统计文书档案管理制度

PAGE统计文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司统计文书档案管理，确保统计资料的准确性、完整性、保密性和可追溯性，充分发挥统计文书档案在公司决策、管理和业务活动中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在统计工作中形成的各类文书档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：统计文书档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.分类管理原则：按照统计文书档案的来源、内容、形式等进行分类，便于管理和查找。3.规范标准原则：严格遵循国家有关法律法规和行业标准，规范统计文书档案的收集、整理、保管、利用等工作流程。4.安全保密原则：采取有效措施确保统计文书档案的安全，防止档案信息泄露、损毁和丢失。5.高效利用原则：充分发挥统计文书档案的作用，提高档案的利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、统计文书档案的分类与编号（一）分类1.统计报表类：包括公司定期向上级主管部门报送的各类统计报表，以及内部使用的统计报表。2.统计分析报告类：对公司业务数据进行分析后形成的报告，如市场分析报告、销售分析报告、财务分析报告等。3.统计调查资料类：公司组织开展的各类统计调查所获取的原始资料和汇总资料。4.统计规章制度类：公司制定的有关统计工作的规章制度、办法、细则等文件。5.统计工作会议资料类：统计工作会议的通知、议程、报告、决议等相关资料。6.其他统计文书类：上述类别未涵盖，但与公司统计工作相关的其他文书，如统计工作方案、统计工作总结等。（二）编号1.统计文书档案编号采用“年份+分类代码+流水号”的形式。2.年份：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.分类代码：根据上述分类，分别用一位大写字母表示，如“B”代表统计报表类，“C”代表统计分析报告类等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，用三位阿拉伯数字依次编号，如“001”“002”等。5.编号示例：2023B001，表示2023年形成的统计报表类档案中的第1份文件。三、统计文书档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责统计文书档案的收集工作，确保本部门产生的统计资料及时、准确地收集齐全。2.统计报表类档案由报表编制部门在报表报送截止日期后一周内收集整理完毕，并移交档案管理部门。3.统计分析报告类档案由报告撰写部门在报告定稿后三天内收集整理完毕，并移交档案管理部门。4.统计调查资料类档案由调查项目负责人在调查结束后两周内收集整理完毕，并移交档案管理部门。收集时应确保原始资料的完整性，包括调查问卷、访谈记录、数据汇总表等。5.统计规章制度类档案由制度起草部门在制度发布后一周内收集整理两份，一份留存本部门备查，另一份移交档案管理部门。6.统计工作会议资料类档案由会议组织部门在会议结束后一周内收集整理完毕，并移交档案管理部门。7.其他统计文书类档案由产生部门在文书形成后一周内收集整理完毕，并移交档案管理部门。（二）整理1.档案管理部门收到各部门移交的统计文书档案后，应及时进行整理。整理工作包括核对档案的完整性、准确性，去除重复、无效的文件，对文件进行分类、排序等。2.对于统计报表类档案，应按照报表名称、年份、期别等进行排序，并检查报表数据的准确性和逻辑一致性。3.统计分析报告类档案应按照报告主题、年份进行排序，同时检查报告内容的完整性和分析方法的合理性。4.统计调查资料类档案应按照调查项目名称、年份进行排序，对原始资料进行编号、编目，确保资料的可追溯性。对于调查问卷，应进行编号并制作问卷目录，注明问卷发放对象、回收情况等信息。5.将整理好的统计文书档案按照分类依次装入档案盒，并在档案盒封面标注档案类别、年份、起止编号等信息。四、统计文书档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放统计文书档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别、年份等进行合理排列，便于档案的存放和查找。（二）保管期限1.统计报表类档案的保管期限为[X]年，其中涉及重要经济指标、公司核心业务数据的报表应永久保存。2.统计分析报告类档案的保管期限为[X]年，对于具有重要参考价值、对公司决策有重大影响的分析报告应适当延长保管期限，可根据实际情况确定为[X+Y]年。3.统计调查资料类档案的保管期限为[X]年，原始调查资料应根据其重要性和后续使用需求确定保管期限，一般不少于[X]年。4.统计规章制度类档案的保管期限为长期，直至制度修订或废止。5.统计工作会议资料类档案的保管期限为[X]年，对于涉及公司重大决策、重要工作部署的会议资料应适当延长保管期限，可根据实际情况确定为[X+Y]年。其他统计文书类档案的保管期限根据其性质和重要程度参照上述标准确定。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对统计文书档案进行检查和清点，确保档案的数量准确、存放有序。如发现档案有损坏、丢失情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。2.对于电子档案，应定期进行备份，并存储在不同的介质上，分别存放于不同的地点。备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。