批后交人力资源部门。2.人力资源部门审核申请表后，安排档案管理人员提供查阅服务，并做好查阅登记，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自涂改、抽取、复制档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员。（二）借阅程序1.因特殊情况需要借阅个人档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人及人力资源部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.档案管理人员应对借阅档案进行登记，明确借阅人、借阅档案名称、借阅期限等信息，并要求借阅人签字确认。3.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。如需延期借阅，应重新办理审批手续。（三）责任追究1.查阅或借阅人员违反查阅、借阅规定，擅自扩大查阅或借阅范围、泄露档案信息的，给予批评教育，情节严重的给予纪律处分，并追究相关责任。2.档案管理人员未按规定办理查阅、借阅手续，或因工作失误导致档案丢失、损坏的，承担相应责任。六．档案信息更新责任（一）信息更新要求1.员工个人信息发生变化时，如姓名、性别、出生日期、学历学位、工作岗位、联系方式等，应在规定时间内将相关证明材料提交至所在部门。2.各部门应及时对本部门员工的信息变化情况进行核实，并将更新后的材料移交人力资源部门。3.人力资源部门负责对接收的更新材料进行审核，确认无误后及时更新员工档案信息，并确保电子档案与纸质档案同步更新。（二）责任追究1.员工未及时提交信息更新材料，导致档案信息不准确的，由员工本人承担责任。2.各部门未认真核实员工信息变化情况，或未及时移交更新材料的，追究部门负责人及相关人员责任。3.人力资源部门及档案管理人员未按规定及时更新档案信息，影响档案正常使用的，给予相应的批评教育或纪律处分。七、档案鉴定与销毁责任（一）鉴定程序1.公司/组织应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作由人力资源部门牵头，会同相关部门组成鉴定小组进行。2.鉴定小组根据档案的内容、性质、历史价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见，确定档案的保管期限。3.对已到保管期限且无保存价值的档案，鉴定小组应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等，经公司/组织负责人审批后，方可进行销毁。（二）销毁程序1.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁过程中应确保档案信息无法恢复。2.销毁人员应对销毁的档案进行详细登记，记录销毁时间、销毁档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁申请表》上签字，注明销毁情况。（三）责任追究1.未经鉴定或鉴定不准确，擅自销毁档案的，追究相关鉴定人员及销毁人员责任。2.销毁过程中未按规定进行登记、监销，导致档案销毁记录不完整的，对相关责任人给予批评教育。3.因故意或重大过失导致应销毁档案未销毁或销毁不彻底的，追究相关人员责任，并视情节轻重给予纪律处分。八、监督与检查（一）内部监督1.人力资源部门负责对公司/组织个人档案管理工作进行日常监督检查，定期对档案管理情况进行抽查，发现问题及时督促整改。2.各部门应配合人力资源部门的监督检查工作，对本部门档案管理情况进行自查自纠，及时发现并纠正存在的问题。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部机构的监督检查，积极配合提供相关档案资料和情况说明。2.根据外部监督检查意见，及时整改档案管理工作中存在的问题，不断完善档案管理制度和流程。九、责任追究方式（一）批评教育对违反档案管理规定情节较轻的人员，给予批评教育，责令其改正错误行为。（二）警告对初次违反规定且造成一定影响的人员，给予警告处分，督促其提高认识，加强对档案管理规定的遵守。（三）罚款根据违规行为的严重程度及造成的损失，对相关责任人员处以一定金额的罚款，以示惩戒。（四）纪律处分对违反规定情节严重、影响恶劣的人员，给予记过、记大过、降级、撤职、开除等纪律