社区双拥档案管理制度

PAGE社区双拥档案管理制度一、总则（一）目的为加强社区双拥档案管理，确保双拥工作中各类文件、资料的规范收集、整理、保管和利用，更好地服务于社区双拥工作的开展，依据国家相关法律法规及档案管理行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区内与双拥工作相关的各类档案管理，包括但不限于双拥工作规划、双拥活动记录、军民共建协议、拥军优属政策文件、优抚对象信息等档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映社区双拥工作的实际情况，确保档案信息的可信度。2.完整性原则：全面收集和整理双拥工作各方面的文件资料，保证档案的完整性，避免遗漏重要信息。3.规范性原则：严格按照国家档案管理规范和本制度要求进行档案的分类、编号、整理、装订等操作，确保档案管理的标准化。4.保密性原则：对涉及国家机密、军事秘密、个人隐私等敏感信息的档案，严格遵守保密规定，防止信息泄露。5.便捷利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高档案利用效率，为社区双拥工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）社区双拥工作领导小组职责1.负责领导和监督社区双拥档案管理工作，确保档案管理工作符合相关法律法规和政策要求。2.审定档案管理工作计划、制度和流程，协调解决档案管理工作中的重大问题。3.对档案管理工作进行定期检查和评估，提出改进意见和建议。（二）档案管理人员职责1.负责双拥档案的日常收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。2.建立健全档案管理台账，及时记录档案的收集、整理、借阅、归还等情况，做到账目清晰。3.严格执行档案保密制度，对涉及保密内容的档案妥善保管，防止泄密事件发生。4.负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、通风良好，做好防火（需配备防火设备，如灭火器、消防栓等，并定期检查其有效性）、防潮（采取防潮措施，如放置干燥剂等）、防虫（定期投放防虫药物等）、防盗等工作，确保档案安全存放。5.按照规定的程序和要求，及时为社区各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪工作，确保档案按时归还。6.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并采取措施解决，确保档案信息的准确性和完整性。7.积极参与档案管理业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质，适应档案管理工作的发展需要。（三）社区各部门职责1.负责本部门双拥工作文件资料的形成、积累和整理，并定期移交档案管理人员进行集中管理。2.在开展双拥工作过程中，严格按照档案管理要求，规范文件资料的产生和流转，确保文件资料的质量和完整性。3.配合档案管理人员做好档案的查阅、借阅等工作，及时归还所借档案，并对档案的使用情况进行反馈。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级有关双拥工作的文件、指示、通知、会议纪要等。2.社区双拥工作规划、年度工作计划、总结、报告等。3.军民共建活动相关资料，包括共建协议、活动方案、活动记录、照片、视频等。4.拥军优属政策文件、宣传资料及落实情况记录。5.优抚对象信息档案，包括优抚对象的基本情况、抚恤补助情况、走访慰问记录等。6.双拥工作表彰奖励文件、证书、奖牌等相关资料。7.其他与双拥工作有关的文件、资料、图片、实物等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料及时、准确、完整地收集到位。2.收集的文件资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）整理方法1.分类：按照双拥工作的内容和性质，将档案分为综合类、军民共建类、拥军优属类、优抚对象类等类别。每个类别下再根据具体情况进行细分，如综合类可分为工作计划总结、政策文件等；军民共建类可分为共建协议、活动记录等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度和顺序号等信息，便于查询和管理。例如，综合类档案编号格式为：ZH[年度][顺序号]，军民共建类档案编号格式为：JM[年度][顺序号]。3.装订：对纸质档案进行装订，确保文件资料整齐、牢固，便于长期保存。装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等，采用线装或胶装方式。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案卷内首页，另一份单独成册，作为档案检索工具。四、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及党和国家机密的文件、重要的双拥工作政策文件以及具有历史查考价值的档案资料，应永久保管。2.定期保管：其他一般性的双拥档案，根据其重要程度和利用价值，确定保管期限为[X]年。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（二）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备档案密集架、档案柜等存储设备，对纸质档案进行分类存放。档案库房应保持适宜的温度（[温度范围]）和湿度（[湿度范围]），并做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。2.电子档案：采用磁盘、光盘、磁带等存储介质对电子档案进行备份存储，并建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、索引和存储。电子档案管理系统应具备数据备份、恢复、加密、访问控制等功能，确保电子档案的安全和有效利用。（三）档案清查1.定期对档案进行清查核对，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存储情况与档案管理台账一致。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或处理，并记录相关情况。3.对清查结果进行总结分析，针对存在的问题提出改进措施，不断完善档案管理工作。五、档案的利用（一）查阅权限1.社区内部人员因工作需要查阅双拥档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处办理查阅手续。2.涉及重要机密或敏感信息的档案，需经社区双拥工作领导小组负责人批准后方可查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅双拥档案的，应持单位介绍信或有效证件，填写《档案查阅申请表》，经社区双拥工作领导小组负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅，并严格遵守档案查阅规定。（二）借阅程序1.借阅档案时，借阅人应填写《档案借阅登记表》，详细注明借阅档案的编号、名称、数量、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字确认。2.档案管理人员根据借阅申请，对借阅档案进行审核，符合借阅条件的，办理借阅手续，将档案交予借阅人，并告知借阅人档案保管要求和注意事项。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，借阅人应提前向档案管理人员提出申请，经批准后方可延期。（三）归还要求1.借阅人应按时归还所借档案，如因特殊原因不能按时归还的，应提前向档案管理人员说明情况，并办理续借手续。2.档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。3.档案管理人员在确认档案归还无误后，在《档案借阅登记表》上注明归还日期，并将档案归还原位。（四）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记台账，详细记录档案的查阅、借阅情况，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、部门、查阅（借阅）内容、期限、归还日期等信息，以便对档案利用情况进行统计和分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由社区双拥工作领导小组负责人、档案管理人员及相关部门代表组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.依据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行综合评估，确定其是否仍具有保存价值。2.对于已失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁；对于仍有一定保存价值但保管期限已满的档案，可根据实际情况延长保管期限或进行妥善处理。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成鉴定意见，并填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经社区双拥工作领导小组负责人批准后，由档案管理人员负责组织实施