不动产档案工作制度

PAGE不动产档案工作制度一、总则（一）目的为加强公司不动产档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及不动产相关业务活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映不动产的实际情况和业务办理过程。2.完整性原则：涵盖不动产从取得、变更到处置全过程的各类文件资料，确保无遗漏。3.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家法律法规、行业标准以及公司内部规定，确保管理流程规范统一。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善不动产档案管理制度，并监督执行。（具体职责：明确制度制定的流程，如参考哪些法律法规和行业标准，经过哪些部门审核等）集中统一管理公司不动产档案，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。（详细说明数据库的建设要求，如数据格式、存储方式等）负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅和统计等日常工作。（分别阐述各项工作的具体操作流程和标准）定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。（规定鉴定的方法、程序以及销毁的审批流程）2.业务部门负责本部门不动产相关业务档案的形成、积累和初步整理，并按照规定及时移交档案管理部门。（明确业务部门在档案形成过程中的具体职责，如文件材料的收集范围、整理要求等）协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的业务支持和信息。（说明协助的具体方式和内容）3.其他部门在各自职责范围内，配合档案管理部门做好不动产档案管理工作，如涉及不动产的资产清查、审计等工作中，应充分利用档案资料，并保护档案的安全。（举例说明在不同工作场景下如何配合，以及保护档案安全的具体措施）二、档案的收集与整理（一）收集范围1.不动产产权证书、土地使用证、房屋所有权证等权属证明文件。2.不动产购置合同、租赁合同、抵押合同、赠与合同等各类合同协议。3.不动产建设项目的立项批复、规划许可证、施工许可证、竣工验收报告等相关文件。4.不动产评估报告、测绘报告、勘查记录等专业技术文件。5.涉及不动产的会议纪要、决议、请示、批复等公文文件。6.不动产变更登记、转移登记、注销登记等业务办理过程中形成的各类申请表、审批表、证明材料等。7.其他与不动产相关的文件资料，如照片、录像、音频等。（二）收集要求1.业务部门应在业务活动结束后[X]个工作日内，将形成的不动产档案资料收集齐全，并进行初步整理。（明确规定时间节点的重要性及逾期后果）2.收集的档案资料应真实、完整、清晰，签字盖章等手续齐全。（详细说明对文件真实性、完整性的审核标准和方法）3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（规定电子文件的格式要求，如常用办公软件格式、特定行业格式等）（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、业务类别或不动产类别进行分类。（举例说明不同分类方式的适用场景）2.对每份文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。（阐述编号的规则和方法，如编号的组成结构、位数要求等）3.编制档案目录，目录应包含文件编号、名称、日期、来源等基本信息，确保目录与档案内容一一对应。（说明目录编制的格式和排版要求）4.对于图纸、图表等特殊形式的文件，应进行单独整理，并在目录中注明其存放位置和相关说明。（规定特殊文件的整理和标注方式）三、档案的归档与保管（一）归档流程1.业务部门整理好的档案资料，应填写《不动产档案移交清单》，一式两份，经双方签字确认后，连同档案资料一并移交档案管理部门。（详细说明移交清单的内容和格式要求）2.档案管理部门收到移交的档案资料后，应按照整理要求进行再次审核和完善，无误后进行归档。（阐述审核的重点内容和方法）3.归档后的档案应按照分类顺序上架存放，并在档案管理系统中录入相关信息，建立电子档案索引。（说明上架存放的标准和档案管理系统的操作流程）（二）保管期限1.根据不动产档案的性质和重要程度，确定不同档案的保管期限，分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）。（明确划分不同保管期限的依据和适用范围）2.具体保管期限参照国家相关法律法规和行业标准执行，同时结合公司实际情况进行调整。（说明调整保管期限的程序和审批要求）（三）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（详细说明各项防护措施的具体要求和设备配置）2.档案应存放在专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找和取用。（规定档案柜架的规格和存放方式）3.对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备和存储方式，定期进行备份，并异地存放。（说明电子档案存储设备的选择标准、备份频率和异地存放的要求）四、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅不动产档案的，应填写《不动产档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。（详细说明申请表的内容和格式要求，以及审批的流程和标准）2.涉及公司重要决策、重大项目等特殊情况需要查阅档案的，应经公司分管领导审批。（明确特殊情况的界定范围和审批权限）3.外部单位或个人因司法调查、审计等合法事由需要查阅档案的，应持有效证件和相关证明文件，经公司法律合规部门审核，报公司分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（阐述外部查阅的审核程序和陪同要求）（二）查阅程序1.档案管理部门根据审批通过的查阅申请，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。（说明监督的具体方式和内容）2.查阅人员应在规定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出或转借他人。（明确查阅地点的规定和违规后果）3.查阅过程中，如需摘录、复制档案内容的，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（规定摘录、复制的审批流程和登记要求）（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅不动产档案的，应填写《不动产档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。（详细说明申请表的内容和格式要求，以及两级审批的流程和标准）2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长的，应提前办理续借手续。（明确借阅期限的规定和续借的程序）3.外部单位或个人原则上不得借阅档案，如因特殊情况确需借阅的，应按照外部查阅的程序办理审批手续，并缴纳一定的押金。（阐述特殊情况的界定范围、审批程序和押金的收取标准）（四）借阅归还1.借阅人员应按时归还档案，如遇特殊情况不能按时归还的，应提前向档案管理部门说明原因。（说明逾期归还的处理方式）2.档案归还时，档案管理部门应进行认真核对，检查档案是否完整、有无损坏等情况。如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。（规定核对的内容和问题处理的流程）五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立由档案管理部门、业务部门和相关专业人员组成的档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。（明确鉴定小组的人员构成和职责分工）（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，综合判断档案是否仍需保存。（详细说明判断的具体依据和方法）2.对于已失去保存价值的档案，鉴定小组应出具鉴定意见，经公司分管领导批准后，方可进行销毁。（规定鉴定意见的格式和审批流程）(三)销毁程序1.档案管理部门按照批准的销毁清单，对拟销毁的档案进行造册登记，注明档案名称、数量、保管期限等信息。（说明销毁清单的内容和格式要求）2.采用焚烧、粉碎等安全可靠的方式进行销毁，并由专人负责监督，确保销毁彻底。（规定销毁方式的选择标准和监督的具体要求）3.销毁过程中，应做好记录，包括销毁时间、地点、方式、监督人员等信息，记录应保存[X]年。（明确记录的保存期限和内容要求）六、档案的统计与信息化管理（一）统计工作1.档案管理部门应建立健全档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析。（说明统计制度的建立流程和统计分析的内容要求）2.统计报表应准确、及时、完整，报表内容应包括档案数量、类别、保管期限、利用情况等信息。（规定统计报表的格式和报送要求）3.通过统计分析，及时发现档案管理工作中存在的问题，为改进管理措施提供依据。（阐述如何根据统计结果进行问题分析和措施改进）（二）信息化管理1.建立不动产档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。（说明信息系统的功能模块和建设要求）2.档案管理部门应定期对档案信息进行录入、更新和维护，确保信息的准确性和完整性。（规定信息录入、更新和维护的流程和标准）3.利用信息化手段，实现档案查阅、借阅