定期对库房进行通风换气，防止档案受潮、发霉。4.对档案装具应定期进行维护和保养，如发现档案柜、档案架有损坏，应及时修复或更换，确保档案存放安全。五、统计文书档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅统计文书档案，用于业务分析、决策支持、工作参考等。2.外部单位因法定事由需要查阅公司统计文书档案的，但须按照相关法律法规和公司规定办理审批手续。（二）利用流程1.内部查阅查阅人填写《统计文书档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、年份、编号、查阅目的等信息，并提交所在部门负责人签字审批。将审批通过的申请表交档案管理部门，档案管理人员根据申请表提供的信息查找档案，并在指定地点供查阅人查阅。查阅人应在档案管理部门指定的范围内查阅档案，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。如需复制档案，应填写《统计文书档案复制申请表》，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制，并登记复制内容、数量等信息。查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后办理归还手续。2.内部借阅借阅人填写《统计文书档案借阅申请表》，注明借阅档案的类别、年份、编号、借阅期限等信息，并提交所在部门负责人签字审批。将审批通过的申请表交档案管理部门，档案管理人员根据申请表提供的信息查找档案，并办理借阅手续，填写《统计文书档案借阅登记册》，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上批注、污损、拆卷。如需延长借阅期限应提前办理续借手续。借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理人员核对无误后办理归还手续。如发现档案有损坏、丢失情况，借阅人应承担相应责任。3.外部查阅外部单位因法定事由需要查阅公司统计文书档案的，应向公司提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等信息，并加盖单位公章。公司收到查阅申请函后，由档案管理部门会同相关业务部门进行审核，报公司分管领导审批。审批通过后，档案管理部门安排专人负责接待外部查阅人员，并按照规定提供查阅服务。查阅过程中应严格监督，确保查阅行为符合法律法规和公司规定。如需复制档案，应按照公司相关规定办理审批手续，并由档案管理部门指定专人进行复制，复制内容应进行登记备案。（三）利用记录档案管理部门应对统计文书档案的利用情况进行详细记录，包括查阅人或借阅人姓名、部门、查阅或借阅档案名称、编号、查阅或借阅日期、利用目的、归还日期等信息。利用记录应妥善保存，以便日后查询和统计分析。六、统计文书档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对超过保管期限的统计文书档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理部门牵头，会同相关业务部门组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的内容、性质、重要程度等因素，对档案进行全面审查和评估，确定档案是否仍具有保存价值。对于仍具有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，应提出销毁意见。3.鉴定过程中应形成鉴定报告，详细记录鉴定档案的名称、编号、保管期限、鉴定意见等信息。鉴定报告应由鉴定小组全体成员签字确认。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的统计文书档案，应按照公司规定的销毁程序进行销毁。2.档案管理部门编制《统计文书档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并报公司分管领导审批。3.审批通过后，档案管理部门会同相关部门在指定地点对档案进行销毁。销毁过程应进行现场监督，确保档案被彻底销毁。销毁工作完成后，销毁人员和监督人员应在《统计文书档案销毁清册》上签字确认，并将销毁清册存档。4.对于电子档案的销毁，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储介质进行物理销毁，确保数据无法恢复。七、统计文书档案的信息化管理（一）数字化建设1.公司应逐步推进统计文书档案的数字化建设，将纸质档案转化为电子档案进行存储和管理。数字化过程应确保档案内容的准确性、完整性和可读性。2.档案管理部门负责组织实施统计文书档案数字化工作，制定数字化工作计划和方案，明确数字化流程、质量标准、安全要求等。3.数字化工作可委托专业的档案数字化服务机构进行，但公司应与服务机构签订保密协议，确保档案信息安全，并对数字化工作进行全程监督和质量控制。（二）电子档案管理1.建立电子档案管理系统，对统计文书档案进行集中管理。电子档案管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、审批、统计等功能，实现档案管理的信息化、自动化。2.档案管理人员应按照档案整理要求，将电子档案进行分类、编号、著录等，确保电子档案的规范性和系统性。同时，应建立电子档案索引目录，便于快速查找和利用。3.对电子档案应进行备份管理，备份存储介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。同时，应制定电子档案数据恢复计划，定期进行数