法院业务档案管理制度

PAGE法院业务档案管理制度一、总则（一）目的为加强法院业务档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和统计分析，充分发挥档案在法院审判工作及其他各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《人民法院档案管理办法》等相关法律法规，结合本院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院各业务部门在办理各类案件及开展相关业务活动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的业务档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则本院业务档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案管理人员应严格把关档案的收集、整理工作，保证档案内容真实、准确、完整，如实反映案件办理过程和业务活动情况。3.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案信息化水平，为档案的查阅、利用提供便利条件，满足审判工作及其他业务工作对档案信息的需求。4.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案实体和信息安全，严格遵守档案保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本院档案管理制度，制定和完善本院档案管理的具体实施细则。2.负责全院业务档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁档案及相关资料。3.建立健全档案管理信息化系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，推进档案管理现代化。4.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为审判工作及其他业务工作提供信息支持。5.组织档案业务培训，提高档案管理人员业务素质和全院干警的档案意识。6.对本院各业务部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期开展档案工作考核评估。（二）业务部门职责1.负责本部门业务档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案材料齐全、完整、规范。2.明确一名档案工作兼职人员，负责本部门档案工作的日常管理，配合档案管理部门做好档案的整理、归档、借阅等工作。3.严格执行档案管理制度，按照规定的时间和要求向档案管理部门移交档案，不得擅自留存、销毁档案。4.在案件办理过程中妥善保管档案材料，防止档案丢失、损坏或泄密。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理法律法规和职业道德规范，保守档案机密。2.认真履行档案管理各项职责，做好档案的收集、整理、编目、上架、保管、借阅登记等工作，确保档案管理工作有序进行。3.熟练掌握档案管理业务知识和技能，熟悉档案信息化管理系统操作，不断提高档案管理工作水平。4.定期对档案进行清查核对，发现问题及时处理，并向上级报告。5.积极参与档案编研工作，为档案利用提供优质服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.各类案件的立案材料，包括起诉状、答辩状、证据材料、受理通知书、诉讼费缴纳凭证等。2.案件审理过程中形成的庭审笔录、合议庭评议笔录、审判委员会讨论记录、调解笔录、询问笔录、调查笔录等。3.案件裁判文书，包括判决书、裁定书、调解书等，以及裁判文书的送达回证。4.执行案件的相关材料，如执行申请书、执行通知书、财产查询清单、执行裁定书、执行和解协议、执行款物发放凭证等。5.司法技术鉴定、评估、拍卖等业务活动中形成的相关材料。6.其他与案件办理有关的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。（二）收集要求1.各业务部门应在案件办结或业务活动结束后及时将档案材料收集齐全，整理规范，移交档案管理部门。2.档案材料应使用钢笔、毛笔或碳素笔书写，字迹工整、清晰，纸张规格统一，破损或褪色的材料应进行修补或复制。3.电子文件应按照相关规定进行整理和归档，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.收集的档案材料应保持其历史联系，按照一定的分类标准进行整理，便于保管和利用。（三）整理方法1.分类按照案件性质、审判程序等进行分类，一般分为刑事、民事、行政、执行等类别，每个类别下再根据具体情况细分若干小类。2.编号为每一卷档案编制唯一的档案编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序号等信息，便于管理和查询。3.编目编制档案目录，包括案卷题名、档案编号、保管期限、起止日期、页数、归档日期等内容，目录应打印或书写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。4.装订将整理好的档案材料按照顺序排列，去除金属物，采用线装或胶装等方式装订牢固，保持整齐美观。四、档案的保管（一）保管场所1.本院应设立专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求，确保档案安全。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、温湿度计等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管期限1.法院业务档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括具有重要历史价值、涉及国家机密、对社会有重大影响以及需长期保存以备查考的案件档案。3.长期保管的档案保管期限为60年，主要包括一般案件的档案及在一定时期内有查考利用价值的档案。4.短期保管的档案保管期限为30年，主要包括一些时效性较强、保管价值相对较低的档案。（三）档案存放1.