科室工程档案管理制度

PAGE科室工程档案管理制度一、总则（一）目的为加强科室工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为科室工程建设、运行维护、质量追溯、技术创新等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于科室所有工程建设项目从项目立项、设计、施工、调试、竣工验收至运行维护全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）管理原则1.统一领导，分级管理。科室成立工程档案管理领导小组，负责统筹协调工程档案管理工作；各项目负责人负责本项目档案资料的收集、整理和初步审核；档案管理人员负责集中统一管理和最终审核把关。2.同步管理，注重过程。工程档案管理与工程建设进度同步，从项目启动开始，各环节产生的文件资料及时收集、整理、归档，确保档案的完整性和准确性。3.规范标准，确保质量。严格按照国家和行业相关档案管理标准规范进行档案的整理、分类、编目、装订等工作，保证档案质量。4.安全保密，便于利用。采取有效措施确保工程档案的安全，防止档案丢失、损坏和泄密；同时，建立科学合理的档案检索和利用机制，方便科室人员查阅使用。二、工程档案管理职责（一）工程档案管理领导小组1.全面领导科室工程档案管理工作，制定工程档案管理的方针、政策和规章制度。2.协调解决工程档案管理工作中的重大问题，确保档案管理工作与工程建设工作协调推进。3.对工程档案管理工作进行监督检查和考核评价，保障档案管理工作的有效开展。（二）项目负责人1.负责组织本项目工程档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保项目档案资料的齐全、完整。2.对项目档案资料的真实性、准确性和完整性负责，审核把关项目档案的质量。3.按照档案管理要求，及时向档案管理人员移交项目档案，并协助做好档案的整理和编目等工作。（三）档案管理人员1.负责制定科室工程档案管理的具体实施细则和工作流程。2.接收、整理、保管和统计科室所有工程档案，建立工程档案数据库，实现档案的信息化管理。3.对工程档案进行分类、编目、装订等规范化处理，编制档案检索工具，方便档案的查阅利用。4.定期对工程档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案的安全和有效。5.开展档案利用服务工作，为科室工程建设、运行维护等提供档案信息支持，解答档案查阅相关问题。（四）其他人员1.参与项目建设的各部门和人员，应按照各自职责，及时将工作中形成的文件资料移交项目负责人，确保项目档案资料的及时收集。2.在工程档案管理过程中，积极配合档案管理人员的工作，提供必要的协助和支持。三、工程档案的分类与编号（一）分类原则根据工程建设项目的特点和档案管理的要求，工程档案分为工程前期文件、工程设计文件、工程施工文件、工程监理文件、工程竣工验收文件、工程设备文件、工程运行维护文件等七大类。（二）具体分类1.工程前期文件项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。项目规划许可证、建设用地批准书等相关文件。项目招投标文件、合同协议等。2.工程设计文件初步设计文件、施工图设计文件等。设计变更通知、设计交底记录等。设计图纸会审记录、设计计算书等。3.工程施工文件施工组织设计、施工方案等。施工技术交底记录、施工日志等。工程材料质量证明文件、构配件检验报告等。隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。工程质量事故报告及处理记录等。4.工程监理文件监理规划、监理实施细则等。监理月报、监理周报等。工程质量监理通知、工程进度监理通知等。监理旁站记录、监理平行检验记录等。工程竣工预验收报告等。5.工程竣工验收文件工程竣工验收申请报告、竣工验收备案表等。工程竣工验收报告、工程质量评估报告等。工程竣工结算报告、工程竣工决算报告等。工程竣工验收会议纪要、工程竣工验收证书等。6.工程设备文件设备采购合同、设备技术协议等。设备安装说明书、设备操作手册等。设备调试记录、设备试运行报告等。设备验收文件、设备质量证明文件等。7.工程运行维护文件工程运行管理制度、操作规程等。设备维护保养记录、设备维修记录等。工程运行监测数据、运行报告等。工程技术改造文件、技术革新记录等。（三）编号规则工程档案编号采用“项目代码分类代码流水号”的形式，具体如下：1.项目代码：以科室确定的项目编号为基础，作为工程档案编号的首位标识，便于区分不同项目的档案。2.分类代码：根据工程档案分类，分别用两位数字表示各类档案，如“01”表示工程前期文件，“02”表示工程设计文件等。3.流水号：按照各类档案形成的先后顺序，依次编制流水号，位数根据档案数量确定，确保同一类档案编号的唯一性。例如，某项目的工程前期文件中一份立项批复文件的编号为：[项目代码]01001。