医院档案收集管理制度

PAGE医院档案收集管理制度一、总则（一）目的为加强医院档案的收集管理工作，确保档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案在医院管理、医疗服务、教学科研等方面的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及全体员工在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的各种门类和载体的档案收集管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则医院档案实行集中统一管理，由医院档案管理部门负责统筹协调档案收集工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.完整准确原则各科室、部门应按照档案形成规律和特点，全面、系统地收集各类档案，保证档案内容的真实、准确、完整。3.及时归档原则档案形成后，应及时整理归档，防止档案散失、损坏或延误归档时间。4.方便利用原则档案收集管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的服务效能，满足医院各项工作的需要。二、档案收集范围（一）医疗业务档案1.病历档案包括门诊病历、住院病历、急诊病历等，涵盖患者基本信息、诊断治疗过程、检查检验报告、医嘱等内容。2.医疗技术档案如手术记录、麻醉记录、护理记录、会诊记录、病例讨论记录等，反映医疗技术操作过程和医疗质量控制情况。3.医疗统计档案各类医疗数据统计报表、医疗指标分析报告等，为医院管理决策提供数据支持。（二）教学科研档案1.教学档案教学计划、教学大纲、教案、课件、教学评估材料、学生实习档案等，记录医院教学工作的组织实施和教学质量情况。2.科研档案科研项目申请书、立项批复、研究方案、实验数据、科研成果报告、论文发表及获奖材料等，体现医院科研工作的开展情况和科研水平。（三）行政管理档案1.医院规划与决策档案医院发展规划、年度工作计划、重大决策会议记录、领导批示等，为医院发展提供决策依据。2.人事档案员工招聘、录用、考核、晋升、奖惩、培训、工资福利等人事管理文件材料，反映医院人力资源状况。3.财务档案会计凭证、账簿、报表、财务预决算报告、审计报告等，记录医院财务收支情况和经济运行状况。4.后勤保障档案物资采购、设备管理、基建工程、后勤服务等方面的文件材料，保障医院正常运转。（四）党团工作档案1.党组织建设档案党组织工作计划、总结、党员名册、入党申请书、党员发展材料、党组织活动记录等。2.共青团工作档案共青团工作计划、总结、团员名册、团支部活动记录、青年志愿者活动材料等。（五）其他档案医院对外交流合作、社会公益活动、突发事件处理等方面形成的具有保存价值的文件材料。三、档案收集职责分工（一）档案管理部门职责1.制定和完善医院档案收集管理制度，指导各科室、部门开展档案收集工作。2.负责接收、整理、保管全院各类档案，建立档案数据库，实现档案信息化管理。3.定期对档案收集工作进行检查、监督和考核，确保档案收集工作规范有序进行。4.开展档案编研工作，开发利用档案信息资源，为医院各项工作提供服务。（二）各科室、部门职责1.设立兼职档案员，负责本科室、部门档案的收集、整理和初步归档工作，并定期向医院档案管理部门移交。2.按照档案收集范围和要求，及时收集本科室、部门在工作中形成的各类档案，确保档案的完整、准确、及时归档。3.协助档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作，配合档案管理部门开展档案利用工作。（三）员工个人职责1.员工应妥善保管在工作中形成的各类文件材料，按照规定及时移交本科室、部门兼职档案员。2.积极配合档案管理部门和本科室、部门做好档案收集工作，提供真实、准确的档案信息。四、档案收集流程（一）文件材料形成与积累1.各科室、部门在开展医疗、教学、科研、管理等活动过程中，应明确专人负责文件材料的形成与积累工作，确保文件材料的齐全、完整。2.文件材料形成后，承办人员应及时进行整理，按照分类标准进行初步分类，并妥善保管，防止文件材料丢失、损坏或涂改。（二）定期收集1.各科室、部门兼职档案员应定期（每月或每季度）对本科室、部门形成的文件材料进行收集，检查文件材料的完整性和准确性，对不符合要求的及时进行补充和修正。2.兼职档案员将收集到的文件材料进行初步整理，按照档案分类方案进行分类，编制档案目录，确保档案的有序存放。（三）移交归档1.各科室、部门兼职档案员应在规定时间内（每年[具体时间]）将整理好的档案移交至医院档案管理部门。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对接收的档案进行认真核对，检查档案的数量、质量和完整性。如发现问题，及时与移交科室、部门沟通解决。3.档案管理部门对接收的档案进行进一步整理、分类、编号、编目等工作，按照档案管理要求进行装订、装盒，并上架保管。五、档案收集要求（一）文件材料质量要求1.归档的文件材料应字迹清晰、内容完整、手续完备，签字盖章齐全。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色的书写材料。3.