校团委会档案管理制度

PAGE校团委会档案管理制度一、总则（一）目的为加强校团委会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在学校共青团工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于校团委会各部门在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则校团委会档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容必须真实反映校团委会的工作实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理校团委会工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及党和国家机密、学校秘密以及个人隐私的档案，采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率，为校团委会工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门校团委会设立专门的档案管理部门，负责统筹协调校团委会档案管理工作。档案管理部门应配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的正常开展。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.对档案进行定期检查和核对，确保档案的安全和完整。3.建立档案借阅登记制度，严格按照规定办理档案借阅手续，及时催还借阅的档案。4.负责档案信息的数字化处理，建立电子档案数据库，提高档案管理的信息化水平。5.积极开展档案编研工作，编写档案参考资料，为校团委会工作提供决策依据。6.宣传档案法律法规和档案知识，提高校团委会成员的档案意识。（三）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保本部门档案的及时归档。2.在工作中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求及时整理、分类，定期移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围校团委会档案收集范围包括但不限于以下几类：1.上级团组织及学校党委下发的与共青团工作相关的文件、通知、指示等。2.校团委会工作计划、总结、报告、决议、会议记录等。3.校团委会组织开展的各类活动的方案、策划书、活动记录、照片、视频等。4.团员档案、团费收缴记录、团组织关系转接材料等。5.校团委会干部任免文件、考核材料、培训记录等。6.校团委会与其他单位或组织的往来信函、合作协议等。7.校团委会获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。8.其他与校团委会工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门工作中形成的各类文件材料，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对破损、褪色的文件材料，应及时进行修复或复制，保证档案的质量。（三）整理方法1.分类按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政工作类、组织建设类、宣传教育类、社会实践类、志愿服务类、文体活动类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便快速检索档案信息。4.装订对纸质档案进行装订，装订应牢固整齐，便于翻阅和保存。四、档案的保管（一）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映校团委会主要职能活动和基本历史面貌的，对校团委会工作有长远利用价值的档案，应列为永久保管。主要包括校团委会成立以来的重要文件、会议记录、工作计划、总结、决议等。2.长期保管的档案凡是在校团委会工作中形成的，在一定时期内具有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限一般为10年至50年。主要包括校团委会组织开展的各类活动的相关材料、团员档案、干部任免文件等。3.短期保管的档案凡是在校团委会工作中形成的，在较短时间内具有查考利用价值的档案，应列为短期保管。保管期限一般为1年至10年。主要包括一般性的文件、通知、简报等。（二）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，对纸质档案进行分类存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.电子档案建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储。电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。同时，应采取必要的安全防护措施，防止电子档案被篡改、丢失或损坏。（三）档案保管期限的鉴定与调整1.定期对档案保管期限进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关人员组成鉴定小组，对到期档案进行逐卷审查，提出存毁意见。2.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应填写档案销毁清册，经校团委会负责人批准后，由专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。3.随着校团委会工作的发展和变化，根据实际情况对档案保管期限进行适时调整，确保档案保管期限的合理性和科学性。五、档案的查阅与借阅（一）查阅原则1.凡因工作需要查阅档案的校团委会成员，均可按照规定办理查阅手续。2.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅档案时，应爱护档案，保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。（二）查阅手续1.查阅人应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、日期、查阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门根据查阅申请表，核实查阅人身份和查阅权限，确定是否提供查阅服务。如同意查阅，应安排专人负责提供服务，并做好查阅记录。3.查阅记录应包括查阅人姓名、部门、查阅日期、查阅档案名称、查阅内容等信息，查阅记录应妥善保存，以备查考。（三）借阅原则1.因特殊情况需要借阅档案的，必须严格履行借阅手续，经校团委会负责人批准后方可借阅。2.借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期归还，应提前办理续借手续。3.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的责任。（四）借阅手续1.借阅人应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、日期、借阅期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门根据借阅申请表，核实借阅人身份和借阅权限，确定是否提供借阅服务。如同意借阅，应与借阅人签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务，并收取一定的押金。3.借阅人凭档案借阅协议和押金收据领取档案，档案管理部门应在档案借阅登记册上详细记录借阅人姓名、部门、借阅日期、借阅档案名称、归还日期等信息。4.借阅人归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失或涂改等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。同时，退还借阅人的押金。六、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，及时掌握档案管理工作动态。2.档案统计报表应定期报送校团委会负责人，并抄送相关部门。统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）档案移交1.校团委会在机构变动或工作结束时，应按照档案管理规定，及时将档案移交给学校档案馆或其他指定的档案保管机构。2.档案移交时，应编制档案移交清册，详细列出移交档案的名称、数量、保管期限等内容，并办理交接手续。交接双方应在档案移交清册上签字确认。3.对移交的档案，接收单位应按照档案管理要求进行妥善保管和利用，确保档案的安全和完整。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，严格遵守保密纪律。2.对涉及党和国家机密、学校秘密以及个人隐私的档案，应按照保密规定进行管理，严格限制查阅和借阅范围。3.在档案整理、保管、查阅、借阅等过程中，采取必要的保密技术措施，如加密存储、设置访问权限等，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施的安全管理，确保档案的实体安全。2.配备必要的安全防护设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，定期进行检