电子档案及其保管制度

PAGE电子档案及其保管制度一、总则（一）目的为了加强公司电子档案的管理，确保电子档案的真实、完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的电子文件及其相关的电子档案管理。（三）定义1.电子档案：指公司在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件。2.电子文件：指公司在履行职能过程中形成的，以数字形式存储于各种载体的各类信息记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司电子档案由档案管理部门集中统一管理，确保电子档案的完整、准确和安全。2.全程管理原则：对电子档案的形成、积累、整理、归档、保管、利用等过程进行全程管理，确保电子档案管理工作的连续性。3.便于利用原则：电子档案的管理应便于检索、查询和利用，满足公司各项工作的需要。4.确保安全原则：采取有效措施，确保电子档案的存储安全，防止电子档案信息的丢失、损坏和泄露。二、电子档案的形成与积累（一）职责分工1.各部门负责本部门电子文件的形成、积累和整理工作，并按照规定定期向档案管理部门移交。2.档案管理部门负责指导和监督各部门电子文件的形成、积累和整理工作，确保电子文件符合归档要求。（二）电子文件的收集1.各部门应指定专人负责收集本部门在工作活动中形成的电子文件，确保电子文件的齐全、完整。2.电子文件的收集范围应包括但不限于以下内容：各类公文、报告、请示、批复等；业务文件、合同、协议、报表等；会议文件、纪要、记录等；工作计划、总结、统计资料等；技术文件、图纸、数据等；其他具有保存价值的电子文件。（三）电子文件的积累1.各部门应定期对收集到的电子文件进行整理和分类，按照文件的形成时间、来源、内容等进行排序，确保电子文件的条理清晰。2.电子文件应采用通用格式存储，如.doc、.xls、.ppt、.pdf等，确保电子文件能够被广泛读取和利用。3.在电子文件的积累过程中，应注意对电子文件的元数据进行收集和整理，元数据应包括文件的题名、作者、日期、格式、大小等信息，以便于对电子文件进行检索和管理。三、电子档案的整理与归档（一）整理要求1.电子档案的整理应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.电子档案应按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类，同一类别的电子档案应按照一定的顺序进行编号。3.电子档案的题名应准确反映文件的内容，题名应简洁明了，便于检索。4.电子档案的日期应填写文件的形成日期，日期应采用公元纪年，格式为“XXXX年XX月XX日”。（二）归档流程1.各部门在电子文件整理完成后，应按照规定的时间和要求向档案管理部门移交。2.档案管理部门收到各部门移交的电子档案后，应进行认真核对，确保电子档案的齐全、完整和准确。3.档案管理部门对核对无误的电子档案进行整理和编目，编制电子档案目录，目录应包括电子档案的题名、日期、保管期限、存储位置等信息。4.档案管理部门将整理好的电子档案存储到指定的存储设备中，并建立相应的存储索引，以便于检索和查询。（三）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的电子档案向档案管理部门移交。2.对于重大活动、重要项目等形成的电子档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。四、电子档案的保管（一）保管设备1.公司应配备专门的电子档案保管设备，如服务器、磁盘阵列、磁带库、光盘库等，确保电子档案的安全存储。2.保管设备应具备防火、防潮、防尘、防虫、防盗、防磁等功能，定期进行维护和检查，确保设备的正常运行。（二）存储方式1.电子档案应采用多种存储方式进行备份，如磁带备份、磁盘阵列存储、光盘存储等，确保电子档案的安全性和可靠性。2.不同存储方式的电子档案应分别存储，并建立相应的存储索引，以便于检索和查询。（三）保管期限1.电子档案的保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定，保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的电子档案应是公司具有重要历史价值和长远利用价值的文件，如公司的章程、制度、重要会议记录、重大决策文件等。3.长期保管的电子档案应是公司在一定时期内具有查考利用价值的文件，保管期限一般为10年至50年。4.短期保管的电子档案应是公司在较短时间内具有查考利用价值的文件，保管期限一般为1年至10年。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对电子档案的保管情况进行检查，检查内容包括电子档案的存储设备、存储环境、存储索引等。2.定期检查应每年进行一次，对于发现的问题应及时进行处理，确保电子档案的安全存储。五、电子档案的利用（一）利用权限1.公司员工因工作需要查阅电子档案时，应填写《电子档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅电子档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将电子档案带出档案管理部门。3.公司员工查阅电子档案时，应遵守档案管理部门的相关规定，不得对电子档案进行修改、删除、复制等操作。（二）利用流程1.申请人填写《电子档案查阅申请表》，注明查阅的电子档案名称、查阅目的、查阅时间等信息。2.所在部门负责人对申请表进行审批，签字同意后交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表的内容，查找相应的电子档案，并提供给申请人查阅。4.申请人查阅完毕后，应在档案管理部门的《电子档案查阅登记表》上签字确认。（三）提供利用1.档案管理部门应根据公司员工的查阅申请，及时提供相应的电子档案，并做好记录。2.对于需要复制电子档案的，应经档案管理部门负责人批准后，按照规定的程序进行复制，并收取相应的费用。3.档案管理部门应定期对电子档案的利用情况进行统计和分析，为公司的决策提供参考依据。六、电子档案的安全管理（一）安全制度1.公司应建立健全电子档案安全管理制度，明确电子档案安全管理的职责和要求。2.电子档案安全管理制度应包括但不限于以下内容：电子档案存储设备的安全管理规定；电子档案访问权限的管理规定；电子档案备份与恢复的管理规定；电子档案安全审计的管理规定；电子档案保密制度；电子档案应急处置预案。（二）安全措施1.公司应采取有效的安全技术措施，保障电子档案的安全存储，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等。2.对电子档案存储设备应进行定期备份，备份数据应存储在异地，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案数据丢失。3.对电子档案的访问应进行严格的权限控制，只有经过授权的人员才能访问相应的电子档案。4.对电子档案的操作应进行记录，记录内容应包括操作时间、操作人员、操作内容等，以便于进行安全审计。（三）保密要求1.公司员工应严格遵守电子档案保密制度，不得泄露电子档案的内容。2.对于涉及公司商业秘密、国家机密等重要电子档案，应采取加密存储、专人保管等措施，确保电子档案的安全。3.在电子档案的利用过程中，应注意保护电子档案的保密性，不得将电子档案提供给未经授权的人员。（四）应急处置1.公司应制定电子档案应急处置预案，明确应急处置的流程和措施。2.应急处置预案应包括但不限于以下内容：电子档案数据丢失或损坏的应急处置措施；电子档案存储设备故障的应急处置措施；电子档案安全事件的应急处置措施。3.定期对应急处置预案进行演练，提高应急处置能力，确保在发生电子档案安全事件时能够及时、有效地进行处置。七、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.电子档案的鉴定应遵循全面审查、客观公正、便于利用的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.鉴定工作应在档案管理部门的组织下进行，由档案管理人员、业务人员和相关专家组成鉴定小组，对电子档案进行鉴定。（二）鉴定内容1.电子档案的鉴定内容应包括电子档案的真实性、完整性、准确性、时效性和价值性等方面。2.鉴定小组应根据电子档案的形成时间、来源、内容、保管期限等因素，对电子档案进行综合评估，确定其是否具有保存价值。（三）销毁流程1.经鉴定确无保存价值的电子档案，应按照规定的程序进行销毁。2.销毁电子档案时，应填写《电子档案销毁申请表》，注明销毁的电子档案名称、数量、销毁原因等信息。3.所在部门负责人对申请表进行审