纪检档案管理制度6

PAGE纪检档案管理制度6一、总则（一）目的为加强公司纪检档案管理，确保纪检工作中形成的各类文件材料得到妥善保管和有效利用，为公司纪检工作提供坚实的信息支持和历史依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各级纪检部门在履行职责过程中形成的档案管理工作，包括但不限于信访举报材料、案件调查卷宗、纪律处分决定等相关文件资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映纪检工作实际情况，确保档案信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理纪检工作各环节产生的文件材料，保证档案的完整性。3.保密性原则：严格遵守保密规定，对涉及公司机密、个人隐私等敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理，确保档案整理、分类、编号、存储等工作的标准化和规范化。二、档案管理职责（一）纪检部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、分类、装订、编目等基础工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。2.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并向上级领导报告档案管理情况。3.严格执行档案借阅、查阅制度，做好借阅登记和归还工作，对借阅档案的使用情况进行监督。4.按照规定的保管期限和销毁程序，对已过保管期限或无保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施销毁工作。（二）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能，负责档案管理的日常工作。2.负责档案的接收、登记、整理、编目、上架、保管等具体工作，确保档案存放有序、查找方便。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，维护档案的安全与完整。4.积极开展档案信息开发利用工作，为纪检工作提供档案查询、借阅等服务，协助纪检人员查阅、利用档案资料。（三）其他部门职责1.各部门应积极配合纪检部门做好档案管理工作，及时将涉及纪检工作的文件材料移交纪检部门归档。2.在工作中形成的与纪检工作相关的文件材料，应按照档案管理要求进行整理、分类，并在规定时间内移交纪检部门。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.纪检信访举报材料，包括来信、来访记录、举报电话记录、电子邮件等。2.案件调查过程中形成的各类文件，如立案审批表、调查方案、谈话笔录、证据材料、案件调查报告等。3.纪律处分决定及相关材料，包括处分决定书、送达回证、被处分人员的申诉材料等。4.党风廉政建设工作中形成的文件，如工作计划、总结、检查报告、廉政教育资料等。5.其他与纪检工作有关的文件、资料、图表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责收集本部门产生的与纪检工作相关的文件材料，并及时移交纪检部门。2.纪检人员在工作中应随时注意收集相关文件材料，确保文件材料的及时、完整收集。3.对于重要的、紧急的文件材料，应优先收集，并及时进行整理和处理。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、来源、内容等进行分类，保持文件之间的有机联系。2.对每份文件材料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理文档。3.去除文件材料上的金属物，对破损的文件进行修补，字迹模糊或褪色的文件应进行复制或摘抄。4.按照档案装订要求，将文件材料左侧对齐，采用三孔一线的方法进行装订，确保文件整齐、牢固。5.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于查阅和检索。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.信访举报类：按照信访举报的来源、内容、处理情况等进行分类。2.案件调查类：按照案件的性质、调查阶段、处理结果等进行分类。3.纪律处分类：按照处分决定的对象、处分种类、处分时间等进行分类。4.党风廉政建设类：按照党风廉政建设工作的内容、活动、文件等进行分类。5.其他类：对不属于上述分类的其他纪检档案进行统一归类。（二）编号规则1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的形式，如“2023XF001”，其中“2023”表示年度，“XF”表示信访举报类，“001”表示该类别下的流水号。2.类别代码按照上述分类标准进行编制，具体如下：信访举报类：XF案件调查类：AJ纪律处分类：CF党风廉政建设类：DJ其他类：QT3.流水号按照档案形成的先后顺序依次编排，从“001”开始，每个类别单独编号。五、档案的保管与存储（一）保管期限1.纪检档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：重要的信访举报材料、重大案件的调查卷宗、涉及公司核心机密的纪律处分决定等。3.长期保管的档案期限为30年，主要包括：一般性的信访举报材料、案件调查卷宗、纪律处分决定等。4.短期保管的档案期限为10年，主要包括：临时性的纪检工作文件、一般性的党风廉政建设资料等。（二）存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应按照档案分类顺序进行排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、起止日期等信息。2.电子档案应按照纸质档案的分类和编号进行存储，建立电子档案数据库，确保电子档案的安全、完整和可检索。电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。3.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全保管。（三）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存储情况与档案目录一致。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等问题，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级领导报告。3.对清查结果进行记录，形成档案清查报告，报告内容应包括清查时间、范围、结果、存在问题及处理情况等。六、档案的借阅与查阅（一）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，必须填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅原因、借阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，方可到档案管理人员处办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。逾期未还的，档案管理人员应及时催还。3..借阅人员必须妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等，确保档案的安全和完整。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（二）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房。2.外单位人员查阅档案的，应持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导签字同意后，方可查阅。查阅档案时，必须由档案管理人员陪同，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。3.查阅涉及公司机密、个人隐私等敏感信息的档案，必须严格遵守保密规定，查阅人员不得向无关人员透露档案内容。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书，明确保密责任。2.对档案库房、档案整理场所等进行严格管理，限制无关人员进入，确保档案存放环境的安全。3.对涉及公司机密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。4.在档案利用过程中，严格控制查阅范围和使用方式，对查阅、借阅档案的人员进行保密提醒，防止档案信息的不当传播。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、档案设备等的安全检查，及时发现和消除安全隐患。2.配备必要的安全设施设备，如防火器材、防盗报警装置、温湿度调节设备等，确保档案的安全保管。3.制定档案应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力，确保在火灾、水灾、盗窃等紧急情况下能够迅速采取措施保护档案安全。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对档案进行鉴定，由纪检部门负责人、档案管理人员及相关业务人员组成鉴定小组，对档案的保管期限、价值等进行评估。2.鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、来源、重要程度等因素，按照档案保管期限的规定，确定档案的存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。（二）销毁程序1.《档案销毁清册》经公司分管领导批准后，方可组织实施销毁工作。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人