施工现场档案制度管理

PAGE施工现场档案制度管理一、总则（一）目的为加强施工现场档案管理，确保档案资料的真实、完整、准确、有效和及时归档，充分发挥档案在工程建设、管理、维护及竣工验收等工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司承接的各类施工现场档案管理工作，包括但不限于建筑工程、市政工程、水利工程等项目的施工过程中形成的各类文件、资料、记录等。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映施工现场的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖施工全过程的各类文件、资料，确保无遗漏。3.准确性原则：内容准确无误，数据真实可靠。4.及时性原则：随工程进度同步整理、归档，不得积压。5.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密及工程相关的敏感信息严格保密。二、档案管理职责（一）公司档案管理部门职责1.制定和完善施工现场档案管理制度、流程和标准。2.指导、监督和检查各项目施工现场档案管理工作。3.负责接收、整理、保管和提供利用公司所有施工现场档案。4.组织档案管理人员的培训和考核。5.定期对施工现场档案管理工作进行总结和评估，提出改进措施。（二）项目负责人职责1.全面负责项目施工现场档案管理工作，确保档案管理工作与工程建设同步进行。2.组织制定项目档案管理工作计划和实施方案，并监督执行。3.协调解决项目档案管理工作中的问题，为档案管理人员提供必要的工作条件。4.对项目档案的真实性、完整性、准确性和及时性负责。（三）档案管理人员职责1.负责施工现场档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管等具体工作。2.按照档案管理制度和流程，对档案资料进行审核，确保档案质量。3.建立档案管理台账，记录档案的收、发、借阅等情况。4.负责档案库房的日常管理，确保档案安全。5.积极配合公司档案管理部门和项目负责人的工作，提供档案利用服务。（四）各部门职责1.工程技术部门：负责提供施工技术文件、图纸、变更通知等资料，并确保其准确性和完整性。2.物资设备部门：负责提供物资采购合同、设备清单、验收记录等档案资料。3.质量安全部门：负责提供质量检验报告（记录）、安全检查记录、事故处理报告等资料。4.财务部门：负责提供工程费用支付凭证、成本核算资料等档案。5.其他部门：按照各自职责，负责提供与工程建设相关的各类文件、资料。三、档案分类与编号（一）档案分类1.工程前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.施工技术文件：施工组织设计、施工方案、技术交底记录、图纸会审记录、工程变更通知、施工日志等。3.工程质量文件：原材料及构配件质量证明文件、检验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、单位工程质量竣工验收记录及报告等。4.工程安全文件：安全生产许可证、安全管理制度、安全检查记录、安全教育培训记录、安全事故应急预案及处理报告等。5.工程进度文件：工程进度计划、进度报表、工程形象进度记录等。6.工程物资文件：物资采购合同、物资清单、物资进场验收记录、物资发放记录等。7.工程合同文件：工程总承包合同、专业分包合同、劳务分包合同、材料设备采购合同等。8.工程结算文件：工程竣工结算书、结算审核报告、支付凭证等。9.竣工验收文件：竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等。10.其他文件：与工程建设相关的会议纪要、来往信函、声像资料等。（二）档案编号档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，采用分类编号法。编号格式如下：[项目名称代码（拼音首字母缩写）][档案分类代码（两位数字）][流水号（四位数字）]例如：[JSGC][01][0001]表示“建设工程”项目的“工程前期文件”类的第一份档案。项目名称代码根据公司内部规定统一编制，档案分类代码按照上述档案分类顺序依次编制，流水号从0001开始，依次递增。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门和岗位应按照职责范围，及时收集本部门工作中形成的各类文件、资料，并移交档案管理人员。2.档案管理人员应定期对施工现场进行巡查，主动收集档案资料，确保档案收集的及时性和完整性。3.对于外来文件，如业主、监理、设计单位等发送的文件，应及时签收、登记，并移交档案管理人员。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。2.每份档案应保持其完整性，如有破损、缺页应进行修补或补充。3.对档案资料进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。4.按照档案装订要求，对档案资料进行装订，确保整齐、牢固。五、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应定期将整理好的档案资料进行归档，归档时间不得超过工程进度的一个阶段（如基础完工、主体结构完工、竣工验收等）。2.归档的档案应编制归档清单，一式两份，一份随档案存入档案库房，一份由档案管理人员留存备查。3.档案归档应按照档案编号顺序排列，便于查找和利用。（二）保管要求1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定标准。3.对纸质档案应进行分类存放，标识清晰，便于查找。对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管情况，发现问题及时处理，并做好记录。5.对保管期限已满的档案，应按照档案销毁程序进行鉴定和销毁，严禁擅自销毁档案。六、档案借阅与利用（一）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等内容，经所在部门负责人和项目负责人审批后，方可到档案管理人员处办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如需摘录、复制档案内容，应经档案管理人员同意，并登记备案。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并按照有关规定进行处理。（二）利用规定1.公司内部各部门因工作需要利用档案的，应向档案管理人员提出申请，经项目负责人批准后，由档案管理人员提供档案利用服务。2.外部单位因工作需要查阅公司档案的，应持有单位介绍信，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅档案时，应有档案管理人员在场陪同，不得擅自摘抄、复制档案内容。3.档案利用应严格遵守保密制度，对涉及公司机密、商业秘密及工程相关的敏感信息，不得泄露给无关人员。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立施工现场档案信息化管理系统，实现档案的电子化管理、在线查询、借阅审批、统计分析等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理流程1.档案录入：档案管理人员应按照档案整理要求，将纸质档案内容录入信息化管理系统，确保录入数据的准确性和完整性。2.数据审核：对录入的档案数据进行审核，审核通过后的数据方可正式存入系统。3.权限设置：根据档案管理职责和保密要求，为不同用户设置相应的系统操作权限，确保档案信息安全。4.在线查询与借阅：用户可通过信息化管理系统在线查询档案信息，如需借阅档案，应按照系统提示进行借阅申请和审批操作。5.数据备份与维护：定期对信息化管理系统中的档案数据进行备份，确保数据安全。同时，对系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。八、档案保密与安全管理（一）保密管理1.加强档案保密教育，提高档案管理人员和利用人员的保密意识。2.对涉及公司机密、商业秘密及工程相关的敏感信息，应严格按照保密规定进行管理，限制知悉范围。3.在档案整理、保管、借阅、利用等过程中，采取必要的保密措施，如加密存储、专人管理、签订保密协议等。4.对违反保密规定的行为，应依法依规追究责任。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，明确档案安全责任。2.加强档案库房的安全防范措施，安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。3.定期对档案安全情况进行检查，发现安全隐患及时整改。4.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应及时采取应急措施，减少损失，并保护好档案资料。九、档案管理监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门应定期对各项目施工现场档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理归档情况、档案保管利用情况等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求项目限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，对各项目档案管理工作进行量化考核。2.考核评价内容包括档案管理工作的组织实施、档案质