档案业务系统管理制度

PAGE档案业务系统管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案业务系统的管理，确保档案信息的安全、完整、有效，提高档案利用效率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案业务系统操作过程中的管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案业务系统的建设、运行和管理合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障档案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。3.完整性原则：保证档案数据的全面、准确和完整，如实反映公司各项业务活动。4.便捷性原则：优化系统功能，提高档案利用效率，为用户提供便捷的服务。二、档案业务系统管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案业务系统管理制度、流程和规范。2.负责档案业务系统的规划、建设、维护和升级。3.负责档案数据的采集、整理、存储和备份。4.负责档案信息的安全管理，制定安全策略和应急预案。5.负责对档案利用情况进行统计分析，为公司决策提供支持。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交，确保档案的真实性和完整性。2.按照档案业务系统操作规范，准确录入和维护本部门的档案信息。3.配合档案管理部门做好档案信息的安全保密工作，不得擅自泄露档案内容。4.根据工作需要，合理利用档案业务系统查询和获取档案信息。（三）系统管理员职责1.负责档案业务系统的日常维护和管理，确保系统的正常运行。2.及时处理系统故障和问题，保障用户的正常使用。3.负责用户权限的设置和管理，确保用户只能访问其授权范围内的档案信息。4.定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。（四）档案利用人员职责1.严格遵守档案业务系统的使用规定，按照授权范围查询和利用档案信息。2.不得擅自修改、删除或泄露档案内容，确保档案信息的安全。3.及时归还所借阅的档案，不得转借他人。三、档案业务系统操作流程（一）档案收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整。2.收集的档案应按照分类标准进行初步整理，剔除重复、无效材料。3.档案收集人员应填写档案收集登记表，详细记录档案的名称、数量、来源等信息。(二)档案整理1.档案管理部门按照档案分类方案对收集的档案进行进一步整理。2.对档案进行编号、编目，编制档案目录清单。3.按照规定的装订要求对档案进行装订，确保档案整齐、牢固。（三）档案录入1.档案整理完成后，录入人员应按照档案业务系统的操作规范，将档案信息准确录入系统。2.录入过程中应认真核对档案内容，确保录入信息与原始档案一致。3.录入完成后，对录入的数据进行审核，发现问题及时修改。（四）档案存储1.档案数据应存储在安全可靠的存储设备上，定期进行备份。2.存储设备应进行分类管理，便于查找和维护。3.建立存储设备使用记录，记录设备的使用时间、维护情况等信息。（五）档案利用1.用户根据工作需要，填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据用户权限，为用户提供档案信息查询或借阅服务。4.用户应在规定时间内归还所借阅的档案，如需延期，应办理相关手续。（六）档案销毁1.对于已失去保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁申请。2.销毁申请应经公司领导审批同意。3.档案销毁应按照规定的程序进行，确保档案信息彻底销毁。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。四、档案业务系统安全管理（一）安全策略制定1.档案管理部门应根据公司实际情况，制定档案业务系统安全策略，明确安全目标、安全措施和安全责任。2.安全策略应包括网络安全、数据安全、用户认证、访问控制等方面的内容。（二）网络安全管理1.加强档案业务系统网络的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备。2.定期对网络设备进行检查和维护，确保网络的稳定运行。3.限制外部网络对档案业务系统的访问，严禁未经授权的网络连接。（三）数据安全管理1.对档案数据进行加密存储，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改。2.定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。3.建立数据恢复机制，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。（四）用户认证与访问控制1.采用多种用户认证方式，如用户名/密码、数字证书等，确保用户身份的真实性。2.根据用户的工作职责和权限，设置不同的访问级别，严格控制用户对档案信息的访问。3.定期对用户权限进行审核和调整，确保权限的合理性和有效性。（五）安全审计与监控1.建立安全审计机制，对档案业务系统的操作行为进行审计和记录。2.实时监控系统的运行状态，及时发现并处理安全事件。3.定期对安全审计和监控结果进行分析，总结安全问题，采取改进措施。（六）安全培训与教育1.对档案业务系统使用人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。2.培训内容包括网络安全知识、数据保护意识、用户认证与访问控制等方面。3.定期组织安全演练，检验和提高公司应对安全事件的能力。五、档案业务系统维护与升级（一）系统维护计划制定1.档案管理部门应根据系统运行情况，制定年度系统维护计划。2.维护计划应包括系统硬件维护、软件升级、数据备份与恢复等方面的内容。（二）系统硬件维护1.定期对系统硬件设备进行检查、清洁和保养，确保设备的正常运行。2.及时更换老化或损坏的硬件设备，保障系统的稳定性和可靠性。（三）系统软件升级1.关注档案业务系统软件供应商发布的升级补丁，及时进行安装。2.根据公司业务发展需要，适时对系统软件进行功能升级，提高系统的适用性和效率。（四）数据备份与恢复测试1.按照备份策略定期进行数据备份，并对备份数据进行恢复测试。2.确保在需要时能够快速、准确地恢复档案数据，保障公司业务的正常开展。（五）系统性能优化1.定期对档案业务系统的性能进行评估和分析，查找性能瓶颈。2.采取优化措施，如调整数据库参数、优化系统代码等，提高系统的运行效率。（六）维护记录与报告1.对系统维护工作进行详细记录，包括维护时间、维护内容、维护结果等信息。2.定期撰写系统维护报告，向上级领导汇报系统维护情况和存在的问题。六、档案业务系统监督与考核（一）监督机制1.档案管理部门负责对档案业务系统的运行情况进行日常监督检查。2.定期对各部门档案业务系统操作情况进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）考核指标1.档案收集的及时性和完整性。2.档案整理的准确性和规范性。3.档案录入的准确率和效率。4.档案利用的合规性和满意度。5.档案安全管理措施的执行情况。（三）考核方式1.采用定量与定性相结合的考核方式，对各部门和相关人员进行考核。2.定期收集考核数据，进行综合分析和评价。（四）考核结果应用1.将考核结果与部门和个人的绩效挂钩，作为奖惩的依据。2.对考核成绩优秀的部门和