心理档案室管理制度

PAGE心理档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司心理档案室的规范化管理，确保心理档案资料的安全、完整和有效利用，为公司员工心理健康管理提供有力支持，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及心理档案的建立、存储、查阅、使用、维护及销毁等相关工作。（三）基本原则1.保密性原则：严格保护员工心理档案信息，防止信息泄露，确保员工隐私安全。2.准确性原则：心理档案内容应真实、准确、完整，如实反映员工心理状况。3.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范流程，确保管理工作的科学性和严谨性。4.安全性原则：采取有效措施保障心理档案的存储安全，防止档案损坏、丢失或被非法获取。二、心理档案的建立（一）建档对象公司全体在职员工。（二）建档流程1.预约测评：员工可通过公司指定渠道预约心理测评，由专业心理测评人员与员工沟通测评目的、流程及注意事项。2.测评实施：采用专业的心理测评工具对员工进行测评，测评过程应严格按照测评工具的使用说明进行操作，确保测评结果的准确性。3.信息收集：除心理测评结果外，还应收集员工个人基本信息、工作经历、健康状况、家庭情况等相关资料，确保档案信息全面。4.档案整理：将收集到的各类信息进行整理、分类，按照规范格式建立员工心理档案。档案内容应包括封面、目录、测评报告、个人信息表、相关证明材料等。（三）档案内容1.基本信息：包括姓名、性别、年龄、部门、岗位、联系方式等。2.心理测评报告：详细记录员工各项心理测评的结果，如心理健康状况评估、性格特点分析、职业倾向测评等。3.个人成长经历：涵盖童年、青少年时期的重要生活事件、家庭环境、教育背景等。4.工作经历：历任工作岗位、工作表现、职业发展情况等。5.健康状况：近期身体检查结果、既往病史、心理疾病史等。6.家庭情况：家庭成员构成、关系状况、家庭重大事件等。7.其他相关资料：如心理咨询记录、心理辅导课程参与情况等。三、心理档案的存储（一）存储方式心理档案采用电子存储与纸质存储相结合的方式。电子档案应存储于公司专用的服务器中，并进行定期备份；纸质档案应分类存放于专门的档案柜中。（二）存储环境1.电子档案存储环境：服务器应具备良好的硬件设施，配备防火墙、杀毒软件等安全防护措施，确保网络安全。存储服务器应放置在安全、稳定、通风良好的机房内，温度、湿度应保持在适宜范围。2.纸质档案存储环境：档案柜应放置在干燥、通风、防火、防盗的房间内，避免档案受潮、发霉或遭受其他损坏。（三）档案编号为便于档案的管理和查找，对每一份心理档案进行编号。编号应遵循唯一性原则，采用统一的编码规则，如“部门代码+年份+流水号”。（四）存储期限员工心理档案应长期保存，以满足公司对员工心理健康状况跟踪及相关决策的需要。四、心理档案的查阅（一）查阅权限1.员工本人：员工有权查阅自己的心理档案，但应提前向心理档案室提出申请，经批准后在指定地点查阅。2.公司内部特定人员：如人力资源部门负责人、员工所在部门负责人、心理健康咨询师等，因工作需要可查阅员工心理档案。查阅前需填写查阅申请表，说明查阅目的、范围及时间，并经相关领导审批。3.外部机构或人员：原则上不允许外部机构或人员查阅公司员工心理档案。如因法律纠纷、司法调查等特殊情况需要查阅，必须出具相关法律文书，并经公司高层领导批准。（二）查阅流程1.申请：查阅人员填写《心理档案查阅申请表》，详细说明查阅原因、档案编号、查阅内容等信息。2.审批：申请表提交至相应审批领导处，审批领导根据查阅权限进行审核，签署审批意见。3.查阅：经批准后，查阅人员在心理档案室工作人员的陪同下进行查阅。查阅过程中应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。如需复制档案，应按照规定办理相关手续。4.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还心理档案室，并在档案查阅登记表上签字确认。五、心理档案的使用（一）使用原则心理档案的使用应遵循合法、合规、合理的原则，仅限于公司内部心理健康管理相关工作，不得用于其他任何非法或不当目的。（二）使用范围1.员工心理健康状况评估：为人力资源部门进行员工招聘、晋升、岗位调配等提供参考依据。2.个性化心理健康服务：心理健康咨询师根据档案内容为员工提供针对性的心理咨询、辅导和干预措施。3.团队建设与管理：帮助部门负责人了解团队成员心理状况，促进团队凝聚力和工作效率提升。4.公司心理健康工作决策：为公司制定心理健康工作计划、政策和措施提供数据支持和参考依据。（三）使用记录对心理档案的每次使用情况进行详细记录，包括使用时间、使用人员、使用目的、使用内容等信息。记录应妥善保存，以备查询和审计。六、心理档案的维护（一）定期更新1.员工心理档案应根据员工实际情况的变化进行定期更新，如工作岗位变动、重大生活事件发生、心理健康状况变化等。2.每年对员工心理档案进行一次全面梳理，核实档案信息的准确性和完整性，对需要更新的内容及时进行补充和调整。（二）信息安全维护1.加强对心理档案信息安全的管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等技术手段，防止档案信息被非法获取、篡改或泄露。2.定期对存储设备和网络系统进行安全检查和维护，及时发现并处理安全隐患。3.对涉及心理档案管理的工作人员进行信息安全培训，提高其安全意识和操作技能，确保信息安全工作落实到位。（三）档案质量维护1.心理档案室工作人员应定期对档案进行检查，确保档案内容完整、格式规范、装订整齐。2.对档案中的测评报告、文字资料等进行审核，发现问题及时与相关人员沟通核实，保证档案质量。七、心理档案的销毁（一）销毁条件1.员工离职且离职时间满规定期限（如[X]年）后，其心理档案可考虑销毁。2.因档案内容存在错误、重复或其他原因，经相关部门核实确认后需要销毁的档案。（二）销毁流程1.申请：由心理档案室提出档案销毁申请，填写《心理档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的编号、数量、销毁原因等信息。2.审批：申请表提交至公司档案管理部门及相关领导进行审批，审批通过后方可实施销毁。3.销毁实施：选择安全、环保的方式进行档案销毁，如粉碎、焚烧等。销毁过程应进行全程监督，确保档案彻底销毁，无法恢复。4.记录备案：对档案销毁的时间、地点、方式、参与人员等信息进行详细记录，并将记录备案保存，以备查询。八、监督与检查（一）内部监督1.公司设立专门的档案管理监督小组，定期对心理档案室的管理工作进行检查，确保档案管理工作符合本制度要求。2.监督小组应检查档案的建立、存储、查阅、使用、维护及销毁等环节的工作情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部审计定期接受公司内部审计部门或外部审计机构的审计，对心理档案管