电子文件应采用通用格式，确保数据的真实性、完整性和可读性，并按照规定进行备份和存储。（二）整理要求1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。2.按照档案分类方案进行分类，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度排列，确保档案的系统性和逻辑性。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于查阅和检索。（三）归档时间要求1.一般文件材料应在次年上半年归档完毕，重要文件材料应及时归档。2.在医疗、教学、科研等项目结束后，项目负责人应在[具体时间]内将项目形成的档案整理归档。六、档案整理与分类（一）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。2.区分不同价值，便于保管和利用，将档案划分为永久、长期、短期三种保管期限。（二）档案分类方法1.年度分类法将档案按年度分开，每个年度内的档案再按机构（问题）等分类。2.机构（问题）分类法按医院内部机构或问题将档案分为若干类别，如医疗业务、教学科研、行政管理等。3.保管期限分类法根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期（[具体年限]年）、短期（[具体年限]年）三种保管期限。（三）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于档案的管理和检索。2.档案编号采用“全宗号年度保管期限类别顺序号”的结构，例如：[全宗号][年度][永久/长期/短期][医疗业务/教学科研/行政管理等][001]。（四）编目1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容。2.档案目录应打印成册，并建立电子目录，便于查阅和检索。七、档案保管与保护（一）档案保管场所1.医院应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等，确保档案的安全保管。（二）档案保管要求1.档案应按照分类方案和编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。（三）档案保护措施1.采取有效的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等措施，确保档案的安全。2.对电子档案应定期进行备份，存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。3.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在[具体温度范围]，湿度保持在[具体湿度范围]。八、档案利用与借阅（一）档案利用原则1.遵循保密原则，严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息的安全。2.方便利用原则，简化利用手续，提高档案利用效率，满足医院各项工作的需要。3.依法利用原则，利用档案应符合国家有关法律法规和医院档案管理制度的规定。（二）档案利用范围1.医院内部各科室、部门因工作需要查阅档案。2.医院员工因个人工作需要查阅本人相关档案。3.外单位因工作需要查阅医院档案，须经医院档案管理部门同意，并办理相关手续。（三）档案借阅手续1.医院内部人员借阅档案，须填写档案借阅申请表，经所在科室、部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外单位人员借阅档案，须持单位介绍信，填写档案借阅申请表，经医院档案管理部门负责人签字同意，并报医院主管领导批准后，方可办理借阅手续。3.档案借阅期限一般不得超过[具体天数]，如需延期，应办理续借手续。（四）档案利用登记1.档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用者姓名、单位、利用目的、查阅档案内容等。2.档案利用登记应建立台账，并定期进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。九、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定原则1.遵循全面审查原则，对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，确保鉴定结果的准确性。2.遵循价值鉴定原则，根据档案的保存价值和现实利用价值，确定档案的保管期限和鉴定处理意见。3.遵循法定程序原则，档案鉴定工作应按照规定的程序进行，确保鉴定结果的合法性和公正性。（二）档案鉴定组织医院成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务专家、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（三）档案鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断档案的保存价值和现实利用价值。2.分析比较法将档案与同类档案或相关档案进行分析比较，判断档案的保存价值和现实利用价值。