小学档案管理工作制度

PAGE小学档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强我校档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、行政管理及各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各年级组、各班级在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，由学校综合档案室归口管理全校档案，各部门明确专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映学校各项工作的历史过程和实际情况，归档的文件材料必须真实可靠，严禁弄虚作假。3.完整性原则全面收集学校工作中形成的各类档案，保证档案内容的完整性，避免重要文件材料的遗漏。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校机密及个人隐私的档案，采取必要的保密措施，防止档案信息的泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定学校档案管理工作制度、计划和规范，并组织实施。2.集中统一管理全校各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、编目、上架等工作，确保档案的有序存放。3.负责档案的收集、接收、鉴定、保管、统计、查阅、利用和销毁等工作，为学校各项工作提供档案服务。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全与完整，对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。5.开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享，提高档案管理工作效率。6.组织档案人员的业务培训，提高档案管理人员的专业素质和业务能力。7.参与学校重大活动和重要工作项目，及时收集相关档案资料，确保档案的齐全完整。（二）各部门档案管理责任人1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和保管工作，确保档案资料的及时归档。2.按照学校档案管理工作制度的要求，定期将本部门的档案移交学校综合档案室，并办理交接手续。3.指导本部门工作人员正确形成和积累档案材料，提高档案质量。4.负责本部门档案的统计工作，及时向综合档案室报送档案统计报表。5.配合综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，为学校各项工作提供支持。三、档案的归档范围与分类（一）归档范围1.党群工作类：包括学校党组织的各种文件、会议记录、党员名册、组织关系介绍信、入党申请书、转正申请书、思想汇报等。2.行政管理类：学校行政工作的各类文件、通知、报告、计划、总结、规章制度、会议纪要、大事记、学校发展规划、年度工作计划与总结等。3.教学管理类：教学计划、教学大纲、课程表、教案、教学日志、学生成绩册、教学质量分析报告、教学改革方案、教学研究成果、考试试卷及分析等。4.学生管理类：学生学籍档案（包括入学登记表、学籍卡片、成绩表、奖惩记录、毕业登记表等）、学生综合素质评价材料、学生活动记录、学生社团档案等。5.教师业务类：教师个人业务档案（包括教师基本情况登记表、学历证书、教师资格证书、职称评审材料、教学成果、教研论文、培训记录等）、教师教学工作量统计、教师考核材料等。6.后勤管理类：学校基本建设档案（包括校园规划、建设项目审批文件、工程图纸、竣工验收报告等）、物资设备档案（包括设备购置计划、合同、验收报告、使用说明书等）、财务管理档案（包括财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等）、校园安全档案（包括安全管理制度、安全检查记录、应急预案、安全事故报告及处理材料等）。7.声像档案类：学校重大活动、会议、教学实践、校园文化建设等方面的照片、录像、录音等资料。8.实物档案类：学校获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等实物。（二）分类1.按照档案的形成时间，分为年度档案。2.按照档案的性质和内容，分为党群工作、行政管理、教学管理、学生管理、教师业务、后勤管理、声像档案、实物档案等八大类。3.在每大类下，根据档案的具体内容和特点，进一步细分小类，如行政管理类可分为学校文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等小类。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案归档范围的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料。2.对于上级部门下发的文件，应及时登记、传阅，并将原件或复印件归档保存。3.学校组织的各类会议、活动，主办部门应在会议或活动结束后，及时将会议记录、活动方案、总结、照片、录像等相关材料收集整理，移交综合档案室。4.教师个人在教学、科研、培训等工作中形成的业务档案材料，由教师本人按照要求定期整理后交所在部门档案管理责任人。5.学生在学习过程中形成的学籍档案、综合素质评价材料等，由班主任或相关部门负责收集整理，移交学校综合档案室。6.后勤部门应及时收集学校基本建设、物资设备、财务管理、校园安全等方面的档案材料，并按照规定进行整理归档。（二）整理1.档案管理人员应按照档案分类方案，对收集到的档案材料进行分类整理。2.每份档案应保持其完整性，对破损、褪色的文件材料进行修复或复制，确保字迹清晰、图像完整。3.按照档案装订要求，对文件材料进行装订，去除金属物，采用左侧装订方式，保持整齐美观。4.编制档案页码，在每份档案的右上角或右下角用阿拉伯数字编写页码，确保页码连续、准确。5.填写档案目录，目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号等项目，目录应清晰、准确、完整。6.对整理好的档案进行编目上架，按照分类顺序排列，建立档案检索体系，便于查找和利用。五、档案的保管（一）保管场所学校应设立专门的综合档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。档案室应配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒、密集架等，并保持通风良好。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查档案的保管状况、数量、质量等，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。3.按照档案保管期限的规定，对档案进行鉴定，确定档案的存毁，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。4.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时上报档案统计报表。5.加强对档案库房的安全管理，制定安全管理制度，配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置等，确保档案库房的安全。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.校内人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.校外单位或个人查阅档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的、内容、范围等，经学校分管领导签字同意后，方可查阅。查阅重要档案或涉及机密的档案，需经学校主要领导批准。3.查阅学生档案，需经学生本人或其监护人同意，并办理相关手续。查阅教师业务档案，需经教师本人同意。（二）查阅程序1.查阅人员到综合档案室查阅档案时，档案管理人员应根据查阅申请表或介绍信，提供相应的档案，并做好查阅登记。2.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等，查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。（三）利用服务1.综合档案室应积极主动地为学校各项工作提供档案利用服务，根据查阅人员的需求，及时准确地提供档案资料。2.对于学校重大活动、重要决策、教学评估、科研项目申报等工作，档案管理人员应提前介入，提供相关档案资料，为工作的顺利开展提供支持。3.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用的需求和趋势，为档案管理工作的改进和优化提供依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.学校应定期对档案进行鉴定，成立档案鉴定工作小组，由学校分管领导担任组长，综合档案室负责人及相关部门档案管理人员为成员。2.档案鉴定工作小组应根据档案保管期限的规定，结合学校实际情况，对档案的价值进行鉴定，确定档案的存毁。3.鉴定档案时，应全面分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判断档案的保存价值，避免误判。（二）销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，经档案鉴定工作小组审核批准后，进行销毁。2.档案销毁应填写《档案销毁清册》，注明档案的名称、文号、责任者、日期、保管期限、销毁原因等内容，经档案鉴定工作小组组长签字确认后，方可销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息的彻底销毁。销毁过程中，应指定专