基建期档案管理制度

PAGE基建期档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司基建期档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在基建项目中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司基建期内所有工程项目从项目立项、可行性研究、设计、施工、调试到竣工验收等全过程形成的各类文件材料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则基建期档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的管理混乱和信息丢失。2.真实性原则档案内容必须真实反映基建项目的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集基建项目各阶段形成的各类文件材料，保证档案涵盖项目建设的全过程，不遗漏重要信息。4.规范性原则档案的形成、整理、归档和保管应遵循国家和行业相关标准规范，确保档案质量和管理的一致性。5.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司基建期档案管理制度，制定和完善基建期档案管理的具体办法和流程。2.负责基建期档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，对各部门档案管理工作进行检查和考核。3.参与基建项目前期文件材料的收集、整理和归档工作，对项目建设过程中形成的各类文件材料进行集中统一管理。4.负责基建期档案的整理、编目、数字化处理等工作，建立健全档案检索体系，提高档案利用效率。5.负责档案库房的建设、管理和维护，确保档案实体安全。配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，定期对档案进行检查和清点。6.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。7.负责向国家和地方档案行政管理部门报送基建期档案管理情况，接受档案业务指导和监督检查。（二）项目建设部门职责1.负责本部门在基建项目各阶段形成的文件材料的收集、整理和归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确专人负责档案管理工作，参与档案管理部门组织的档案业务培训，熟悉档案管理要求和流程。3.在项目建设过程中，及时将形成的文件材料分类整理，确保文件材料的齐全、完整和准确。对重要文件材料应进行备份，防止丢失。4.协助档案管理部门做好项目档案的验收工作，提供必要的文件材料和说明。5.在项目竣工验收前，负责将本部门保管的档案进行自查自纠，确保档案符合归档要求后向档案管理部门移交。（三）勘察设计单位职责1.按照合同要求，负责收集、整理和归档勘察设计过程中形成的各类文件材料，包括勘察报告、设计图纸、计算书、设计变更等，并在项目竣工验收前向建设单位档案管理部门移交。2.确保勘察设计文件的质量符合国家和行业相关标准规范，文件内容真实、准确、完整。对勘察设计文件的修改和变更应及时记录，并按规定程序办理相关手续。3.协助建设单位档案管理部门做好勘察设计文件的审核和整理工作，提供必要的技术支持和说明。（四）施工单位职责1.负责收集、整理和归档施工过程中形成的各类文件材料，包括施工组织设计、施工技术交底、施工日志、工程质量检验记录、材料设备质量证明文件、工程变更记录等，并在项目竣工验收前向建设单位档案管理部门移交。2.严格按照国家和行业相关标准规范及施工合同要求，做好施工文件材料的形成和管理工作。确保施工文件材料的真实、准确、完整，与工程实际进度同步。3.对施工文件材料进行分类整理，编制目录，便于查找和利用。在工程竣工后，及时将整理好的档案移交给建设单位档案管理部门，并办理交接手续。4.配合建设单位档案管理部门做好施工档案的验收工作，对验收提出的问题及时整改。（五）监理单位职责1.负责收集、整理和归档监理过程中形成的各类文件材料，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理日志、工程质量评估报告、工程进度报告、工程变更审核意见等，并在项目竣工验收前向建设单位档案管理部门移交。2.对施工单位报送的文件材料进行审核，确保文件材料的真实性、准确性和完整性。对不符合要求的文件材料及时提出整改意见，督促施工单位整改。3.协助建设单位档案管理部门做好项目档案的管理工作，参与档案的验收和检查，提供监理过程中的相关文件材料和说明。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目立项阶段：项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等文件材料。2.勘察设计阶段：勘察报告、设计图纸、设计变更通知、技术交底等文件材料。3.施工阶段：施工组织设计、施工技术方案、施工日志、工程质量检验记录、材料设备质量证明文件、工程变更记录、隐蔽工程验收记录等文件材料。4.调试阶段：调试方案、调试记录、调试报告等文件材料。5.竣工验收阶段：竣工验收报告、竣工图、工程质量验收文件、工程结算文件、项目总结等文件材料。6.其他与项目建设有关的文件材料，如会议纪要、来往信函、合同协议等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集到位。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。严禁使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水等。3.对于电子文件材料，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。电子文件的命名应规范统一，便于查找和管理。4.在项目建设过程中，各部门应定期对收集的文件材料进行核对和整理，发现问题及时整改。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照基建项目的不同阶段和类别进行分类整理，同一类别的文件材料应集中在一起。3.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪色的文件应予复制。4.整理后的档案应编制目录，便于查找和利用。目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。（四）整理方法1.分类基建期档案分为工程前期文件、勘察设计文件、施工文件、调试文件、竣工验收文件等五大类，每大类下再根据具体内容进行细分。例如，施工文件可分为建筑工程、安装工程、电气设备安装工程等小类。2.组卷按照文件材料的数量、来源、时间等因素进行组卷。