四、工程档案的收集与整理（一）收集要求1.项目负责人应在项目建设各阶段及时组织收集本项目产生的各类文件资料，确保档案资料的齐全、完整。2.对于外来文件，如上级部门的批复、设计单位的图纸、供应商的资料等，应指定专人负责接收，并进行登记和审核，确保文件的真实性和有效性。3.收集的文件资料应字迹清晰、内容完整、签字盖章齐全，严禁使用易褪色的书写材料。（二）整理要求1.档案管理人员应按照工程档案分类标准，对收集到的文件资料进行分类整理。2.每份文件应单独装订，并在首页附上文件目录，注明文件名称、编号、日期、来源等信息。3.对于图纸类文件，应折叠成A4幅面，并在右下角加盖竣工图章，注明竣工图编制单位、编制人、审核人、日期等信息。4.同一类文件应按照时间顺序或重要程度进行排列，确保档案的系统性和逻辑性。五、工程档案的归档与保管（一）归档要求1.项目负责人应在项目竣工验收后[规定时间]内，将整理好的项目档案移交档案管理人员进行归档。2.移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认，确保档案移交的准确性和完整性。3.档案管理人员应对接收的档案进行认真核对，检查档案的分类、编号、整理等是否符合要求，如有问题应及时反馈项目负责人进行整改。（二）保管要求1.档案管理人员应将工程档案存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.按照档案分类，建立档案存放架位索引，便于档案的查找和存放。3.定期对档案进行检查和盘点，发现档案有损坏、变质等情况应及时采取措施进行处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全和可读取性。六、工程档案的查阅与利用（一）查阅权限1.科室内部人员因工作需要查阅工程档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处办理查阅手续。2.涉及项目核心技术、商业机密等重要档案的查阅，需经科室工程档案管理领导小组批准。3.外单位人员查阅工程档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的和查阅范围，经科室分管领导批准后，由档案管理人员陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅流程1.查阅申请人填写档案查阅申请表，提交相关审批材料。2.档案管理人员对查阅申请表和审批材料进行审核，符合要求的予以受理。3.档案管理人员根据查阅申请表提供的查阅内容，查找并提取相应档案，交查阅人查阅。4.查阅过程中应严格遵守档案管理制度，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并登记复印或摘录的内容、份数等信息。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在查阅申请表上注明归还时间，并将申请表存档。（三）利用服务1.档案管理人员应积极主动地为科室人员提供档案利用服务，根据查阅人的需求，及时准确地提供档案信息。2.对于涉及工程建设、运行维护等方面的问题，档案管理人员可协助查阅人查阅相关档案资料，并提供必要的咨询和建议。3.定期对工程档案的利用情况进行统计分析，了解档案的利用需求和趋势，为档案管理工作的改进提供依据。七、工程档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对工程档案进行鉴定，确保档案的保存价值与现实利用需求相适应。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、审慎严谨的原则，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素。（二）鉴定组织成立工程档案鉴定小组，由档案管理人员、项目负责人、相关技术专家等组成。鉴定小组负责对工程档案进行定期鉴定和专项鉴定。（三）鉴定内容1.档案的完整性、准确性和系统性，检查档案是否齐全、内容是否真实、分类是否合理。2.档案的保存价值，根据档案对科室工程建设、运行维护、技术研究等方面的作用和意义，判断其是否具有长期保存价值。3.档案的密级，审查档案是否涉及国家机密、商业秘密等，确定其保密期限和保密措施。（四）鉴定程序1.档案管理人员根据档案管理规定和工作实际，提出需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对清单中的档案进行逐一审查，通过查阅档案内容、听取相关人员介绍、咨询技术专家意见等方式，对档案的保存价值和密级进行评估。3.鉴定小组根据评估结果，填写档案鉴定意见书，明确档案的存毁意见。4.档案鉴定意见书经科室工程档案管理领导小组审核批准后生效。（五）销毁程序1.对于经鉴定确定