高校档案资料管理制度

PAGE高校档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强高校档案资料管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案资料在教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各学院、各部门以及附属单位在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则高校档案资料实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责全校档案资料的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案资料管理的规范化、标准化。2.完整准确原则各部门、各单位应确保档案资料的形成过程真实、内容完整、数据准确，全面反映学校各项工作的历史面貌和发展轨迹。3.方便利用原则档案资料管理应便于查询、检索和利用，提高档案资料的使用效率，为学校教学、科研、管理等工作提供有力支持。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案资料安全保密的法律法规，采取必要的安全防护措施，确保档案资料的安全，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。二、档案资料管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，负责全校档案资料的综合管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案资料管理的法律法规和方针政策，制定本校档案资料管理制度并组织实施。2.负责全校档案资料的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，建立健全档案资料管理体系。3.负责档案资料的数字化建设，推进档案资料信息化管理，提高档案资料的检索和利用效率。4.负责档案资料的安全保管，定期对档案资料进行检查、维护，确保档案资料的实体安全和信息安全。5.开展档案资料的开发利用工作，为学校教学、科研、管理等工作提供档案信息服务，编制档案资料参考资料，积极参与学校的编史修志工作。6.组织开展档案资料管理业务培训和学术研究活动，提高档案管理人员的业务素质和管理水平。7.对全校各部门、各单位的档案资料管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案工作考核评估。（二）各部门、各单位档案工作小组各部门、各单位应成立档案工作小组，由本部门、本单位负责人担任组长，指定专人负责本部门、本单位档案资料的收集、整理、移交等工作。其主要职责包括：1.负责组织本部门、本单位档案资料的形成、积累和整理工作，确保档案资料的完整、准确、系统。2.按照学校档案管理部门的要求，定期将本部门、本单位的档案资料移交学校档案管理部门集中保管。3.配合学校档案管理部门开展档案资料的清查、统计、鉴定、销毁等工作。4.负责本部门、本单位档案资料的日常管理和利用工作，为教学、科研、管理等工作提供档案信息支持。三、档案资料的分类与编号（一）分类原则高校档案资料按照其形成领域和内容性质，分为党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版物、外事、财会等十大类。（二）分类细则1.党群类主要包括学校党委、工会、团委等党群组织在工作中形成的文件材料，如党委会议记录、工作计划与总结、党员名册、工会活动记录etc.2.行政类涵盖学校行政机构在行政管理活动中形成的各类文件，如学校行政会议纪要、规章制度、人事任免文件、工作计划与总结等。3.教学类包含教学管理、教学实践、教学研究等方面形成的档案资料，如教学计划、课程标准、教案、学生成绩册、实习报告、教学改革项目资料等。4.科研类涉及学校科研项目的申报、研究、结题等全过程形成的文件材料，如科研项目申请书、研究报告、学术论文、科研成果鉴定材料、专利证书等。5.产品生产与科技开发类针对学校开展的产品生产、科技开发活动形成的相关资料，如产品设计图纸、生产工艺文件、技术合同、市场调研报告等。6.基本建设类包括学校基本建设项目从立项到竣工验收全过程形成的文件，如项目可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程招投标文件、竣工验收报告等。7.仪器设备类主要是学校购置、使用、管理仪器设备过程中产生的资料，如仪器设备购置合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。8.出版物类学校编辑出版的各类学报、校报、教材、专著等出版物的编辑、出版过程中形成的文件材料，如编辑计划、审稿意见、出版合同、样书等。9.外事类涉及学校对外交流与合作活动产生的档案资料，如外事出访计划与总结、国际合作项目协议、外宾来访接待文件等。10.财会类学校财务工作中形成的各类凭证、账簿、报表等会计档案资料，以及财务预算、决算、审计等文件材料。（三）编号方法档案资料编号采用“年度类别流水号”的结构。例如，2023年党群类第5份档案编号为：2023党群005。其中，年度为公元纪年，用四位数字表示；类别按照上述分类细则用汉字简称表示；流水号为每类档案资料的顺序号，用三位数字表示，不足三位的前面补零。四、档案资料的收集与整理（一）收集要求1.各部门、各单位应明确档案资料收集责任人，按照档案资料形成的规律和特点，及时、全面地收集本部门、本单位在各项工作中产生的档案资料。2.收集的档案资料应保持原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁或丢失。对于电子文件，应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。3.对重要活动、重大事件形成的档案资料，应实行跟踪收集，确保档案资料的及时、完整归档。（二）整理原则档案资料整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（三）整理方法1.分类按照本制度规定的分类细则，对收集到的档案资料进行分类。2.组卷将同一类别的档案资料按照其来源、时间、内容等因素进行合理组卷。卷内文件应按照重要程度、时间顺序排列，密不可分的文件应集中排列在一起。3.编目对每卷档案资料进行编目，编制卷内文件目录。卷内文件目录应包括顺序号、文号（或图号）、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。4.装订对纸质档案资料进行装订，去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案资料的整齐、牢固。五、档案资料的保管（一）保管场所学校应设立专门档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案资料的安全保管。档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案保管纸质档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。同时，应建立纸质档案检索工具，如案卷目录、全宗指南等，方便档案资料的查询利用。2.电子档案保管电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，确保数据安全。电子档案应按照档案管理系统的要求进行分类存储，建立电子档案目录数据库，实现电子档案的快速检索和利用。（三）档案资料的定期检查档案管理部门应定期对档案资料进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽样检查。检查内容包括档案资料的实体状况、保管环境、存储设备等。对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，确保档案资料的安全保管。六、档案资料的利用（一）利用范围本校师生员工、校友以及因工作需要查阅档案资料的校外单位和个人，均可按照本制度规定利用学校档案资料。（二）利用方式1.查阅查阅档案资料应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围等内容，经所在部门、单位负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。2.借阅因工作需要借阅档案资料的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门、单位负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借、涂改、伪造、损毁或丢失。3.复制如需复制档案资料，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经档案管理部门负责人签字同意后，按照规定的程序进行复制。复制的档案资料应加盖档案管理部门印章，与原件具有同等效力。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，应严格按照国家有关保密规定进行管理，未经批准，不得查阅、借阅和复制。2.重要档案资料的查阅、借阅和复制，应经学校主管领导批准。3.档案资料的利用应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案资料带出档案库房。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案资料鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、确保重点的原则，根据档案资料的保存价值和历史意义，确定档案资料的存毁。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及档案管理人员组成。档案鉴定工作小组负责对全校档案资料进行定期鉴定，提出档案资料存毁意见。（三）鉴定方法档案鉴定工作小组应根据档案资料的形成时间、内容、来源、保管状况等因素，综合分析档案资料的价值。对于保管期限已满、失去保存价值的档案资料，应进行销毁；对于仍有保存价值的档案资料，应继续保管。（四）销毁程序1.档案管理部门根据档案鉴定工作小组的鉴定意见，编制《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案资料的名称、数量、保管期限等内容。2.《档案销毁清册》经学校主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁档案资料应采用适