医院实物档案管理制度

PAGE医院实物档案管理制度一、总则（一）目的为加强医院实物档案的管理，确保实物档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥实物档案在医院管理、医疗、教学、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及个人所形成的具有保存价值的实物档案。（三）定义实物档案是指医院在各项活动中形成的，具有保存价值的，以实物形态存在的各种载体的文件材料，包括但不限于医疗器械、科研成果、荣誉奖项、历史文物等。（四）管理原则实物档案管理遵循集中统一管理、分级负责、分类整理、科学保管、方便利用的原则。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善医院实物档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各科室、部门实物档案的收集、整理、归档工作。3.负责实物档案的集中统一管理，建立实物档案数据库，对实物档案进行分类、编号、登记、存储等工作。4.定期对实物档案进行检查、核对，确保实物档案的安全和完整。5.积极开发利用实物档案资源，为医院各项工作提供服务。（二）各科室、部门职责1.负责本科室、部门实物档案的收集、整理、初步审核工作，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责实物档案管理工作，确保实物档案的及时收集和妥善保管。3.配合档案管理部门做好实物档案的整理、归档、编目等工作。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和医院实物档案管理制度。2.负责实物档案的日常管理工作，包括接收、整理、编目、存储、保管、查阅利用等。3.定期对实物档案进行清查盘点，发现问题及时报告并采取措施解决。4.积极开展实物档案的编研工作，为医院提供有价值的档案信息。三、实物档案的收集（一）收集范围1.医院购置的各类医疗器械、设备及其说明书、操作手册、维修记录等。2.医院开展的科研项目所取得的成果，包括科研样品、模型、证书等。3.医院获得的各级各类荣誉奖项，如奖杯、奖牌、证书等。4.医院重要活动中形成的实物资料，如会议纪念品、活动照片、宣传资料等。5.医院历史沿革中具有代表性的实物，如院徽、院旗、早期医疗设备等。6.其他具有保存价值的实物。（二）收集要求1.各科室、部门应在实物形成后及时收集，并按照要求进行整理。2.收集的实物应保持完整、清洁，确保其真实性和原始性。3.对于具有时效性的实物，应在规定时间内收集归档，避免遗漏。4.收集实物时，应同时收集相关的文字说明材料，如购置合同、科研项目立项文件、荣誉证书颁发文件等。（三）收集流程1.各科室、部门实物形成后，由专人负责收集，并填写《实物档案收集登记表》，详细记录实物名称、形成时间、来源、数量、规格等信息。2.收集的实物经初步整理后，移交本科室、部门负责人审核签字。3.审核通过后，各科室、部门将实物及相关材料一并移交档案管理部门。4.档案管理部门对接收的实物进行再次审核，对不符合要求的实物，退回原科室、部门补充完善。四．实物档案的整理（一）分类标准实物档案按照其性质、用途、来源等进行分类，具体分类如下：1.医疗器械类：包括各类医疗设备、器械及其相关资料。2.科研成果类：包括科研项目成果、专利、著作等。3.荣誉奖项类：包括医院获得的各级各类荣誉证书、奖杯、奖牌等。4.历史文物类：包括医院历史沿革中具有代表性的实物。5.其他类：包括上述类别以外的其他具有保存价值的实物。（二）编号规则实物档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式，具体如下：1.年度：采用公元纪年，取四位数字，如“2023”。2.类别代码：根据分类标准，分别用大写字母表示，如“YLQX”表示医疗器械类，“KYCG”表示科研成果类，“RYJX”表示荣誉奖项类，“LSWW”表示历史文物类，“QT”表示其他类。3.流水号：按照实物档案的归档顺序依次编号，用三位数字表示，如“001”。例如：2023年归档的第一份医疗器械类实物档案编号为“2023YLQX001”。（三）编目要求1.实物档案编目应包括实物名称、编号、类别、来源、形成时间、规格、数量、保管期限、存放位置等信息。2.编目信息应准确、完整，书写工整，使用规范的汉字和数字。3.编目完成后，应编制实物档案目录，目录应包括序号、编号、实物名称、类别、形成时间等内容，并打印成册。（四）整理流程1.档案管理人员按照分类标准对接收的实物档案进行分类。2.为每一份实物档案编制唯一的编号，并填写编目信息。3.将编目完成的实物档案按照类别和编号顺序排列，装入专门的档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明类别、编号范围等信息。4.编制实物档案目录，将目录副本存放在档案管理部门，正本提供给利用者查阅。五、实物档案的保管（一）保管环境实物档案应存放在专门的档案库房内，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在[具体湿度范围]之间。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、防虫药品、防火设备等，确保实物档案的安全保管。（三）保管期限实物档案的保管期限根据其重要程度和价值确定，分为永久、长期和短期三种。具体保管期限如下：1.永久保管：具有重要历史价值、科研价值或纪念意义的实物档案，如医院历史沿革中的重要实物、重大科研成果等。2.长期保管：在一定时期内具有查考利用价值的实物档案，保管期限为[具体年限]年。3.短期保管：在较短时间内具有参考价值的实物档案，保管期限为[具体年限]年。（四）定期清查档案管理部门应定期对实物档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保实物档案的数量、质量和存放位置准确无误。清查结果应形成书面报告，对发现的问题及时进行处理。（五）特殊实物保管对于一些特殊的实物档案，如易损、易腐、易燃、易爆等实物，应采取特殊的保管措施，确保其安全。例如，对于珍贵文物类实物，应按照文物保护的相关规定进行保管；对于电子类实物档案（如电子设备、存储介质等），应定期进行数据备份，并采取防磁、防潮、防火等措施。六、实物档案的利用（一）利用原则实物档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保实物档案的正常使用和安全。（二）利用范围实物档案的利用范围包括医院内部各科室、部门的工作需要，以及对外提供查阅、展览、交流等服务。（三）利用流程1.医院内部各科室；部门因工作需要查阅实物档案时，应填写《实物档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在科室、部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，审核通过后，安排专人负责提供查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容、归还时间等信息。3.查阅人员应在指定地点查阅实物档案，不得擅自将实物档案带出档案库房。如需复印或拍照，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.对外提供实物档案查阅、展览、交流等服务时，应按照国家有关法律法规和医院相关规定办理审批手续，确保实物档案的安全和保密。（四）利用登记档案管理部门应建立实物档案利用登记制度，对每一次实物档案的利用情况进行详细登记。利用登记应包括利用时间、利用人、利用目的、利用内容、归还时间等信息，以便于对实物档案的利用情况进行统计和分析。七、实物档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则实物档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织医院成立实物档案鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，并邀请相关业务专家、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对实物档案的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定内容实物档案鉴定主要从以下几个方面进行：1.实物档案的真实性、完整性和准确性。2.实物档案的价值，包括历史价值、科研价值、纪念意义等。3.实物档案的保管期限是否合理。（四）鉴定流程1.档案管理部门定期对保管期满的实物档案进行清理，提出鉴定意见，并填写《实物档案鉴定申请表》，提交鉴定小组。2.鉴定小组对提交的实物档案进行全面审查，根据鉴定内容，综合考虑实物档案的价值和保管期限，提出鉴定结论。3.鉴定小组将鉴定结论报医院分管领导审批。4.经医院分管领导批准后，档案管理部门根据鉴定结论，对确无保存价值的实物档案进行销毁处理。（五）销毁程序1.在销毁实物档案前，档案管理部门应编制《实物档案销毁清单》，详细记录销毁实物档案的名称、编号、类别、数量等信息。2.《