乡镇单位档案管理制度

PAGE乡镇单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在乡镇工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇单位各部门及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则乡镇单位的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理机构或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化、制度化。2.真实性原则档案应如实反映乡镇工作的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集、整理乡镇工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。（四）档案管理机构及职责1.档案管理机构乡镇单位应设立档案管理办公室，配备必要的档案管理人员。档案管理办公室可设在乡镇综合办公室或指定专门的科室负责档案管理工作。2.职责档案管理办公室负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管和利用等工作。对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，确保档案管理工作规范有序。定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁和移交。负责档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与乡镇工作有关的文件、指示、通知、通报等。2.乡镇党委、政府形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告等。3.各部门在工作中形成的文件、报表、统计资料、合同协议、项目资料等。4.反映乡镇重大活动、重要事件的照片、录像、录音等资料。5.干部职工的人事档案、工资档案、考核档案等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的文件材料，并定期移交档案管理办公室。2.收集的档案应保持文件材料的完整性，不得擅自剪裁、涂改、损毁文件。3.对重要文件和紧急文件，应及时收集并优先整理归档。（三）整理方法1.分类档案按照年度机构（问题）保管期限进行分类。年度：按照文件形成的年度进行划分。机构（问题）：根据乡镇单位的内设机构或工作职能，将档案分为党群工作、行政工作、经济发展、社会事务、农业农村等类别。保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，将档案分为永久、定期（30年、10年）保管。2.编号对分类后的档案进行编号，编号应科学合理、便于查找。编号采用“全宗号年度保管期限流水号”的形式。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、文号、页数等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询利用。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐牢固，便于保管和查阅。装订时应去除文件上的金属物，破损文件应进行修补。三、档案的保管（一）保管场所1.档案管理办公室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、除湿机、空调、灭火器等。2.档案柜、档案架应坚固耐用，符合档案保管要求，能够有效保护档案。（三）档案存放1.按照档案分类编号顺序，将档案存放在档案柜或档案架上，做到排列有序、便于查找。2.不同保管期限的档案应分开存放，永久档案应单独存放，便于重点保管和利用。3.对电子档案应进行备份存储，备份存储设备应定期检查和维护，确保数据安全。（四）档案保管期限划分1.永久保管凡是反映乡镇主要职能活动和基本历史面貌的，对乡镇工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如乡镇党委、政府的重要文件、会议记录、工作总结、统计年报等。2.定期保管定期保管的档案分为30年和10年两种。保管期限为30年的档案，主要是反映乡镇一般工作活动，在较长时间内对乡镇工作有查考利用价值的文件材料。如各部门的工作计划、总结、报告等。保管期限为10年的档案，主要是在较短时间内对乡镇工作有查考利用价值的文件材料。如一般性的文件、报表等。（五）档案鉴定与销毁1.档案管理办公室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.鉴定工作应由档案管理办公室牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值。3.对失去保存价值的档案，应填写档案销毁清单，经乡镇分管领导批准后，按照规定进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并对销毁过程进行记录。销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁人员等信息，销毁记录应保存备查。四、档案的利用（一）利用范围1.乡镇单位工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅乡镇单位档案。3.司法机关、纪检监察机关等因办案需要查阅乡镇单位档案。4.公民、法人和其他组织因合法权益需要查阅乡镇单位档案。（二）利用手续1.本乡镇单位工作人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理办公室查阅。2.上级机关、其他单位查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、范围和时间等，经乡镇分管领导批准后，由档案管理办公室安排查阅。3.司法机关、纪检监察机关等查阅档案，应出具相关法律文书或证明材料，经乡镇主要领导批准后，按照规定办理查阅手续。4.公民、法人和其他组织查阅档案，应提交有效身份证件和相关证明材料，说明查阅目的和范围，经乡镇分管领导批准后，按照规定办理查阅手续。（三）利用方式1.档案查阅应在档案管理办公室指定的场所进行，查阅人员应遵守档案管理办公室的各项规定，爱护档案。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案。如需复制档案，应经档案管理办公室负责人批准，并按照规定进行登记。3.对涉及机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。五、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和水平，方便档案的查阅和利用，降低档案管理成本。（二）数字化档案采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，图像格式应为JPEG或TIFF。2.对扫描后的图像进行图像处理，确保图像清晰、完整，无黑边、白边、偏斜等现象。3.建立数字化档案数据库，将扫描后的图像数据录入数据库，并进行分类、编目、索引等处理，确保数据库信息准确、完整。（三）信息化系统管理1.配备必要的计算机设备和网络设施，确保档案信息化管理系统的正常运行。2.档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、统计、借阅、审批等功能，实现档案管理的自动化和信息化。3.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统安全稳定运行，数据安全可靠。（四）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步管理，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.对电子档案进行备份存储，并定期进行数据备份检查，确保数据安全。3.严格遵守电子档案管理的相关规定，对电子档案的访问、修改、删除等操作进行权限管理，防止电子档案信息泄露。六、监督与检查（一）监督检查机构乡镇单位应成立档案管理监督检查小组，由乡镇分管领导任组长，档案管理办公室负责人及相关部门人员为成员。监督检查小组负责对乡镇单位档案管理工作进行定期或不定期的监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用等环节的工作是否符合规定。2.档案管理工作的规范化程度，如档案分类、编号、编目、装订等是否规范。3.档案保管场所和设备的安全状况，是否存在安全隐患。4.档案信息化建设情况，包括数字化档案采集、信息化系统管理、电子档案管理等是否符合要求。5.档案利用情况，是否按照规定办理利用手续，是否存在违规利用档案的行为。（三）监督检查方式1.定期检查每年至少组织一次全面的档案管理工作检查，对档案管理工作进行全面评估。2.不定期抽查根据工作需要，对部分部门的档案管理工作进行不定期抽查，及时发现问题并督促整改。3.专项检查针对档案管理工作中的重点问题或薄弱环节，组织专项检查，集中力量进行整改。（四）问题整改1.监督检查小组对检查中发现的问题，应及时下达