档案管理制度报备

PAGE档案管理制度报备一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容应真实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则应保证档案的齐全、完整，涵盖公司/组织工作的各个方面，避免重要信息的遗漏。4.保密性原则对涉及公司/组织机密、商业秘密等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置及人员配备公司/组织设立档案管理部，配备专业的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门主要职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定和修订档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案的收集、整理、归档负责收集、整理公司/组织各部门在工作中形成的各类档案，并按照规定进行归档，确保档案的系统性和完整性。3.档案的保管和维护妥善保管档案，采取必要的安全防护措施，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。定期对档案进行检查和维护，确保档案的质量。4.档案的利用和服务为公司/组织内部各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，积极配合各项工作的开展。同时，根据公司/组织发展需要，开展档案编研工作，为领导决策提供参考依据。5.档案信息化建设推进档案信息化管理，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和水平。6.监督和指导对公司/组织各部门的档案管理工作进行监督和指导，确保各部门严格按照档案管理制度开展工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案类包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，公司章程、规章制度、会议纪要、工作计划与总结、人事档案、行政公文等。2.财务档案类涵盖会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料、资金管理文件等。3.业务档案类根据公司/组织业务特点进行分类，如销售业务档案包括客户资料、销售合同、订单、市场调研报告等；采购业务档案有供应商资料、采购合同、采购订单等；生产业务档案包含生产计划、工艺流程、产品质量记录等。4.项目档案类针对公司/组织开展的各类项目，包括项目立项文件、可行性研究报告、项目实施方案、项目进度记录、项目验收文件等。5.技术档案类涉及公司/组织的技术研发、产品设计、工艺改进等方面的文件，如技术图纸、技术标准、专利文件、科研成果报告等。6.合同档案类包括各类合同文本、合同审批文件、合同执行情况记录等。7.资质档案类公司/组织取得的各类资质证书、荣誉证书、认证文件等相关档案。8.其他档案类不属于上述分类的其他档案，如声像档案（照片、录音、录像等）、实物档案（奖杯、奖牌、证书等）等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号采用“分类代码+年度+流水号”的格式。1.分类代码根据档案分类，为每一类档案设定相应的代码，如行政档案类代码为“XZ”，财务档案类代码为“CW”等。2.年度用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。3.流水号按照档案形成的先后顺序，为每一份档案编制流水号，从“0001”开始依次递增。例如，一份行政档案类中2023年形成的第5份档案，其编号为“XZ20230005”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围明确各部门在工作中应形成的各类档案，并规定档案收集的具体内容和要求。各部门应按照规定及时将本部门形成的档案移交档案管理部门。2.收集时间对于定期形成的档案，如月度报表、季度总结等，应在规定时间内收集；对于临时性工作形成的档案，应在工作结束后及时收集。3.收集方式档案管理部门可通过定期催交、上门收集、电子文件传输等方式收集档案。各部门应指定专人负责档案的整理和移交工作，确保档案收集的及时性和准确性。（二）档案整理1.整理原则遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.整理方法按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等工作。对于纸质档案，应去除金属物，采用统一规格的档案盒进行装订；对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储和整理。3.整理要求档案整理应做到分类准确、编号清晰、编目详细、装订整齐。同时，应编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于档案的查询和检索。五、档案的归档与保管（一）档案归档1.归档时间档案整理完成后，应及时进行归档。一般情况下，年度档案应在次年上半年完成归档工作。2.归档流程档案管理人员对整理好的档案进行审核，确认无误后，将档案移交至档案库房进行归档。归档时，应按照档案类别和编号顺序进行排列上架，确保档案存放有序。（二）档案保管1.保管场所设立专门的档案库房，配备必要的安全防护设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案，应永久保管。长期保管：保管期限为15年至50年的档案，主要是公司/组织在一定时期内具有重要查考利用价值的档案。短期保管：保管期限为5年以下的档案，是公司/组织在日常工作中形成的一般性档案，在较短时间内有查考利用价值。3.档案保管要求档案应按照保管期限和类别分别存放，便于查找和管理。定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、保管状况等，确保档案的安全和完整。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，延长档案的使用寿命。严格执行档案借阅制度，对借出的档案要及时催还，防止档案丢失或损坏。六、档案的利用与借阅（一）档案利用1.利用范围公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅档案。外部单位查阅公司/组织档案，需经公司/组织相关领导批准，并按照规定办理查阅手续。2.利用方式档案利用方式包括查阅、借阅、复制等。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出；借阅档案需填写借阅申请表，注明借阅期限和用途，经批准后办理借阅手续；复制档案应经档案管理部门同意，并按照规定收取复制费用。（二）档案借阅1.借阅申请借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、用途等信息。申请表经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。2.借阅审批档案管理部门根据借阅申请，对借阅人的身份、借阅目的、借阅期限等进行审核。对于涉及公司/组织机密、商业秘密等敏感信息的档案，应严格控制借阅范围，并报公司/组织相关领导批准。3.借阅手续借阅申请经批准后，借阅人到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。档案管理人员应在《档案借阅登记簿》上详细记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、归还日期等信息。4.借阅期限借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.归还档案借阅人应在规定的借阅期限内归还档案。归还时，档案管理人员应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；对于仍有查考利用价值的档案，应继续保存。3.鉴定程序档案鉴定工作小组定期对到期档案进行清查，逐卷逐件地进行审查鉴定。鉴定过程中，应充分听取相关业务部门的意见，确保鉴定结果的准确性。鉴定结束后，形成档案鉴定报告，明确档案的存毁意见。（二）档案销毁1.销毁审批档案鉴定报告经公司/组织相关领导批准后，方可进行档案销毁工作。2.销毁方式档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如粉碎、焚烧等。销毁过程中，应指定专人负责监督，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.销毁记录档案管理人员应对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁档案的名称、编号、数量、销毁日期、销毁方式等信息。销毁记录应长期保存，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案。扫描过程中，应确保图像清晰、完整，符合档案管理要求。同时，对电子档案进行整理、分类、编号、著录等工作，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设购置或开发档案信息管理系统，实现档案的在线检索、借阅申请、审批、查询等功能。档案信息系统应具备安全可靠、操作简便、功能完善等特点，满足公司/组织档案管理工作的需要。3.数据安全管理加强档案信息系统的数据安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，防止数据丢失或泄露。定期对档案信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。九、监督与检查（一）监督检查部门公司/组织设立档案管理监督检查小组，由公司/组织内部审计部门、纪检部门及档案管理部门人员组成，负责对公司/组织各部门的档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度执行情况检查各部门是否严格按照档案管理制度开展档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、借阅、鉴定、销毁等环节。2.档案管理工作质量对各部门档案的完整性、准确性、系统性进行检查，查看档案是否齐全、分类是否准确、编号是否规范、编目是否详细等。3.档案安全管理情况检查档案库房的安全防护设施是否