机关单位档案移交制度

PAGE机关单位档案移交制度一、总则（一）目的为了加强机关单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的保管、利用和移交，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关单位各部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案移交管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：档案移交工作必须严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理工作的合法性、规范性。2.完整准确原则：移交的档案应保持其形成时的原始状态，内容完整、准确，能够全面反映本机关单位的工作活动和历史面貌。3.及时有效原则：各部门应按照规定的时间和要求，及时将档案移交至档案管理部门，确保档案管理工作的连续性和有效性。4.安全保密原则：在档案移交过程中，要严格遵守保密规定，确保档案信息的安全，防止档案内容泄露。二、档案移交的范围（一）文书档案1.上级机关下发的各类文件、通知、指示等。2.本机关单位形成的各类公文，包括请示、报告、批复、决定、通知、通报、会议纪要等。3.与其他单位往来的函件、协议、合同等。（二）业务档案1.各类业务工作中形成的文件材料，如行政审批文件、项目立项文件、业务统计报表等。2.专项工作档案，如重大项目档案、重要活动档案等。（三）科技档案1.本机关单位承担的科研项目档案，包括项目申报书、研究报告、实验数据、成果鉴定材料等。2.基本建设项目档案，如项目可行性研究报告、初步设计文件、施工图、竣工验收文件等。（四）声像档案1.本机关单位工作活动中形成的照片、录音、录像等资料。2.反映本机关单位历史风貌和重要事件的声像资料。（五）电子档案1.以电子形式存在的各类文件、数据、资料等，包括办公自动化系统生成的电子文件、业务系统产生的数据文件等。2.对传统载体档案进行数字化转换后形成的电子档案。三、档案移交的时间要求（一）文书档案1.当年形成的文书档案，应在次年上半年完成整理并移交至档案管理部门。2.对于一些时效性较强的文件，应在文件办理完毕后及时移交。（二）业务档案1.各类业务工作结束后，相关部门应在[X]个工作日内将业务档案整理完毕并移交至档案管理部门。2.专项工作档案应在专项工作结束后[X]个月内完成移交。（三）科技档案1.科研项目档案应在项目验收通过后[X]个月内移交。2.基本建设项目档案应在项目竣工验收合格后[X]个月内移交。（四）声像档案1.声像资料形成后，应及时整理并在[X]个工作日内移交至档案管理部门。2.对重要活动的声像资料，应在活动结束后[X]周内完成移交。（五）电子档案1.电子文件应按照相关规定进行实时归档或定期归档，并在归档后及时移交至档案管理部门。2.数字化档案应在数字化工作完成后[X]个月内移交。四、档案移交的程序（一）档案整理1.各部门负责对本部门形成的档案进行收集、整理、分类、编目等工作，确保档案的质量符合要求。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（二）档案审核1.档案管理部门对各部门移交的档案进行审核，重点审核档案的完整性、准确性、系统性和规范性。2.对于审核中发现的问题，档案管理部门应及时与移交部门沟通，要求其进行整改。（三）档案交接1.经审核合格的档案，由移交部门和档案管理部门办理交接手续。2.交接双方应填写《档案移交清单》，详细记录移交档案的名称、数量、日期等信息，并签字确认。（四）档案入库1.档案管理部门将接收的档案按照规定的分类方案和编号规则进行排列上架，确保档案存放有序、便于查找。2.档案入库后，应建立相应的档案检索工具，如目录索引、电子检索系统等，提高档案的利用效率。五、档案移交的责任分工（一）移交部门责任1.负责本部门档案的收集、整理、归档工作，确保档案的完整、准确、系统。2.按照规定的时间和要求，将档案移交至档案管理部门，并配合档案管理部门做好档案审核工作。3.对移交档案的真实性、完整性负责，如有虚假或遗漏，应承担相应的责任。（二）档案管理部门责任1.制定档案移交制度和工作流程，指导各部门做好档案整理工作。2.负责接收各部门移交的档案，并进行审核、整理、保管和利用工作。3.定期对档案移交工作进行检查和总结，发现问题及时整改，确保档案移交工作的顺利进行。（三）监督部门责任1.对档案移交工作进行监督检查，确保各部门严格按照制度要求进行档案移交。2.对违反档案移交制度的行为进行纠正和处理，保障档案管理工作的规范运行。六、档案移交的质量要求（一）档案整理质量1.档案应分类准确，组卷合理，卷内文件排列有序。2.每份文件应编制页号，页号编写应准确无误。3.卷内文件应编目清晰，包括文件编号、责任者、题名、日期、页号等项目。（二）档案内容质量1.档案内容应真实、准确、完整，与实际工作活动相符。2.重要文件应字迹清晰，签字盖章齐全，具有法律效力。3.对于一些重要的业务档案，应附有必要的说明材料，如业务流程、数据统计分析等。（三）档案装订质量1.档案应采用统一规格的档案盒进行装订，装订应牢固、整齐。2.卷内文件应左侧装订，装订线应距文件左侧[X]毫米，以保证文件的完整和便于查阅。（四）档案数字化质量1.数字化档案应图像清晰、完整，与原件内容一致。2.数字化文件应进行格式转换和加密处理，确保文件的安全性和可读性。3.建立数字化档案的备份制度，定期对数字化档案进行备份，防止数据丢失。七、档案移交的保密规定（一）保密责任1.档案移交过程中，参与移交工作的人员应严格遵守保密制度，对档案内容负有保密责任。2.移交部门和档案管理部门应签订保密协议，明确双方的保密义务。（二）保密措施1.档案移交应在专门的场所进行，无关人员不得进入。2.对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。3.在档案审核和整理过程中，如需查阅档案内容，应严格履行审批手续，查阅人员不得擅自复制、传播档案信息。（三）违规处理1.对于违反保密规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。2.如因泄密行为给机关单位造成损失的，应依法要求责任人承担赔偿责任。八、档案移交的信息化管理（一）建立档案管理信息系统1.利用信息技术建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用等全过程的信息化管理。2.档案管理信息系统应具备数据录入、审核、修改、删除、备份等功能，确保档案数据的安全和准确。（二）档案数字化管理1.对传统载体档案进行数字化处理，建立数字化档案资源库。2.数字化档案应按照一定的标准和规范进行著录和标引，便于计算机检索和利用。（三）电子档案移交1.电子档案移交应遵循电子文件管理的相关规定，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。2.电子档案移交时，应同时移交电子档案的元数据和相关软件，确保电子档案能够在接收方正常使用。（四）信息化安全保障1.加强档案管理信息系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止网络攻击和数据泄露。2.定期对档案管理信息系统进行维护和更新，确保系统的稳定运行和数据的安全可靠。九、档案移交的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对各部门档案移交工作进行检查，检查内容包括档案整理质量、移交时间、责任落实等情况。2.对检查中发现的问题，应及时向移交部门发出整改通知，要求其限期整改，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.接受上级档案管理部门和相关部门的监督检查，及时汇报档案移交工作情况。2.积极配合审计、纪检监察等部门对档案管理工作的审计和监督，对发现的问题及时整改。（三）检查结果运用1.将档案移交工作的检查结果纳入部门绩效考核体系，对档案移交工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励。2.对档案移交工作不认真、存在问题较多的部门，