档案应按照类别、保管期限、年度等顺序排列存放，上架保管，便于查找和利用。2.同一案件的正卷和副卷应合并存放，保持档案的完整性。3.对特殊载体的档案，如录音带、录像带、光盘等，应单独存放，并注明相关信息，确保安全保管。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查核对，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、存放有序、保管安全。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，采取相应措施进行处理，并向上级报告。3.建立档案清查记录，详细记录清查时间、范围、结果等信息，以备查阅。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应严格遵守国家法律法规和本院档案管理制度，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.服务审判原则档案利用工作应紧密围绕审判工作及其他业务工作需求，为案件办理、司法决策、研究分析等提供有效支持。3.规范有序原则建立健全档案利用制度和流程，规范利用手续，确保档案利用工作安全、有序进行。（二）利用范围1.本院干警因工作需要查阅、借阅档案，用于案件办理、工作研究、业务培训等。2.上级法院、其他司法机关因工作需要查阅、调阅本院档案。3.有关单位和个人因涉及诉讼案件或其他合法事由，按照规定程序查阅本院档案。（三）利用手续1.本院干警查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅登记表》，注明查阅、借阅的档案名称、编号、用途、期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.上级法院、其他司法机关查阅、调阅本院档案，应出具正式函件，注明查阅、调阅的档案范围、用途等，经本院分管领导批准后，由档案管理部门办理相关手续。3.有关单位和个人查阅本院档案，应提交查阅申请和相关证明材料，经本院档案管理部门审核，报分管领导批准后，按照规定进行查阅。（四）利用方式及要求1.查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，档案管理人员应在场监督，不得将档案带出指定场所。2.借阅档案应严格控制借阅期限，到期应及时归还。如需续借，应办理续借手续。3.查阅、借阅档案应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损等，如发现档案有损坏情况，应及时报告档案管理部门。4.因工作需要复印档案材料的，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。复印的档案材料应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、业务部门负责人及相关业务骨干。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限规定，对到期档案进行逐卷鉴定，判断档案是否仍具有保存价值。2.对于已失去保存价值的档案，应从档案内容的重要性、历史意义、现实利用价值等方面进行综合评估。3.涉及国家机密、个人隐私等特殊档案，应按照相关保密规定进行鉴定和处理。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，查阅档案内容，结合档案保管期限规定和现实利用情况，提出鉴定意见。3.鉴定意见分为继续保存、销毁两种。对于继续保存的档案，应重新确定保管期限；对于拟销毁的档案，应填写《档案销毁审批表》，详细说明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。4.《档案销毁审批表》经档案管理部门负责人审核、分管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁程序1.档案管理部门按照批准的销毁清单，组织专人对拟销毁的档案进行销毁。2.销毁档案应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息彻底销毁，无法恢复。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，记录由档案管理部门保存。4.销毁档案时，应邀请本院纪检监察部门人员进行现场监督，并在销毁记录上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的法院业务档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，实现档案资源的共享和整合，为审判工作及其他业务工作提供更加便捷、高效的信息支持。3.加强档案信息安全管理，确保档案数据的安全可靠，防止信息泄露和数据丢失。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保图像清晰、完整。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接等工作，建立电子档案数据库，实现电子档案与纸质档案的一一对应。3.按照档案整理要求，对电子档案进行分类、编号、编目等处理，确保电子档案的规范性和系统性。（三）系统功能1.档案录入功能实现档案信息的快速录入，包括档案基本信息、内容摘要、关联案件信息等，支持批量录入和单个录入。2.检索查询功能提供多种检索方式，如按档案编号、案件名称、当事人姓名、关键词等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。3.借阅管理功能记录档案借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等信息，实现借阅流程的信息化管理。4.统计分析功能对档案数据进行统计分析，生成各类统计报表，如档案数量统计、保管期限统计、利用情况统计等，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能设置用户权限管理，不同用户根据其工作职责和权限访问相应的档案信息；采用数据加密、备份等技术手段，保障档案数据的安全。（四）数据维护1.定期对电子