讲解档案管理制度

PAGE讲解档案管理制度档案管理制度讲解一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：档案应如实反映公司/组织的各项工作活动，保证档案内容的真实性和完整性。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率，为公司/组织的发展提供有力支持。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理部门，负责统筹管理公司/组织的各类档案。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，对各部门档案管理人员进行业务培训。4.参与公司/组织重大活动和重要项目的文件材料收集、整理和归档工作。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化、规范化和科学化。6.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断完善档案管理制度和工作流程。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务管理类：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销、生产管理、质量管理、技术研发、采购供应、物流管理等类别，每个类别下再细分具体的档案子类别。3.项目档案类：针对公司/组织承担的各类项目，按照项目名称进行分类，每个项目档案下包含项目立项、可行性研究、设计文件、施工图纸、招投标文件、合同协议、验收报告等相关文件材料。4.产品档案类：包括公司/组织生产的各类产品的设计图纸、技术标准、工艺文件、质量检验报告、产品说明书等档案材料。5.客户档案类：记录公司/组织与客户之间业务往来的档案，包括客户基本信息、合作项目记录、客户反馈意见等。6.声像档案类：以照片、录音、录像等形式记录公司/组织重要活动、会议、产品展示等内容的档案。7.电子档案类：存储在电子介质上的各类文件、数据、图表等档案材料。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用分类号+流水号的方式，具体如下：1.行政管理类：编号为XZGL流水号。2.业务管理类：根据业务类别分别编号，如市场营销类编号为SYSC流水号，生产管理类编号为SCGL流水号等。3.项目档案类：编号为XMDA项目编号流水号，其中项目编号按照公司/组织统一的项目编号规则编制。4.产品档案类：编号为CPDA产品型号流水号。5.客户档案类：编号为KHDA客户编号流水号。6.声像档案类：编号为SXDA流水号。7.电子档案类：编号为DZDA流水号。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案形成部门在工作活动中产生的各类文件材料，应按照档案管理要求进行分类整理，定期移交档案管理部门。3.对于公司/组织重大活动、重要项目和突发事件等形成的档案材料，相关部门应在活动结束或项目完成后及时收集整理，并移交档案管理部门。4.档案管理部门应主动收集公司/组织外部相关单位发送的与公司/组织业务有关的文件材料，如上级主管部门文件、合作单位函件等。（二）档案整理1.档案管理部门对收集到的档案材料进行整理，按照档案分类方案进行分类、编号、编目。2.对纸质档案进行装订、编页，去除金属物，破损的档案应进行修复。3.对电子档案进行格式转换、数据备份，确保电子档案的可读性和完整性。4.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，便于档案的查阅和检索。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、防火防盗设备等。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.按照档案分类和编号顺序，将档案存放在档案柜或货架上，确保档案存放有序，便于查找。2.不同保管期限、不同密级的档案应分开存放，并有明显标识。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案，主要是公司/组织在一定时期内具有重要查考利用价值的档案。3.短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案，主要是公司/组织在日常工作中形成的一般性文件材料。（四）档案密级划分档案密级分为绝密、机密、秘密三级：1.绝密级档案：涉及公司/组织核心机密，一旦泄露会给公司/组织带来重大损失的档案。2.机密级档案：涉及公司/组织重要机密，泄露后会对公司/组织造成较大影响的档案。3.秘密级档案：涉及公司/组织一般机密，泄露后会对公司/组织产生一定影响的档案。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、密级和利用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限和密级；对确无保存价值的档案，应编制销毁清册。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门填写档案销毁审批表，报公司/组织主管领导审批。2.档案销毁审批表应注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.经批准销毁的档案，应在档案管理部门和相关业务部门人员的监督下，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并在销毁清册上签字确认。4.销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.查阅绝密级档案，需经公司/组织主管领导批准；查阅机密级档案，需经档案管理部门负责人批准；查阅秘密级档案，需经所在部门负责人批准。3.公司/组织外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等信息，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅登记1.档案管理部门对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、查阅人员姓名、所在部门、查阅内容、查阅期限等信息。2.查阅人员应在指定的档案查阅场所查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用反馈1.档案利用部门应在档案利用完毕后，及时将档案归还档案管理部门，并反馈档案利用效果。2.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，总结档案利用工作中的经验和问题，不断改进档案管理工作，提高档案利用效率。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，加强档案信息的安全保护，防止档案信息的泄露和丢失。（二）信息化管理措施1.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.在档案管理信息系统中建立档案分类目录、索引和全文数据库，方便档案的检索和利用。3.利用档案管理信息系统对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作进行流程化管理，提高工作效率和规范化水平。4.加强档案管理信息系统用户权限管理，设置不同的用户角色和权限，确保档案信息的安全