卷内文件应排列有序，一般按照文件的重要程度、时间先后顺序排列。对于图纸类文件，应折叠整齐，图面应清晰，标题栏应露在外面。3.编目编制卷内文件目录，目录应包括序号、文件编号、责任者、题名、日期、页号、备注等内容。同时，编制案卷目录，包括案卷编号、题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等内容。四、档案归档与保管（一）归档时间1.项目建设过程中形成的文件材料，各部门应定期向档案管理部门移交。一般每月或每季度移交一次，具体时间由档案管理部门确定。2.项目竣工验收后，施工单位、监理单位等应在规定时间内将全部档案移交给建设单位档案管理部门。档案管理部门应在收到档案后及时进行审核和整理，办理归档手续。（二）归档程序1.各部门将整理好的档案移交至档案管理部门时，应填写档案移交清单，清单应包括档案名称、数量、移交日期等内容，并由移交人和接收人签字确认。2.档案管理部门对接收的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。对于不符合要求的档案，应退回原部门进行整改，整改合格后重新移交。3.审核通过的档案，档案管理部门按照分类编号规则进行编号，并将档案装入档案盒或档案柜，填写档案存放位置索引，便于查找和管理。4.档案管理部门将档案移交清单、案卷目录等相关资料进行整理归档，建立档案管理台账，记录档案的接收、整理、保管和利用情况。（三）保管期限基建期档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映基建项目主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司和国家有长远利用价值的档案，列为永久保管。如项目立项批复、可行性研究报告、竣工验收报告、竣工图等。2.长期保管：凡是反映基建项目一般工作活动，在较长时间内对本公司有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为10年至50年。如施工组织设计、工程质量检验记录等。3.短期保管：凡是反映基建项目短期工作活动，在较短时间内对本公司有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如一般性的会议纪要、来往信函等。（四）保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。档案架应标注档案类别、编号等信息，档案盒应标注案卷编号、题名等信息。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.做好档案的安全保密工作，严格限制无关人员进入档案库房。档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。5.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全可靠。同时，建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类管理和检索利用。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循方便快捷、安全保密的原则，确保档案的合理利用。2.档案利用应严格按照规定的程序进行，办理相关手续，不得擅自查阅、借阅、复制档案。3.档案利用应根据实际需要，提供必要的档案信息，不得泄露档案中涉及的国家机密、商业秘密和个人隐私等内容。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅基建期档案的，可向档案管理部门提出申请。2.外单位因工作需要查阅基建期档案的，须经公司相关领导批准，并办理查阅手续。查阅时，档案管理部门应安排专人陪同，不得将档案带离档案库房。3.涉及基建项目的诉讼、仲裁等法律事务需要查阅档案的，应按照法律程序办理相关手续。（三）借阅程序1.公司内部人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、用途等内容，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。2.档案管理部门审核通过后，办理借阅手续，向借阅人发放档案，并登记借阅时间、归还时间等信息。借阅人应在规定时间内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.外单位人员借阅档案，须持单位介绍信和本人有效身份证件，经公司相关领导批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅手续与公司内部人员相同，但应收取一定的查阅费用。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。（四）复制程序1.因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，注明复制档案的名称、数量、用途等内容，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。2.档案管理部门审核通过后，按照规定的复制方式进行复制。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期、份数等信息。3.复制档案的费用由申请复制的部门或个人承担。档案管理部门应按照公司相关规定收取复制费用，并开具发票。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。2.档案鉴定应根据国家和行业相关标准规范，结合公司实际情况，对档案的保管期限、价值等进行综合评估。3.档案鉴定工作应组织相关部门和人员共同参与，充分听取各方面的意见和建议，确保鉴定结果的公正性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括项目建设部门、勘察设计单位、施工单位、监理单位等相关人员。鉴定工作小组负责对基建期档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和处理建议。（三）鉴定内容1.审查档案的完整性、准确性和规范性，检查档案是否齐全完整，文件内容是否真实准确，签字盖章是否齐全，整理是否符合要求。2.根据档案的保管期限和价值标准，评估档案的保存价值。对于保管期限已满且确无保存价值的档案，提出销毁意见；对于保管期限未满但已失去利用价值的档案，可提出提前销毁意见。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等敏感信息的档案，应严格审查其保密期限和保密措施，确保档案信息安全。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组根据鉴定结果，编制档案销毁清册，清册