数字档案资产管理制度

PAGE数字档案资产管理制度一、总则（一）目的为了加强公司数字档案资产的管理，确保数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性，充分发挥数字档案在公司生产经营、管理决策等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及参与公司档案管理相关工作的所有人员。（三）基本原则1.统一管理原则：公司数字档案资产实行统一领导、分级管理，由公司档案管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导全公司的数字档案管理工作。2.规范标准原则：严格遵循国家和行业有关数字档案管理的法律法规、标准规范，确保数字档案管理工作的规范化、标准化。3.安全保密原则：采取有效的安全保密措施，保障数字档案信息的安全，防止数字档案的泄露、篡改和丢失。4.方便利用原则：优化数字档案管理流程，提高数字档案的检索、利用效率，为公司各项工作提供便捷的档案信息服务。二、数字档案资产的定义与范围（一）定义数字档案资产是指公司在各项活动中形成的，具有保存价值的，以数字形式存在的各种文件、资料、图表、数据等信息资源。（二）范围1.文书档案：包括公司各类红头文件、请示报告、会议纪要、规章制度等。2.科技档案：涵盖公司科研项目、工程建设、设备仪器等方面的档案资料。3.财务档案：如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.人事档案：员工个人基本信息、工作经历、考核评价、薪资福利等档案材料。5.业务档案：根据公司不同业务类型，如市场营销、生产管理、质量管理等形成的相关档案。6.声像档案：照片、录音、录像等记录公司重要活动、事件的声像资料。7.电子数据：包括公司信息化系统产生的各类数据文件、数据库备份等。三、数字档案资产的形成与收集（一）形成要求1.公司各部门在业务活动中应及时、准确地将形成的文件材料进行数字化处理，确保数字档案的原始性和真实性。2.数字档案的形成应遵循公司文件材料归档的相关规定，按照文件材料的形成规律和有机联系进行整理。3.对于电子文件的形成，应采用符合国家标准的文件格式，确保文件的可读性和可迁移性。（二）收集职责1.各部门负责本部门业务活动中产生的数字档案的收集、整理，并定期移交至公司档案管理部门。2.档案管理部门负责对全公司数字档案收集工作进行指导、监督和检查，及时掌握数字档案的形成情况，确保重要数字档案的完整收集。3.涉及多个部门共同形成的数字档案，由牵头部门负责组织相关部门进行收集，并统一移交档案管理部门。（三）收集流程1.各部门在业务活动结束后，应在规定时间内对形成的数字档案进行初步整理，填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。2.将整理好的数字档案及移交清单一并提交至档案管理部门。档案管理部门对移交的数字档案进行核对，如发现问题及时反馈给移交部门进行整改。3.经核对无误后，档案管理部门接收数字档案，并办理交接手续，双方签字确认。四、数字档案资产的整理与分类（一）整理原则1.遵循数字档案的形成规律和有机联系，保持数字档案之间的历史联系。2.便于数字档案的保管、检索和利用，提高档案管理工作效率。（二）分类方法1.年度分类法：按照数字档案形成的年度进行分类，将每年形成的数字档案分为不同的类别。2.机构分类法：根据公司内部的组织机构，将数字档案按部门进行分类。3.问题分类法：结合公司业务特点，按照数字档案反映的问题进行分类，如将科技档案分为科研项目、工程建设、设备管理等类别。（三）整理步骤1.数据清理：对收集到的数字档案进行检查，清除重复、无用的数据，确保数字档案的准确性和完整性。2.元数据提取：提取数字档案的元数据，包括文件的题名、作者、日期、格式、来源等信息，以便于对数字档案进行检索和管理。3.文件命名：按照规范的命名规则对数字档案进行命名，确保文件名能够准确反映文件的内容和特征，便于识别和查找。4.目录编制：根据分类方法，编制数字档案的目录结构，建立清晰的档案索引体系，方便用户快速检索所需档案。五、数字档案资产的存储与保管（一）存储设备与环境1.公司应配备专门用于存储数字档案的服务器、磁盘阵列、磁带库等存储设备，并定期进行维护和检查，确保存储设备的正常运行。2.存储设备应具备冗余备份功能，防止因硬件故障导致数字档案丢失。同时，应建立异地灾备中心，对重要数字档案进行异地备份，以应对自然灾害、突发事件等不可抗力因素。3.数字档案存储环境应保持适宜的温度、湿度，具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全防护措施，确保数字档案的存储安全。（二）存储策略1.根据数字档案的重要性、使用频率等因素，制定不同的存储策略。对于重要且使用频繁的数字档案，应采用在线存储方式，确保能够快速访问；对于重要但使用频率较低的数字档案，可采用近线存储方式；对于历史久远、很少使用的数字档案，可采用离线存储方式。2.定期对数字档案进行存储介质的更新和迁移，确保数字档案的可读性和可访问性。同时，对存储介质上的数字档案进行定期备份，防止数据丢失。（三）保管期限与鉴定1.按照国家和行业有关规定，结合公司实际情况，确定数字档案的保管期限。保管期限分为永久、定期两种，定期保管期限一般分为30年、10年。