气象资料档案管理制度

PAGE气象资料档案管理制度一、总则（一）目的为了加强气象资料档案的管理，确保气象资料档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥气象资料档案在气象业务、科研、服务等方面的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及气象资料档案管理的部门和人员。（三）定义1.气象资料档案：指在气象业务活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的气象资料按照规定的程序和要求移交档案部门保存的过程。3.档案保管期限：根据气象资料的重要程度和历史价值，确定的档案保存时间，分为永久、长期和短期。（四）管理原则1.集中统一管理原则：气象资料档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：归档的气象资料应真实反映气象业务活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的气象资料档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于气象资料档案的查询、借阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定本公司/组织气象资料档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、归档、保管和统计气象资料档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.建立气象资料档案数据库，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.对档案管理人员进行业务培训，指导和监督各部门的档案管理工作。5.按照规定向有关部门提供气象资料档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.定期对气象资料档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁和移交。（二）各部门职责1.负责本部门气象资料的收集、整理和初步立卷工作，确保资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的气象资料档案移交档案管理部门归档。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借气象资料档案。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责气象资料档案的日常管理工作，包括收集、整理、分类、编目、上架、保管等。3.熟练掌握档案管理业务知识和技能，运用信息化手段管理档案，提高工作效率。4.做好档案的安全防护工作，定期检查档案保管状况，确保档案不受损坏、丢失和泄密。5.积极为气象业务、科研、服务等工作提供档案利用服务，及时、准确地提供所需档案资料。三、档案收集与整理（一）收集范围1.气象观测资料：包括地面气象观测、高空气象观测、气象卫星观测、气象雷达观测等获取的各种数据资料。2.气象预报资料：包括短期天气预报、中期天气预报、长期天气预报、灾害性天气预报等相关资料。3.气象服务资料：包括为政府决策、社会公众、专业用户等提供气象服务的各类报告、方案、产品等。4.气象科研资料：包括气象科研项目研究过程中形成的实验数据、研究报告、论文等。5.其他与气象业务相关的资料：如气象仪器设备的采购、维修、校准记录，气象业务会议纪要，气象工作文件等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责气象资料的收集工作，确保资料收集的及时性和完整性。2.收集的气象资料应真实、准确、清晰，符合相关业务规范和技术标准。3.对电子形式的气象资料，应确保其存储格式的通用性和可读性，并做好备份工作。（三）整理原则1.遵循气象资料的形成规律和内在联系，保持资料之间的有机联系。2.按照气象资料的类别、时间顺序等进行分类整理，便于查找和利用。3.整理过程中应保证资料的齐全、完整，对破损、褪色等不符合保存要求的资料进行修复或复制。（四）整理方法1.分类：根据气象资料的性质和用途，分为气象观测类、气象预报类、气象服务类、气象科研类等类别。每个类别下再根据具体内容进行细分。2.编号：为每一份气象资料档案编制唯一的编号，编号应体现资料的类别、年份、顺序等信息，便于管理和查询。3.编目：编制气象资料档案目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等内容，目录应打印成册并进行电子备份。4.装订：对纸质气象资料进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。四步、档案归档与保管（一）归档程序1.各部门在气象资料整理完毕后，填写档案移交清单，注明资料的名称、数量、日期等信息。2.将档案移交清单连同整理好的气象资料一并提交给档案管理部门。3.档案管理部门对移交的气象资料进行核对、验收，确认无误后办理归档手续，并在档案移交清单上签字。（二）保管期限划分1.永久保管：对具有重要历史价值、涉及国家核心利益、长期需要查考利用的气象资料档案，列为永久保管。2.长期保管：保管期限为[X]年的气象资料档案，主要包括在一定时期内具有重要参考价值的气象业务、科研、服务等资料。3.短期保管：保管期限为[X]年的气象资料档案，一般为一般性气象业务记录和临时需要查考的资料。（三）保管要求1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全。2.按照档案保管期限和类别，对气象资料档案进行分类存放，排列有序，便于查找。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.合法合规原则：气象资料档案的利用应符合国家法律法规和本公司/组织的相关规定。2.服务气象业务原则：优先满足气象业务、科研、服务等工作对档案资料的需求。3.严格审批原则：对涉及重要机密、敏感信息的档案利用，应严格履行审批手续。（二）利用方式1.查阅：气象业务人员、科研人员、服务人员等因工作需要，可以到档案管理部门查阅气象资料档案。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、资料名称及数量等信息。2.借阅：因特殊情况需要将档案借出使用的，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可以提供气象资料档案的复制服务。复制应经档案管理部门负责人批准，并做好登记工作。（三）利用审批1.一般利用：查阅一般性气象资料档案，由利用部门负责人签字批准后，即可到档案管理部门办理查阅手续。2.重要利用：涉及重要机密、敏感信息或需要跨部门、跨单位利用的气象资料档案，需经公司/组织分管领导审批。3.特殊利用：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的气象资料档案，利用前需经保密部门审核，并报公司/组织主要领导批准。（四）归还与注销1.借阅的档案到期后应及时归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。2.利用完毕后，档案管理部门应及时注销查阅、借阅、复制等登记信息。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立气象资料档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务专家、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对气象资料档案的鉴定工作进行组织和指导。（二）鉴定标准1.根据气象资料档案的保管期限划分标准，结合气象业务发展和实际利用情况，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如重复、过时、无利用价值的资料，应予以鉴定剔除。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，在鉴定时应严格按照保密规定进行处理。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对气象资料档案进行清查，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对清单中的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁。3.对确定销毁的档案，编制销毁清单，经公司/组织领导批准后实施销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案，采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案，采用数据擦除、格式化等技术手段进行销毁，并做好记录。（五）监销销毁气象资料档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。监销人员应在销毁清单上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的气象资料档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等全过程的信息化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将气象资料档案的相关信息录入信息化管理系统，确保数据的准确、完整。2.定期对系统中的档案数据进行维护，更新档案的保管期限、利用情况等信息，保证数据的时效性。（三）检索与利用1.利用信息化管理系统提供的检索功能，方便快捷地查找所需气象资料档案。检索方式应包括按档案编号检索、按题名检索、按日期检索、按类别检索等多种方式。2.通过信息化管理系统实现档案的在线查阅、借阅、复制等利用服务，提高档案利用效率。（四）安全管理1.加强气象资料档案信息化管理系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，防止数据泄露、篡改和丢失。2.定期对信息化管理系统进行备份，备份数据应存储在