档案管理员岗位制度

PAGE档案管理员岗位制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理方面的工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司档案的日常管理工作。（二）主要职责1.制定档案管理制度：根据国家法律法规和公司实际情况，制定完善的档案管理制度，并负责组织实施。2.档案收集与整理：负责收集、整理公司各部门形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。3.档案保管：建立健全档案保管制度，妥善保管档案，确保档案的安全。4.档案利用：为公司各部门和员工提供档案查阅、借阅等服务，积极开发利用档案信息资源。5.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.档案信息化建设：推进档案信息化管理，建立档案信息数据库，提高档案管理工作效率和服务水平。7.培训与指导：对公司各部门档案管理人员进行业务培训和指导，提高档案管理工作整体水平。三、档案分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、证照等。2.人事管理类：涵盖员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同等方面的档案。3.财务管理类：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务制度等档案。4.业务经营类：涉及市场营销、客户资料、项目合同、业务报表等档案。5.技术研发类：包括科研项目资料、技术文件、专利成果等档案。6.基本建设类：有关公司基本建设项目的立项、规划、设计、施工、验收等方面形成的档案。7.其他类：不属于上述分类的其他具有保存价值的档案。（二）档案编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号规则如下：1.行政管理类：以“XZ”开头，后面依次为年份、流水号，如“XZ2023001”。2.人事管理类：以“RS”开头，后面依次为年份、流水号，如“RS2023002”。3.财务管理类：以“CW”开头，后面依次为年份、流水号，如“CW2023003”。4.业务经营类：以“JY”开头，后面依次为年份、流水号，如“JY2023004”。5.技术研发类：以“JS”开头，后面依次为年份、流水号，如“JS2023005”。6.基本建设类：以“JS”开头，后面依次为年份、流水号，如“JS2023006”。7.其他类：以“QT”开头，后面依次为年份、流水号，如“QT2023007”。四、档案收集（一）收集范围1.公司各部门在工作活动中形成的各种文件、资料、图表、数据、记录等。2.上级机关、外单位发来的与公司有关的文件、函件、通知等。3.公司与外部单位签订的各类合同、协议、意向书等。4.公司员工个人在工作中形成的具有保存价值的材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案材料收集齐全，并移交档案管理部门。2.档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，使用耐久性强的书写材料。3.对于电子文件，应按照规定格式和存储要求进行收集，并确保其真实性、完整性和可读性。（三）收集时间1.定期收集：各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案材料整理后移交档案管理部门。2.不定期收集：对于重要会议、重大活动、紧急事件等形成的档案材料，应在事件结束后及时收集移交。五、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。2.组卷：将同一类别的档案按照一定的原则和方法进行组卷，每卷厚度应适中，一般不超过20mm。3.编目：对每卷档案进行编号、编页、填写卷内目录、备考表等，并编制案卷封面。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于保管和查阅。（三）整理要求1.整理工作应在档案收集后及时进行，确保档案的整理质量。2.整理过程中应认真核对档案材料，发现问题及时与相关部门或人员沟通解决。3.整理后的档案应符合档案管理的规范要求，便于检索和利用。六、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。3.对电子档案应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（三）档案借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请进行审核，根据档案的密级和重要程度确定是否批准借阅。3.借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行查阅，并严格遵守档案查阅制度，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真核对档案数量和完整性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究责任。（四）档案查阅利用1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据查阅申请提供相应的档案，并做好查阅记录。2.外单位人员查阅公司档案，须持有单位介绍信，经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并严格遵守档案查阅制度。3.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。对于涉及公司机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和系统性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，确定其保存价值。2.综合分析：结合档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，综合分析档案的保存价值。（四）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为[X]年。3.短期保管：凡是在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为[X]年。（五）销毁程序1.档案鉴定工作小组对档案进行鉴定后，提出销毁意见，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备和软件，建立档案信息数据库。2.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保图像清晰、完整。3.按照档案分类编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立索引目录，便于检索和利用。4.加强档案信息安全管理，采取加密、备份、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化系统使用与维护1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作方法，按照规定进行档案数据的录入、修改、删除等操作。2.定期对档案信息管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。3.建立档案信息化管理日志，记录系统操作情况和维护信息。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对公司各部门档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.公司内部审计部门应定期对档案管理工作进行审计，确保档案管理工作符合法律法规和公司制度要求。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价制度，对公司各