2.档案管理部门应定期对到期数字档案进行鉴定，组织相关部门和人员组成鉴定小组，根据数字档案的价值和保管期限，提出鉴定意见。3.对已失去保存价值的数字档案，经鉴定小组批准后，按照规定的程序进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。六、数字档案资产的检索与利用（一）检索工具1.建立数字档案检索系统，提供多种检索方式，如题名检索、关键词检索、分类检索、日期检索等，方便用户快速查找所需数字档案。2.编制数字档案检索指南，详细介绍检索系统的使用方法、检索途径、检索技巧等内容，帮助用户更好地利用检索系统。3.定期更新数字档案检索系统的索引数据，确保索引信息的准确性和完整性，提高检索效率。（二）利用权限与流程1.公司员工因工作需要利用数字档案时，应填写档案利用申请表，注明利用目的、利用档案的名称和范围等信息，经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门根据利用申请表，对利用申请进行审核，对于符合利用规定的申请，为利用者提供相应的数字档案，并办理借阅手续。3.借阅数字档案应在规定时间内归还，如需延期使用，应提前办理续借手续。利用者应对借阅的数字档案妥善保管，不得擅自复制、转借、涂改、销毁数字档案。4.对于涉及公司机密的数字档案，应严格按照公司保密制度进行管理，限制查阅和使用范围，确保公司机密信息的安全。（三）统计与分析1.档案管理部门应建立数字档案利用统计制度，定期对数字档案的利用情况进行统计分析，包括利用人次、利用档案的种类和数量、利用目的等信息。2.通过对数字档案利用统计数据的分析，了解公司员工对数字档案的需求情况，为优化数字档案管理工作提供依据，如调整档案分类体系、完善检索功能、增加档案数字化录入等。七、数字档案资产的安全管理（一）安全防护措施1.建立数字档案安全防护体系，采用防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等技术手段，防止外部网络攻击和恶意软件入侵，保障数字档案信息的网络安全。2.对数字档案存储设备和服务器进行安全加固，设置用户权限管理，严格控制对数字档案的访问权限，防止未经授权的访问和操作。3.定期对数字档案进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患，确保数字档案的安全性。（二）数据备份与恢复1.制定数字档案数据备份计划，按照规定的时间间隔对数字档案进行全量备份和增量备份。备份数据应存储在与原数据不同的存储介质上，并分别存储在不同的地理位置。2.定期对备份数据进行检查和测试，确保备份数据的完整性和可用性。同时，建立数据恢复演练机制，定期进行数据恢复演练，提高应对数据丢失等突发事件的能力。3.在发生数据丢失或损坏等情况时，能够及时利用备份数据进行恢复，确保数字档案的正常使用。（三）人员安全管理1.加强对涉及数字档案管理工作人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能，使其熟悉数字档案安全管理制度和操作规程。2.与数字档案管理工作人员签订保密协议，明确其在数字档案安全管理方面的责任和义务，防止因人员疏忽或违规操作导致数字档案安全事故的发生。3.对离职人员的数字档案访问权限进行及时清理和调整，确保数字档案的安全。八、数字档案资产的信息化建设（一）系统建设1.公司应建立完善的数字档案管理系统，实现数字档案的收集、整理、存储、检索、利用、安全管理等全过程的信息化管理。2.数字档案管理系统应具备良好的兼容性和扩展性，能够与公司其他信息化系统进行集成，实现数据的共享和交换。3.定期对数字档案管理系统进行升级和维护，优化系统功能，提高系统的稳定性和运行效率。（二）技术应用1.积极采用先进的数字档案管理技术，如光学字符识别（OCR）技术、电子签章技术、多媒体技术等，提高数字档案的处理效率和管理水平。2.利用大数据、人工智能等技术手段，对数字档案进行深度分析和挖掘，为公司决策提供数据支持和参考依据。（三）信息化人才培养1.加强对数字档案管理信息化人才的培养，制定人才培养计划，通过内部培训、外部进修、学术交流等方式，提高数字档案管理人员的信息化技术水平和业务能力。2.引进具有信息化专业背景和数字档案管理经验的人才，充实公司数字档案管理队伍，为数字档案资产的信息化建设提供人才保障。九、监督与检查（一）监督机制1.公司建立数字档案资产管理制度监督机制，由档案管理部门负责对全公司数字档案管理工作进行日常监督检查，确保制度的有效执行。2.定期对各部门数字档案管理工作进行考核评价，将考核结果纳入公司绩效考核体系，对数字档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励，对违反制度的部门和个人进行责任追究。（二）检查内容1.数字档案的形成与收集情况，包括是否及时、完整地收集数字档案，是否按照规定进行数字化处理等。2.数字档案的整理与分类情况，检查分类是否合理，整理是否规范。3.数字档案的存储与保管情况，包括存储设备的运行状况、存储环境的安全防护、备份数据的完整性等。4.数字档案的检索与利用情况，检索系统的使用效率、利用流程的合规性等。5.数字档案的安全管理情况（略）。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2